NO MORE 時間泥棒！コミュニケーション手法のまとめ

仕事をする上で欠かせないのは「コミュニケーション」ですね。そしてそれを支えるコミュニケーションツールの影響力は計り知れません。
今回は仕事をする上でのコミュニケーションツールに関する考察（特にメール）と、適材適所について考えをまとめたいと思います。

コミュニケーション手法あれこれ

■口頭

「Face to face（フェイストゥフェイス）」という言い方もしますね。原始的かつ最強の手法「口頭」です。大事な事は会って話すという慣例もある通り、言葉や表情、身振り手振りも使って相手に細かニュアンスを含めて情報を伝達できます。相手さえ側に居れば、すぐに始めれてすぐに訂正できますし、道具も要りません。

しかし、コミュニケーションツールが増えた現代では「相手の時間を奪う」「相手に会わなければいけない」というアナログなデメリットが目立ち、デジタルが得意な世代からは特に嫌われがちな印象です。また情報が残らないので「言った言わない問題」が発生しがちなのも大きなデメリットですね。

■TEL

「電話機」という端末が必要になりますが、「口頭」からかなり進化して、離れた場所でも会話できるようになった手法です。但し、口頭のメリット・デメリットはほぼ残ったままなので、やはり嫌われがちですね。
「携帯電話」で利便性は上がったものの、いつでもかかって来るというデメリットもセットになっています。

情報の自動保存については留守番電話や録音によってカバーされますが、相手の特定方法である「電話番号」は「たかだか10桁程度の数字の羅列」という点で特定されやすく、社会生活を送る上で、未だに電話番号が個人特定のキーになっている点が個人的には残念に感じています。

余談ですが、管理側の信頼性がないので、電話場番号の代わりにマイナンバーが台頭しても怖いですけどね！

■メール

デジタル時代に重宝されている一般的なツールですね。非同期に伝達できるので相手の時間は奪わないし、伝達情報となる文章はデータとして残りますし、良いとこだらけに見えます。

しかし、ツールが発達した一方で頭や技術をアップデートできていない年配の方も居るため、何でもメール、何でもデジタルとなると、デジタルデバイド（情報格差）が顕著になって問題となりそうです。例えば学校や役所などからの連絡がメールだと、「届かない・知らない・分からない」といった問題が想像できますね。

とはいえ、このデジタルへの変換により、上に挙げたようなアナログ手法の問題点は相当改善されました。しかしメールには他にも問題点があります。

メールの問題点

• 到達が送信者に分からない

• 悪用されやすい

• 実は不安定

以下、それぞれ解説します。

「到達が送信者に分からない」

メール送信の基盤となっている技術であるSMTP（Simple Mail Transfer Protocol）は1980年代に考え出され、2000年代に問題点を修正されながら今日まで運用され続けている、やや古い技術仕様です。

SMTPの仕組みとしては郵便と変わらないので、相手が受け取ったかどうかを送信側が知る術はありません。メールで既読や開封確認の機能を見た事があるかもしれませんが、あれは拡張技術だったりするので、100%を保証するようなものではないのです。

「悪用されやすい」

メールの問題点としてはこちらが一番分かりやすいかもしれません。元々「動けばOK」的な観点で作られていますので、第三者がメールを送信できたり（なりすまし）、迷惑メールやウィルスメールが蔓延ったりと、メールの歴史は散々なものです。

今でもノーガードでメールを受け取ると、とんでもない数の迷惑メールを受け取れるのではないでしょうか。セキュリティに大きく支えられて運用されているツールがメールなのです。

「実は不安定」

例えばAさんがBさんにメールを送る場合、

1. AさんのPC

2. Aさんのメールサーバ

3. Bさんのメールサーバ

4. BさんのPC

という動きを一般的にしますが、4種のコンピュータと、それらを繋ぐ3ヶ所のネットワークのどこかに障害があればメールという情報は送られません。それに加え、PC・サーバのセキュリティソフト、スパム用のブラックリスト等、安全な反面でメールを阻害する要因は少なくないため、様々な理由でこのコミュニケーションは失敗する事があります。

私もメールサーバを構築・運用していますが、「届いて当然」という風に、メールの安定性を過剰に信用している人もちらほら居て困っていますので、これを機に主張しておきたいと思います。

メールで重要な情報を送るのはやめましょう。

最近のツール

ではメール以外はどうでしょうか。メールがビジネスツールとして確立されたのは20年以上前ですが、以下はそれ以降に活用されてきたツールです。

チャットツール

ビジネスをされている方なら利用者も多いと思います。国内において、社内向けなら「Slack（スラック）」、社外向けなら「Chatwork（チャットワーク）」が評判の良いツールではないでしょうか。とか言いながら私の場合、Chatworkが合わなかったので社外向けツールはメール主体のままです。

ビデオ会議ツール

コロナ以前は、導入している企業は少なくないものの「拠点を繋ぐための社内ツール」という印象でしたが、コロナ禍に突入後はZoomを筆頭に一躍有名になり、企業間を繋ぐ重要なツールになったのではないかと思います。リモートワークには特に欠かせませんね。私の場合、ZoomとGoogle Meetを主に使っています。

SNS

業務用のコミュニケーションツールとなると少し違いますが、企業と個人（フリーランス等）や個人間を繋ぐツールという地位が確立されています。TwitterやLINEがそれに当たるかもしれませんが、SNSは特にサービス自体が増加傾向なので流動的で業務には向いていない気もします。

ゲーム

ポルナレフ状態で「どういう意味？」と思った方もいるかもしれません。こちらも業務用とは全く違う話なのですが、携帯電話をまだ持たせてもらえない最近の小学生は、Switchのオンラインゲーム「Fortnite（フォートナイト）」などに同時ログインして、ゲームを一緒に遊ぶだけでなく、ボイスチャットで会話（雑談）をするそうです。
なるほど、そんな使い方が！？やわらか頭スゲー！ですね。

ツールの選定は適材適所

ここまで手法について簡単にまとめました。コミュニケーションツールも日進月歩ですが、新しいものが全てにおいてベストかと言われたらそうではありませんよね。相手にどのように伝えたいか、相手からどのように伝えて欲しいかによって、ツールは適材適所として選ばれるべきだと思います。

例えば通常業務の場合、社内であればSlackを使うのが最適でしょうが、利用人数が少なすぎる・多すぎる場合は別のもっと良い方法があるかもしれません。

社外であればメールが一般的ですが、緊急性が高いなら電話が良いでしょうし、重めの謝罪な必要なレベルならきちんと訪問して、顔を見て許しを請うのがマナーでしょう。

それに加えて、昨今はセキュリティが非常に重要視されています。情報漏洩を事前に防ぐためにはどのようなツールにどのような弱点があるのか、セキュリティを強化するにはどうしたら良いか、を情報リテラシーとして知っておく必要があります。

また上で書いたデジタルデバイド程でなくても、人によっては得手不得手もありますので、自分都合ではなく、相手に配慮してツールを選べば、より効果的なコミュニケーションができるのではないかと思います。

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