【コロナに負けない】オンライン会議ですれ違いを減らすために今すぐできる3つの工夫【レベル別】

グラフィックレコーダーのまりんです。

わたしは普段、会議やイベントなどで人々の対話を、文字やイラストを使ってリアルタイムで可視化する仕事をしています。これまではオフラインの場で仕事をすることが多かったです。（昨年は82件の現場でご依頼いただきお仕事としてグラレコさせていただきました！嬉しい！）

（グラフィックレコーダーとしての仕事の様子 / 朝日新聞さん主催：池上彰さん講演）

しかしやってきたのがコロナ。
みなさんも、リモートでの仕事や大きなスケジュール変更のせいで、いつも通りのパフォーマンスを発揮できず大変ですよね。私も、グラレコの仕事がバタバタ消えています。。

そして、会議が急にオンライン縛りになった人、たくさんいるはずです。

するとこんな困りごとが出てくるはず。

・今何を話してるのか？がわからなくなった時に戻りづらい
・ホワイトボードのように、全員の共通認識を取るための道具が使えなくなり、整理しづらい
・分からないことを気軽に質問したり聞き返したりしづらい

そこで今回はグラレコやファシリテーションで培ってきた技のうち、オンライン会議で使える「誰でもできる工夫」をみなさんに公開します。

こんなときだからこそ、みなさんの力になれたら！

＜難易度レベル１：オンライン共同編集＞

当然やってるわ！という人も多いと思いますが、まずはここから！
Googleドキュメントやスプレッドシートなど、同時に共同編集できるツールを使ってみましょう。ポイントは３つあります！

①事前にアジェンダを共有する
アジェンダとは、その日の会議の議題です。
会議を始める前に共有して、準備しておきます。普段無くて大丈夫な会社でも、オンラインになったら必須度は爆上がり。これを機に習慣にしてもいいかもです。

まずはタイトルを書いて、参加者と会議の目的を書いておきましょう。開始/終了時間も決めておくだけで、ダラダラ続いちゃうのを防げます。
それぞれの議題で使える想定時間も決めておくとさらに効果的です。議論のペースを早めて省略するべきか、もっと深堀りする余裕があるか、一目で分かるからです。

②担当を決めて、手元のメモを共有する
オンライン会議では、全員が手元でメモを取っていることが多いはず。ですが、オフラインでは誰かが代表して取るメモを、各自で取ると認識のズレが起きやすいもの。

なので、共同編集ができるツールを使い、手元のメモをみんなが見える形で取ることをオススメします。

少なくとも「誰が」「何を言ったか」、要点だけでもメモしておきましょう。後で思い出せるように。

議論のペースが早くてついていけなければ、メモ係を二人にしてもいいかもしれません。

③コメント機能を使って、質問や補足をみんなで加える
オンライン共同編集で最も重要なのはここです。
質問や補足を挟み込むハードルがどうしても上がってしまうもの。
まずはコメント機能を使ってみましょう。

１つの議題が終わるときに、コメントを回収して解消しておく癖をつけると良いでしょう。

＜難易度レベル２：パワポで図を作りながら＞

オンライン会議では、ホワイトボードの代わりにオンライン版のPowerPointやGoogleスライドを使ってみましょう。
ごくごく簡単な図を作りながら議論を進めれば、音声だけで共有するより一気に議論が整理されます。
ホワイトボードでできることの多くは、ちょっと慣れればできるようになるはずです。

例えばこんな感じです。

可視化することで共通認識が取りやすくなりますよね！
文章だけ共有するよりも、全体像が見やすく、認識のズレを確認しやすいのがスライドの強みです。

議事録を普通に取ろうとすると、意見をそのまま抜き出しがちではないでしょうか。

しかし、それでは後から読み返した時に、かえってわかりづらくなります。

なので、話されている内容に対して自分でタイトルをつけることが重要です。

会議で話されている内容を抜き出すときは、上の画像で示しているように、『意見のタイトル（トピック）』と『タイトルの補足説明』をセットにしましょう。

＜難易度レベル３：タブレッドで手書き共有！＞**

まずお手元に、iPadなどのタブレットとそこに書けるペンをご用意ください。その画面を全体共有から参加者に見える形に。または、終了後参加者へ共有しましょう。

紙とペンをご用意いただき、手元を全員が見える形でご共有いただいても構いません。

以下のような型に当てはめて議論を整理すると、後から見返しやすく、会議に参加していない人にも伝わりやすい画面が出来上がります。

（ 櫻田ラボ にて学んだ6つのレイアウト術）

グラレコで提供できる付加価値

この可視化の能力をさらに上げ、会議や対話全体を図にまとめられるようになると、私の仕事「グラフィックレコーディング」に繋がっていきます。

例えば最近いただいたお仕事では、こんなグラレコをオンラインで書かせていただきました！（ヤプリさん「リテールマーケティングonline」開催、ありがとうございました！）

オフラインの場だけでなく、オンラインのイベントや会議でもご活用いただけます！
単にまとめるだけじゃなくて、さらなる付加価値を意識しています。

・参加者が発言しやすくする
・後から振り返りやすくする
・イラストを使って読みやすく、体温を感じる記録を

---------------------------

それでは！力を合わせてなんとか乗り切りましょうね！
私もなんとか仕事を頂きながら、価値を発揮できればと思います！
どうぞよろしくおねがいします。

グラフィックレコーダー：上園海
（ HP / Twitter / Facebook ）
編集：杉山大樹 （note）