1日100通のメールから解放された方法

まさ（@masa_career）です。キャリアコーチ歴6年。「自分らしい生き方を考える」をテーマに自己分析や転職活動の支援を行ってます。キャリアビジョンを描く事が出来ない、自分のやりたいことがわからないと言う悩みをコーチングを通じて解決します！（参考になったらTwitterなどでシェア頂けると嬉しいです！）

今日は私が仕事で辛かった時に乗り越えた話をしたいと思います。

とにかくメールの量が多かった

私の場合、マーケティングの会社に勤めていた時がとても忙しかったです。1日に100件以上メールが飛び交う職場で働いていて、お客さんとの商談や
制作チームへの指示出しなど毎日タスクが多すぎてメンタルがキツい。このままだとヤバいな…と感じ、本当にやるべき仕事は何かを見極めてやらないと崩壊してしまうような状況でした

そこで私は仕事を整理する事にしました。

自分の仕事を可視化する

何にどのくらい時間をかかっているのか
1週間何にどれだけ時間を使ったのか可視化しました。

※こんなイメージで私はエクセルにまとめました。

グーグルカレンダーでは分析機能がついてるので便利です

商談や見積もりや提案書作成、制作チームへの指示だしなど、様々なタスクがありました。

でも商談時間は削れないし、見積もりや提案書作成の時間を短縮するのも限界が…

あっ！メールに時間を使いすぎてるかもしれない！と気づきました。
当時私の会社ではメール文化で、社内も社外もメールでやり取りを実施してました。常時30件以上のプロジェクトにアサインされていたので、メール通数は相当なものでした。TOで来るメールが1日50件位、CCが100件くらいでした。TOで来るメールは確認しないと仕事に支障が出るメールでしたが、CCのメールは確認しなくても問題ない内容が殆どだったのです！

仮に確認してなくても、何か私が動く必要がある状況になればTOでメールが来るのです。やるしかない！と思い

入社3年目でCCメールを見ない事を決めました

CCのメールは見ない

そもそもCcメールは返信義務ないみたいですし

私の仕事の場合、自分が対応しなくても良いメールがほとんどで
知らなくてもなんとかなる（本当に知るべきメールはTOで来る）ので私は入社3年目でCCのメールを見るのを辞めました。
もちろん、これによるトラブルは起きていないです。もしかすると、CCメールに重要な事が書いてあるのかもしれないですが、そういうメールはTOで送ってもらう、メールの中で本当に重要なものは何かを整理する。のは取っても大切なことだと思います。

他にも気をつけたポイントがいくつかありますので紹介させて頂きます。

人に任せる

全てに自分が関わるのをやめる。なんでも自分でやりたい人に多いのですが、「人に任せる」ことをしないと、自分もメンバーもレベルが上がらないと思ってます。業務量が多いのであれば、人に任せることや自分がやらない事を作るべきだと思います。

私の場合、1つのプロジェクトに関わる人数が多かったので、私がボールを持っていないものは他メンバーに任せる事にしました。自分のチームのメンバーにも必要以上に干渉しないよう心がけました。

簡単なものはすぐにメールを返す

メールが来るとついつい返信したくなるのを我慢ｗ

私は自分の時間を大切にしたいので、なんでも即レスはしてなかったですが、重要度が高いものやすぐに返せるものについてはすぐに対応してました。5分でできるタスクを溜めないというのは結構大事ですね。脳のワーキングメモリーを消費しないためにも、小さいタスクはじゃんじゃん片付ける事が必要です！

自分の時間を大切にする

日本人は自分を犠牲にしがち

このマインドは超大事にしてます。
昔上司から言われた言葉で「自分の時間をデザイン出来ないやつは、クライアントの仕事をデザイン出来ないよ！」と言われたのが印象的で、自分のやりたい事が出来ないと仕事もプライベートも面白くないですよね。時間の使い方が変われば仕事でも成果が出ると思います。任意参加の会議であれば、出たいと思わないものは普通に断ります。

キャリアコーチングを体験しよう

今日は私が仕事でめちゃ忙しくて潰れそうになった時にどう乗り越えたのかをお話しました。仕事で悩んでキャリアを考えてたり、転職したいと思っている方のお力になれると嬉しいです！

noteでキャリアコーチングの体験記事を書いてます！

実際にコーチングでどのような事を行なっているのかを知って頂けると嬉しいです！

一緒に転職活動を成功させましょう！