【公務員からの転職】ちょっとしたタイムマネジメント術。
こんにちは、元公務員ママのMARINAです。
「公務員辞めたい…」と悩んでいる方が、自分軸で明るく楽しく働ける未来をつくるために、私のキャリア体験や転職情報を発信します。
とても苦労した私の転職体験談はこちら。
今日は、ちょっとしたタイムマネジメント術です。
実際に活用してみて、
一度うまくいかなかったけど、
やっぱりもう一度チャレンジしてみてすばらしい価値を見出した、
といういわくつきのハックです(笑)。
スケジュールがこなせない
転職して、大きく変わったこと。
それはタイムマネジメントです。
役所では、ToDoはあってもスケジュールはほぼなかったんです。
なぜなら、私は突発事項に対応するのがメイン業務だったから。
他局・課との折衝業務がメインだったので、
「いつ何が舞い込んでくるかわからない」ことに対処することが仕事の中心でした。
その隙間でルーティンやToDoを片付ける日々。
(片付かなくて残業して、それでも片付かなくて、机の両脇に書類がつまれていく(笑))
だから、毎朝することは、
と何時に何をするのかを決めるのではなくて、
とやるべきことリストを作る形でした。
大概、日中はメールや電話がひっきりなしなのでToDoを処理できず、残業・・・。
そんな感じでしたから、転職後は、
みながスケジュールをきっちり管理して
定時には仕事を終えて帰る、という姿に驚いたものです。
感動すらしましたが、自分となるとこれがなかなか難しい。
スケジュールを立ててこなす、というシンプルなことがなかなか難しい。
これってひとつのスキルだな〜〜訓練してできるものだな〜〜と痛感したのでした。
スケジュールをこなせなかった原因
転職してもうすぐ丸5年、このスキルはだいぶ向上しましたが、
今でも予定していたスケジュールをこなせないことはままあります。
そういうときは、
✔明日にまわす
✔残業して完了させる
✔やらないと決める
のいずれか。
でも、予定をこなせないそもそもの原因があることに気が付きました。
それは、一日がMTGだらけになってしまっていること。
1日のうち8割がMTGで埋まっている日もあります。
そんな日は、あるMTGが終わるとすぐに次のMTG。
さきのMTGで出たタスクを整理できないうちに
次のMTGに臨むので、
定時後に全MTGのToDoを整理する始末・・・
MTGの後整理の時間をうまく取れず、
本来スケジューリングしていたToDoを圧迫してしまっていたのです。
Google Calendarが解決してくれた
そんなときに会社の同僚が紹介してくれたのが、
Google Calendarの「会議迅速化」機能!
ご存知ですか?
設定画面の「予定の設定」から「会議の迅速化」にチェックを入れると・・・
60分のMTG→50分
30分のMTG→25分
と自動でスケジュールを短くしてくれるんです(!)
こうすると、
になるんです!
から脱却できるんです!
はじめこれを導入したときは、
MTGを5分短縮で終えるのがなかなか難しくて、
一度断念したのですが・・・
あまりにMTG続きで一日のToDoが
スケジュールどおりにこなせなくて悩ましいので
再度チャレンジしたんです。
結果、スキマ時間を活用するという強い意思をもてば、とても便利なものでした♪
スキマ時間も予定する。
よければやってみてください♪
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