【効率化VBA】PDF出力を完全自動化するマクロ～複数のページを１つのPDFファイルで出力～

エクセルからPDFに変換する作業を自動化したい！あるのではないでしょう

こんな悩みを開発するため

複数のページを一つのPDFファイルで出力するVBAを開発

していました。

記事の最後では

エクセルをPDF出力するVBAのコードが設定されたエクセルファイルをダウンロードすることが可能で、扱っているエクセルファイルにコードを導入すれば簡単にPDF出力作業の効率をアップさせる！

ことができます。

VBA初心者の方でも安心して扱える設定になっていますので是非参考にしてみてください。

会社員のころ

• 台帳管理用のエクセルファイルを編集しPDF出力する

• 超勤命令簿のエクセルファイルを編集しPDF出力する

• 契約書、請求書のエクセルファイルを編集しPDF出力する

こんな作業を毎日毎日繰り返し行っていました。

なんでもかんでもPDF出力、

「PDF出力」という単純作業だけで毎日30分は時間を費やされている、、

もっと他の仕事に時間を費やしたい！もっと手間のかからない作業方法はないのだろうか、、、

こんなストレスを解消するために開発したのが、

数のページを一つのPDFファイルで出力するマクロ

です。

開発したPDF出力自動化マクロを使えば、以下のような問題を解決することができます。

• 印刷範囲、印刷ページ数の設定に時間がかかる

• 複数のページを１つのPDFデータで出力したい

• PDFファイル名の入力を自動化したい

• 毎日のルーティーン作業を自動化したい

マクロを導入してから

PDF出力作業の効率がアップ！ボタン１クリックで完了

例えばこんな感じ

エクセルで作成した写真表を１クリックでPDFデータに出力可能

何百枚とある子どもの写真を数分でPDFデータに変換できます。

めちゃくちゃ楽♪♪

仕事では、

「超勤命令簿をPDFで出力」「作業結果報告書をPDFで出力」「作業日誌をPDFで出力」など

にPDF出力自動化マクロを導入。

すると、

PDF出力にかかる時間はほんの数秒。編集作業や他の業務に専念できる時間が大幅にアップ！「PDF出力自動化マクロを導入してくれっ」という依頼が殺到

しました。

最終的には職場のありとあらゆるアクセルファイルにPDF出力マクロを設定することに。。。

アンチマクロを公言していた人も最終的には使ってましたね。。。

PDF出力マクロは

いろんなエクセル業務に応用できていろんな方から設定してほしいと言われるくらい便利なマクロ

ということです。

記事の最後では、

サンプルとして紹介する「PDF出力マクロが設定されたエクセルファイル」をダウンロード

することができます。

すぐにでもPDF出力マクロを使ってみたい！という方は参考にしてみてください。

作業効率をアップさせるPDF出力マクロとは

PDF出力マクロの処理を解説するためにサンプルとして

「フォルダ内の写真を貼り付けて写真表をPDFで出力する」

この処理を自動化するマクロを作成しました。

下記の動画では、「PDF出力マクロはどんなことができるのか」が紹介されています。

いまいちPDF出力マクロのイメージが湧かない！と言う方は参考にしてみてください。

複数のページを１つのPDFデータで出力するマクロの特徴

• 印刷範囲の設定を自動化

• 変動するページ数に合わせて１つのPDFデータで出力

• PDFデータ名の自動設定

• PDFデータ保存先を自由に設定

いかがでしょうか。

このマクロを導入すれば、

写真編集作業とPDF出力作業の効率を飛躍的にアップ

させることができます。

PDF出力マクロの使い方

サンプルとして作成した「写真表作成マクロ」の使い方を解説していきます。

①設定シートの一覧表に基本情報を記入

②設定シートA列の「番号」を入力

設定シートに入力した基本情報や写真が自動的に表示されます。

③PDF出力したい写真表の番号を入力し「PDF出力」セルをダブルクリック

エクセルが保存されているフォルダ内にPDFデータが出力されます。

処理結果がこちら

「写真番号１～写真番号3.pdf」というファイルが自動作成されていてファイルを開いてみると

写真番号１から写真番号３までのデータ全てが１つのPDFファイルで出力

されています。

PDF出力マクロの使い方としては、

出力したい写真表番号を入力してセルをダブルクリックする！！

たったこれだけの操作で写真付き資料をPDFデータとして保存することができます。

このマクロの大きなメリットは、過去に作成した書類をすぐに出力できる！ということです。

エクセルファイルの名前を業務ごとに変えて保存していて、ファイル数がどんどん増えてしまう！という問題を解決することができます。

【サンプル事例】写真表作成マクロに設定されている2種類のマクロ

仕事に導入した写真表作成マクロには、

大きく分けて「写真データを自動的に貼り付けるマクロ」と「条件によって印刷範囲を自動調整しPDF出力するマクロ」

の２種類が設定されています。

単体でもめちゃくちゃエクセル業務の効率化に繋がりますが、２つ組み合わせて導入することで効率化効果は倍増。

いろんなエクセル業務に応用される２種類のマクロをそれぞれ詳しくご紹介します。

写真を自動的に貼り付けるマクロ