コロナ禍の会社イベント開催方法検討。どう行う？

みなさんこんにちは！メディフォン人事担当です！😄

12月に入り、もうすぐ年末ですね。忘年会🥤準備などで忙しい人事・総務・幹事を行う皆さまも多いのではないでしょうか？

皆さんの会社では、今年はどのように忘年会を行いますか？
オンラインのみ？💻
オフライン（実地）のみ？👩👨‍🦱
それともオンラインとオフライン（実地）のハイブリッド型？💻👩

コロナ禍の今、会社のイベント開催をオンラインのみにするのか、オフラインも組み合わせるのか、どうしようかと判断に迷う時が多いですよね。

忘年会ではありませんが、メディフォンでは11月に新しい期が始まるというこで、ハイブリット型のキックオフイベントを開催しました。

その際も、開催方法に関してはかなり議論をしたのですが、
”どのように開催方法を検討したらよいのか？”
に対して、弊社では一つの参考材料として「社内のワクチン接種率」をもとに具体的な検討を進めていきました。

今回は、その具体的な検討プロセスを中心に紹介させていただきます😸
今後みなさんがイベントを開催する際の参考になれば幸いです。

１．キックオフ開催決定

●日時：11月初旬
●目的：前期の振り返り＆今期の目標共有
●内容：全社会議、交流会（お弁当提供）

さて、ここまで決まったけど、開催方法をどうするのか…？？

コロナ禍である現在、オンラインが安全ではありますが、新しい方も多く入社しているなか、実際に話したことがないという方々が増え、会社全体として社員同士、社内の繋がりが薄くなっていることにも課題を感じている、出来ればオフラインで行いたい。。そしてせっかく集まるので簡単に食事も用意し、社員間で交流できる時間を準備したい。

と、ここまでは経営陣と主催するコーポレート側の考え。

２．全体の意向確認

では次にメンバーに意見を聞いてみようじゃないか！

ということで、「オンライン開催」「オフライン開催」どちらがいいのか、社内アンケートを実施しました。

社内アンケートをGoogle formsで行った結果：
オンライン開催希望：50％
オフライン（実地）開催希望：50％

…半々だな。どうしようか。

感染状況もありますが、フルリモートの働き方になり、そもそも外に出ることが億劫になっている方もいらっしゃったり、逆にリモートワークにより孤独を感じたり、入社してきちんとメンバーと対面で話したことがないから直接会ってみたいという意見もあったり等。意見は半分にわかれました。

ただ、ここで一つ決まりましたね。「オンライン開催を行う」ということ。
希望調査を行った結果、主催側を含む経営側も、メンバー側も半分は実地での開催を望んでいる。ということで、オンライン開催を行うことが決まりました。

では、次はオフライン（実地）も行うのかどうか。
行うとしたら、どのように準備をしたらよいのか？

という判断・検討が必要になります。

３．感染面のリスク確認

ここまでは、あくまでも各自の希望中心に確認していきましたが、
オフライン（実地）開催を”する”のか、”しない”のか。
その検討を進めるためには、

”実際どのくらいのリスクがあるのか”
”リスクに対してどのように予防をするのか”

ここが重要ですよね。

クラスターがおこらないよう、従業員の安全を確保したうえで実施をすることができるのかどうか。

そこで、メディフォンでは今一番コロナウィルス感染症予防に効果があると言われているワクチンに関して社内の接種率を確認する。
「ワクチン接種率」💉を一つの参考情報に、より具体的な予防策を検討することにしました。

もちろん、ワクチンを接種していてもブレイクスルー感染もありますので、完全に防ぐことはできないですが、より具体的な数値データとして、その後の運営場所や、運営方法を決めるうえでの参考情報になるのではないか。

◎ワクチン接種状況確認アンケート実施

そのため、私たちは自社のクラウド健康管理システムyour mediPhoneを活用し、社内のワクチン接種状況を確認しました。特に2回目接種から2週間たっていること（抗体価が十分にあがっていること）が重要であるため、開催の２週間前にアンケートを実施しました。

・・・結果、2回目の接種まで完了している割合は82％！

当時国内の接種率（2回目接種済み）は74.3%（11/9時点）だったため、メディフォンは国内の接種率よりも高いことになります。

ワクチン接種率が8割のため安全というわけではありませんが、まず一度社内の感染リスクを確認することができました。そのうえで、屋外スペースのある場所での開催、入念な対策をとることで、実地開催のリスクを低減させる、実地開催検討を進めることができるようになりました。

４．結果：ハイブリット型開催

以上検討の結果、オンラインとオフラインの両方でのハイブリット型での開催をすることが決まりました！

どのくらいのリスクがあるのか？
本当に実地を開催してもよいのか？

という問いに対して、実際の数値データとして確認できるという部分が、「ワクチン接種率」を把握することの利点でしたね！

もちろんコロナウィルス感染症に関する感染予防として完璧な方法は現在ないと言われているため、他にも事前の検温＋体調確認、当日エントランスでの検温、体調確認、こまめな消毒と換気を行う等の対策を行うこと、会場も密にならないよう換気問題を解決する屋外のある会場を準備するなど、感染予防措置としてあらゆる手をうち入念に準備をしていきました。

ワクチンに関しては、今後３回目の接種も始まっていくと言われております。今後もイベント開催前には社内の接種率を随時把握し、開催方法の検討材料に活かしていきたいと思います。

皆さんもどのように検討を進めているのか、対策をされているのか、他の方法や工夫点等あれば、教えてください🤗

以上、メディフォン人事担当でした！！😄


■「ワクチン接種状況アンケート」機能の使い方
今回紹介したyour mediPhoneの「ワクチン接種状況アンケート」機能に関する詳しい使い方は以下の記事をご確認ください。

■キックオフ開催レポート
11月に開催したキックオフの開催レポートもシリーズで公開しています。
（継続中）

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