タスクを高速処理して、定時で帰る方法

タスクが溜まってくると、

✅　脳のワーキングメモリが少なくなり、視野が狭くなる。
✅　業務に余裕がなくなり、常に追われている状態になる。
✅　定時で帰ることに罪悪感が出てくる。

といった弊害が顔を出してきます。

私は、家族と過ごす”時間”が1番大切なので、業務時間内に如何に生産性を上げるかを考えて仕事をしてきました。
今回は、十数年の社会人生活の中で経験してきたタスク処理の考え方について、書いていきたいと思います。

やらなくても良いものを除外する

タスク処理の時間を減らすためには、
　　「各タスクにかかる時間を減らす」
というだけでなく、
　　「そもそも、やらなくても困らないタスクをやらない」
というアプローチもあります。
効率化を図るよりも、簡単に生産性を上げることが可能です。

やらないと問題になるのは、

✅　やらないと、お客様や関係部署に迷惑がかかるもの
✅　やらないと、上司からの評価が下がるもの
✅　やらないと、後々の爆弾になりうるもの

といった内容です。

究極のところ、これらに当てはまらない業務はやらなくても大きく困らないので「一旦放置してみる」のもアリだと思います。

10分以内でできる粒度まで分解する

やらなくても良いものを除外して母数を減らしたあとは、高速で処理していけるようにタスクの大きさを揃えていきます。

複数の内容が続くものは、単純作業になるまで分解していきます。
おススメは、1つあたりを

　　10分以内で処理できるレベル

まで落とし込むことです。

5分以内まで落とし込むと分解している時間がもったいなく、20分以内だと連続して複数のタスクをこなすのが難しくなります。

マルチタスクよりも、シングルタスクを次々と処理していくイメージです。

やる順番に並べ替える

タスクを高速でこなすためには、思考を挟む余地を徹底的に排除する必要があります。

おススメは、

　　「やる順番に並べ替えて、何も考えずに上からこなしていく」

ことです。

得意な内容・あまり好きでない内容がそれぞれ連続しないように、適度に散らしておくのがコツです。

ゲームのタイムアタックのように、如何に短い時間でたくさんのタスクをこなせるかに挑んでいきます。

時間を決めて、他の業務をしない/話しかけられない

　　決めた時間内は、タスク処理だけを行います。

時間内に他の業務をしないのはもちろんのこと、スケジュールにわかるように入れておいて他の人に話しかけられないようにします。
お客様からの電話も、全て折り返し対応です。

私のように集中力軟弱タイプはもって1時間なので、特に支障は出ていません。
可能であれば、空いている会議室にこもるのもおススメです。

処理できたタスク数にこだわる

かけた時間ではなく、成果が大切です。

数をこなして処理スピードが上がってくると、

　　スキマ時間にタスクを1つ終わらせておく

といった、まとまった時間以外の使い方が上手になってきます。

こなせたタスク数がそのまま自信につながるので、モチベーション向上も期待できます。

最後に

いかがでしたでしょうか。

速く処理できる勝ちパターンが見つかると、多少タスクが溜まったとしても心に余裕を持って取り組むことができます。

生産性については、過去に↓も書いています。
興味のある方は、ぜひ覗いていってください。