【エージェント採用を考える全人事担当者へ】ご紹介が止まらない！仕組みづくりの極意一覧！
みなさんこんにちは！
ポテンシャライトの「オクムー」こと奥村です。先日「【112社の求人を整理/分類してみた】採用ブランディングで活用すべき業界の魅力はこれだ！」というnoteを執筆しました 👇
（改めて112社の情報整理は結構なボリュームでした...頑張った...）
今回はガラッとテーマが変わり、エージェント採用についてのnoteです。
エージェント採用といえば、「金額的にも工数的にもコストが高い」「担当者との関係構築が大変」というイメージが強いかもしれないのですが、実はコンスタントにご紹介いただける仕組みさえ構築してしまえば「優秀な方が集まりやすく」「低工数で採用ができる」強力な手法となり得ます。
今回のnoteでは、「コンスタントにご紹介いただける仕組みづくりの施策一覧」についてご紹介します。エージェント採用初心者から、ある程度頑張ってみたが課題にぶつかっていらっしゃる方まで、皆さんに参考にしていただける自信作ですので、最後まで読んでいただけたら嬉しいです！
0. ノウハウ作成に至った背景
施策一覧のご紹介...！の前に、今回の課題提起が起こった背景について簡単にまとめます。
私が採用のお手伝いをしている企業様はエージェント採用を活用されるケースが多く、「できることは惜しまずに取り組んでいこう」と多くの施策に取り組み続けた結果、エージェント各社からコンスタントにご紹介がいただける仕組みづくりが出来上がりました。
（企業様にもたくさんご協力をいただいた結果の成功です。採用に対して真摯に取り組んでくださり、日々感謝の気持ちでいっぱいです）
個人的には結構満足していたのですが、ここで起こった問題があります。
・できることは全て取り組んできたが、
どの施策がどれくらい効果が出たのかが可視化されていない
・それぞれにかかった時間的/金銭的コストが可視化されていない
私の頭では簡潔しているものの、新規でエージェント採用を検討される企業様に対してお見せできる検討材料がありません。
これはまずいぞ、ということで今回エージェント採用で取り組むべき施策を「コスト」「工数」「効果」別にまとめてみることになりました。
1. エージェント採用で取り組むべき施策全一覧
お待たせいたしました。エージェント採用で取り組むべき施策一覧がこちらです！
全部で36項目あります。
「分類」（画像左上）というところに注目していただきたいのですが、エージェント採用を活性化させる施策は
・会社/求人系
・担当者系
・連絡系
・選考系
・その他
の5種類に分けられます。
2. 項目別施策
今回はそれぞれの施策について
・効果ランク
・工数
・コスト
・取り組みやすさランク
別にまとめてみました。
それぞれの項目別にベストプラクティスをまとめてみます。
2-1. 効果ランク別
工数やコストは考えず、一番端的に効果が出る施策をまとめた一覧がこちら。
少しわかりにくいのですが、数が小さいものほど効果が高く、数が大きいものほど効果が低い表示になっています。
一番効果があるもの（1と表示のある施策）は
・「選考系」
- 面接の合否関係なくFBをくれて、さらにその内容が濃い
- 採用ハードルが適切で、内定が出る未来が見える
- 選考の通過率が高い
- 面接回数が1回で済む
・「その他」
- feeを高くする
という項目であることがわかります。
これは私も実際に感じており、特に「採用ハードルが適切で、内定が出る未来が見える」についてはかなり顕著に効果が出ます。
一回内定が出ると、「〇〇会社は内定が出る（エージェント採用に前向きな）会社である」という事実がエージェント社内に知れ渡り、内定が出たことがない企業に比べて候補者さんにご紹介していただけるチャンスが圧倒的に増えます。
また、「その他」の「feeを高くする」施策についても顕著に効果が現れます。エージェント担当者はそれぞれに課せられた売り上げ目標を追っていることが大半ですが、その達成に近づける施策が「feeを高くする」ことなのです。
ちなみにエージェント採用に積極的な企業は、定期的に「キャンペーン」という形でfeeを高くする期間を設けることが多いです。エージェントの成果報酬は30~40%が一般的ですが、キャンペーン期間は80%や、多いと100%の設定をされる企業様もいらっしゃいます。（あとは、候補者によってfeeを変えている企業もあります）
募集しているポジションやスキル感にもよりますが、こういう企業様と採用ターゲットがバッティングする場合、期間によってご紹介が減るケースもありますので注意が必要です。
2-2. 工数別
人事担当者の皆様はご多忙であるケースが大半かと思います...
