見出し画像

【ニットのzoom術】イベントのオンライン運営者になる方へ

こんにちは!

現在、コロナの影響で、多くの企業様が、打ち合わせやイベントをオンラインに切り替える、ということをされていますね。

当社はリモートワーク前提のビジネスをやっているので、事業会議や飲み会などは、いつもオンラインなのですが、結構「イベントとか打合せって、どうやってるの?」と多くご相談いただきます。

したがって本日は【オンラインイベントの作り方】をご案内します!昨今の状況下で、急なリモート化への対応に困っている方(かつzoomイベント初心者の方)向けに、準備から当日の流れ、ニットでの工夫点などポイントを絞って紹介させていただきます。

・・・まぁ、ニットの工夫点っていいながら、コザワっぽさ満載の内容になっておりますが、、、w
是非、そんなところはご愛敬♡ってことで、ご参考にしていただけましたら本望です。


簡単に当社ニットのご案内

ニット

ノンコア業務と呼ばれる自分がやらなくても良い業務(資料作成、リサーチ業務、データ入力~分析、経理、人事、総務、翻訳…などなど)をオンラインでアウトソーシングとして受ける会社です。HELP YOUというサービスを運営しています。

その業務を実行してくれているのが、世界・日本各地にいる400人のリモートワーク×フリーランスの人たち。元々はバリバリ仕事をされてきた人たちが、子育ての発生やパートナーの転勤などのプライベートの変化があっても、仕事を継続することができるような「未来を自分で選択できる世の中を創ろう!」というビジョンを掲げて遂行しています。

したがって、IT企業らしい「スピード感」「合理性」を大切にしつつも、採用/評価/育成などの開発はもちろん、リモートワーク・在宅ワークでも孤独になることのないような「繋がりを感じられるコミュニティ作り」を日々企画~実践しています。

そんなわけで本日は、オンラインミーティングツール「zoom」を使ってイベントを開催する方法を書いてみました!



「zoom Meeting」と「Webinar」の違い

まずは基本の基本から。「zoom Meetingを使うのがいいの?」「Webinarを使うのがいいの?」(両方zoom社から提供されているアプリ)

画像1

上記の通り、用途によって違いますが、【双方向コミュニケーション】が採りやすいzoom Meetingが使いやすいかな、と。更に、SkypeやWhereby、ハングアウトなども試しましたが、やはり通信状況や人数上限、使いやすさを考慮し、zoom一択かな、というのが個人的印象です。

zoomは無料アカウントでも使えますが、時間と参加人数の制限があるため、ホスト(主催者)は有料アカウントへの変更をおすすめします。


イベントはオン/オフどっちが良いの?

◆オンライン
・メリット
:応募数は1.5~3倍。手軽に参加できるので、家や移動中、カフェからでも参加可能。
・デメリット:応募後の参加率が低い。手軽すぎるので、本気度が上がらない。当日、別のこともできてしまうため、集中力が続かない。
◆オフライン
・メリット
:講師の熱量が伝わりやすい。本気度が高い状態を保てる。参加者同士、仲良くなれる。そのまま、飲みにGOできる。
・デメリット:集まるのに交通費が掛かる。着替えるの面倒。人と会うのが億劫。

というわけで、どっちにも、メリデメはありますが、やはり、オンラインだと、主催者側も参加者側も【手軽である】ということが言えて、参加者の【参加感の醸成=盛り上げる】ことが出来たら、めちゃくちゃ有効!であることは間違いないです。


オンラインイベントをする上で大事なこと

画像17

◆前提オンラインでは参加者の緊張感は半減する
【顔出し必須】にする※後述→顔が見えないと、集中しているのか?他ごとをやっているのか分からないので、私が主催するイベントは、「参加条件:顔出し」ということはマストにしています
・参加した後に、どんな状態になってほしいか?という湯上り感を設計する
・本日の目的を最初と最後に必ず言う

◆ファシリテーションが肝
・顔を画面いっぱいになるように映す
・前のめり感全開でいく
・身振り手振りは大きく。「うん!うん!うんうん!」ってな具合に。
・手を挙げさせる
・テンポよく

◆参加感の醸成
・ディスカッションを入れる(一方通行のみだと辛くなる)
・どんどん当てて発言してもらう


zoomイベント事前準備-設定-

ホストがイベントのURLを発行する際に、事前に設定しておきたいポイントは特にこの4つ。

画像2

◆ホストの前の参加
イベントに、自分が入るより前に入ろうとした人がいても大丈夫であるように、他の人が入って待機できるような形にしておく

◆共同ホスト
ホストを複数人数いられる状態にしておくと、イベント中に、みんなでカバーし合える

◆参加者をエントリ後にミュートにする
ホストは、イベント中に、参加者を一人ひとりミュートにすることもできますが、最初にデフォルトをミュートにしておくと、嫌らしくなくて良い。ガチャガチャと音が入るのは、ストレスです。

◆ブレイクアウトルーム ※後述
これはとてもオススメ!例えば、9人の参加者がいて、3人チーム×3グループに分けて、その3人で話し合うことができる、という機能。少人数でのディスカッションをする際には、とても有効です!


zoomイベント事前準備-参加者へ伝えておくこと-

◆顔出し依頼
先ほども伝えましたが、すごく拘っています。

例えば、以下のパターンAとB。どちらがファシリテーションしやすいですか?

パターンA

忘年会⑥

パターンB

図7

Aだと、半分以上が顔を出していないので、ファシリテーターとしては、「伝わってるかな…」と相当不安ですよね。。なので、基本的に、参加条件に「顔出し」を設定しています。

◆前日のリマインドメール
zoomURLと集合時間+顔出しを強調して送っておきます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
リモートワーク全社導入に向けたオンラインセミナー
に申し込みいただきありがとうございます。

zoomのURLをご連絡します。
イベント時間になりましたら以下のURLより
アクセスすることが可能になります。
※事前にこちらより、zoomのアプリをダウンロードしてください。
https://zoom.us/j/●●●●●●●

日時:2020年3月×日 19:30-21:00(5分前よりアクセス可能)
★条件:顔出しをお願いします★
ーーーーーーーーーーーーーーーーー


zoomイベント本番ー運営体制ー

1、司会進行(ファシリテーター)
2、講師(その道のプロ)
3、裏側管理人(共同ホスト)

 ーブレークアウト設定
 ータイムキーパー
 ーチャット返信
 ートラブル対応
 ー途中途中の撮影
4、盛り上げ隊(複数名)←重要!!

画像18

やはり、一番重要なのは、1のファシリテーターです。どんなイベントでもそうですが、特に、オンラインの場合は、参加者との温度差が生まれがちなので、いつも以上にテンション高め+テンポよくいくことが大事です。

慣れたら1と2と3は兼任可能です。

地味に重要なポイントは「盛り上げ隊」の仕込みです。

特に初めて開催されるzoomイベント開催の場合、参加者も緊張していたりするので、3の盛り上げ隊が、オーバーリアクションをしたり、チャットでどんどん書き込んでいくなど、いち早くアクションする人たちを複数人お願いしておくことで、「あ、この会は自由にチャット書き込んでいいだな!では自分も!」の流れを早々につくることができます。

チャットが盛り上がると場全体がめちゃくちゃ盛り上がります。


zoomイベント本番ー最初に場を温めるー

ここがオンラインイベントにおいて、一番難しく、ホストの腕の見せどころでもあります。私は以下のようなことを盛り込むことを意識しています。

◆開演前
・10分前にはスタンバイ完了
・BGMを流す
・スライドのタイトルを画面共有にしておく
・早めに入ってきた人とはコミュニケーションをとる
◆イベント開演時
・当たり前だが「こんにちはー!」と明るく始める
・顔出しを促す
・動作確認(例)音声、画面の見え方など問題ないか?
・名前を統一(例)運営側は、「■小澤美佳_ニット_東京在住」というように最初に■を付ける
・チェックイン(例)10人までは全員30秒で自己紹介、それ以上はチャットで自己紹介など

◆最初に視覚的インパクト
自己紹介では、リクルートの10年間はもちろん話しますが、中米ベリーズへ移住したことや海外66カ国訪問した話も写真とセットでお話して、「へぇ~~~~」とこちらへの関心を高めてもらえるようなインパクトを大事にしています。

画像7


◆(余裕があれば)背景をバーチャル仮想に変更
背景を変更することが可能です。以下、渡辺有香ちゃんは、背景めっちゃカッコよくなっていますが、コザワは全然上手くいかなくて、笑いを提供したシーンですwww

画像8

以下は、「宇宙からの参加、ありがとうございます~!」みたいなイジリ方をさせていただきましたw

図2


◆最初は温度感を温める工夫が大事
ニットの事業会議のお話なのですが、もちろん事業会議もオンライン。最初に場を温めるために、冒頭で「喜びの声」というコーナーを設けており、1人1分間で、今週の嬉しかったことを共有する、という時間を設けています。そうすることで、ポジティブな空気が生まれ、議論が建設的になったり、オープンマインドで話せたりするようになります。どんな場でも最初が肝心です。いきなり、本題に入ってしまうのは、ノンノンです。

◆雰囲気づくりのポイント
・純粋に「楽しい!!」と感じられる空間にできるか?→ファシリテーターは、常に、参加者全員の表情を見ながら、話を振ったり、「いいですね~!」と盛り上げることを実行していきます。
・「この場を自分もつくっている」と参加感を持てる参加者をいかに増やせるか?「ぼーっと見てるだけのオーディエンス」をどれだけ減らせるか?ということが大事です。


zoomイベント本番ー飽きさせない工夫ー

◆講演・講義はドラマティックに語れ
・抑揚をつけて話す
・間を置く工夫
・画面いっぱいに自分を表現し、大袈裟なほどの身振り手振りをして話す

泣ける話や印象として残したい言葉は、口頭でトーンを低めに話したり、涙目でウルウルさせながら話す方が、もちろん効果的。でも、これは正直、オフラインの方が伝わりやすいですが、オンラインだってやろうと思えば、可能です!


◆インパクトは大事
パワポは写真をドーンと出してインパクトを出す

図3

図4

インパクトのある写真を出したり、言葉はフォント大きめで一言!というページを挟むことによって、惹きつけられる効果がある。


◆双方向コミュニケーション設計こそ肝
・最初:チェックイン
・途中:質問・感想を参加者に話してもらうように当ててしまう
・途中:ワークショップを挟む(1時間のイベントなら、2-3個)
・最後:感想を言い合う時間を設ける

場のスタートの「チェックイン」と同様、場の途中途中に、質問・感想を参加者に話してもらうべく、「じゃあ、●●さん、ここまで聞いていただいた疑問や感想をどうぞ!」と振ります。オンラインで1時間ずっと一方的に聞いている、というのは正直シンドイです。


◆ワークショップの設計
参加する時間を意図的に設けるべく、ワークショップの時間を必ず設けています。少し難しめの質問の場合は、事前にドライブに問題を格納しておき、資料をダウンロードor印刷をしておいてもらってから、それを発表するような形で進めています。

図5


◆ブレイクアウト機能を有効活用
少人数でディスカッションするにはブレイクアウト機能!!

zoomでは参加者が10人を超えると「全員での会話」は完全に向いていません。したがって、ディスカッションする場合は、是非、ブレイクアウト機能を使ってみましょう!


ホストのみに表示される「ブレイクアウトルーム」という表示。ここから、少人数で会話をすることが出来るようになります。例えば、16人の参加者がいるとして、「4人・4人・4人・4人」とか、「3人・3人・3人・3人・4人」とか。それぞれのお部屋で会話することができるようになり、より参加感が高まります。

以下も16人の参加イベントでしたが、4人チームで会話する状態へ。参加者の能動的な参加感が高まり、満足度も上がります。

◆ホストができること
・皆へ共通のメッセージを送る(ブロードキャスト)
・各チームへ顔を出すことが出来る
・全員を同じ時間にブレークアウトルーム→メインルームに戻すことが可能

ホストは、それぞれのルームのフォローをしたり、タイムスケジュールもコントロールできます。また、各ブレークアウトされた人たちは、ホストへヘルプを出すこともできます。


皆がメインルームに戻ってきたら、「お帰りなさーい!どうでした?」と感想を共有し合うことで、それぞれのチームで話された内容が全然違ったりして、面白いですね。


例えば、先日行ったリモートワーカー座談会のタイムスケジュールだと、こんな感じです。最初と最後は、全員で集合して話をして、途中の座談会は少人数で話す場を設けました。

画像14

zoomのブレイクアウトに関する詳細は、こちら



最後に

新しい時代のうねりの中で大きな転換期を迎えている企業も多いと思います。「いきなり、在宅勤務を申し渡された」「リモートワークのシステム導入だけ決まったけど、どう運用したらいいか分からない」「オンライン就職説明会も増えているみたいだけど、うちが出来るだろうか?」などとご相談いただくケースはすごく多いです。

断言します。

リモートワークは、簡単じゃあ、ない。

でも、少し工夫をしたら、新しいツールやテクノロジーを使いながら、<人間の感情や体温をのせて、多く人の心に届く素敵な場やコミュニティを作ることは、出来ます!>

私たちニットでは、これまでこのリモートワークという働き方に取り組んできたからこそ、これからも、新しい働き方を導入される企業様のために、どんどんこういった情報を発信していきたいと思っています。

ニットのリモートワーク術もまとめておりますので、こちらからダウンロードしてみてください!

少しでも多くの企業様の組織活性やコミュニティ作りに貢献できましたら幸いです。


みんなで、このピンチを逆手に、チャンスに変えて、飛躍しましょ!!

最後まで読んでいただきありがとうございました♪



この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?気軽にクリエイターを支援できます。

ありがとうございます!とっても嬉しいです♡
73
◆発信内容:テレワーク|HR|営業|マネジメント|生産性向上|◆経歴:リクルートで営業マネージャー・リクナビ副編集長→中米ベリーズで観光業起業→現在400人がテレワーカーknitで営業・テレワークコンサルタントとしてオンライン化支援を行っています◆Twitter@mica823

この記事が入っているマガジン

#週1note (vol.6) 全メンバーのnote
#週1note (vol.6) 全メンバーのnote
  • 217本

「#週1note」の企画に参加している54人のメンバーの書いたnoteを集めたマガジンです。

コメント (3)
めちゃくちゃ勉強になりました。いい記事ありがとうございます!
いいね!どんどんウチが新しい使い方作っていきましょ!
工藤さん、ありがとうございます!
ご不明な点あれば、いつでもご相談くださいませ。
よろしくお願いします。

にっしー、いつもありがとう!!
これからも、新しい在り方を、創っていこう♡
コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。