そのような場合に参考にしていただきたいのが工数別に施策を可視化した以下の表です。
こちらについても、数が小さいものほど工数がかからなく、数が大きいものほど工数がかかる表示になっています。
一番工数がかからないもの（1と表示のある施策）は
・「選考系」
- 採用ハードルが適切で、内定が出る未来が見える
- 選考の通過率が高い
- 面接回数が1回で済む
・「その他」
- feeを高くする（40%とか）
- AGT担当者とご飯にいく
- AGT担当者にプレゼントを渡す
- 適切なエージェントに依頼できている
- エージェント内で力がある担当者/頑張れる担当者に依頼ができている
・「採用担当者系」
- 人事担当者がいい人（むかつかない）
- 人事担当者が上から目線ではなく、助けたいと思える
- 人事担当者が不用意に求職者の状況を詮索してこない
- 人事担当者の無駄話が少ない
- 人事担当者が紹介数のコミットを強いない
- 人事担当者が回答期限を勝手に設定しない
という項目であることがわかります。
（先ほどと比べて採用担当者系が増えていますね）
「選考系」と「その他」については先ほどご説明したので割愛するのですが、工数少なく取り組めることとして新たに挙がってきたのが「採用担当者系」です。
「人事担当者が上から目線ではなく、助けたいと思える」や「人事担当者がいい人」など、お人柄につながる部分が多いですね。
「そんなことでいいのか」と思われる方も多いかもしれないのですが、実はこれがかなり大切だったりします。（盲点になることも多いです）
エージェント担当者は基本多忙です。多いとRA一人当たり●社ほど担当していることもしばしばです。
そんな中、一社の人事から長電話が頻繁にかかってきたらどうでしょうか。大変ですよね。
エージェントマネジメントにおいて、コミュニケーションコストの最小化はマストです。
明日からすぐできるコミュニケーションコストの削減施策は以下の通りですので、ぜひ取り組んでみてください。
・不用意に求職者の状況を詮索しない
- 不要なコミュニケーション量が増える
・無駄話をしない
- もちろん、エージェント担当者と関係値を深めるための雑談はOKです
・紹介数のコミットを強いない
- 全然紹介が来ない場合は施策を練る必要がありますが、コミットをするのはあまり好ましくありません。
・回答期限を勝手に設定しない
- 回答期限は採用決定においてかなり大切な手段です
- ただ、エージェント内でも戦略があったりするのでこちらで勝手に指定はせず、指定をするのはここぞという時のみにしましょう
2-3. コスト別
採用活動をしていく上で、切っても切り離せないコスト問題。
エージェント採用自体、他の採用手法と比べるとお高めのイメージがありますが、活性化させるための施策に果たしてコストはかけるべきなのでしょうか？
結果は上記の通り。結論、施策に対してはコストはかからないものがほとんどですね！
（数が小さいものほどコストが低く、数が大きいものほどコストがかかる表示になっています）
9割がコストのかからない施策ですので、ここではあえてコストがかかる施策を挙げてみます。
・「その他」
- AGT担当者とご飯に行く
- AGT担当者にプレゼントを渡す
- feeを高くする
が該当しています。
この3施策、どれをとってもどうしてもコストがかかってしまうのですが、場合によってはコスト削減が実現するものが1つあります。
「AGT担当者にプレゼントを渡す」施策です。
プレゼント、というと「無難に菓子折り？」と思われる方も多いかと思うのですが、そこまで畏まったもの、高級なものに拘らずとも、エージェントに喜んでいただけるケースは多々あります。
例えば、会社オリジナルのグッズ。ステッカーやマスコットなどを社内で作られていらっしゃる会社さんも多いかと思います。
そちらを応用してエージェントさんに感謝の気持ちをお伝えするのも立派な一つの施策かとおもいます。
（Smart HRさんがエージェントさんに向けてノベルティプレゼントなどの施策を実行されたお話は有名ですよね）
また、さらに低コストで実現する施策もあります。
エージェント各社に御礼動画をお送りする、というものです。
実際にエージェント経由でご入社した方、もしくは採用担当者からエージェントさんに感謝の気持ちをお伝えする動画をお送りしてみてください。
年間、数多くの採用決定を出されているエージェントさんでも、企業さんやかつての候補者さんからお礼のご連絡をいただけるケースはかなり稀です。
普段なかなかお伝えできてない感謝のお気持ちを、ぜひこの機会に担当のエージェントさんにお伝えしてみてください。
2-4. 実現可能性ランク別
最後は、実現可能性ランク別の施策です。
・金額がかかりそうで厳しい
- 例：feeを高くする
・現在のルールを変えるのは難しい
- 例：面接回数が1回で済む
・情報/繋がりがないので難しい
- 例：適切なエージェントに依頼できている
など、どうしても取り組みにくい企業さんもいらっしゃるものを取り除き、比較的どなたでも取り組んでいただきやすい施策をまとめました。
こちらについては、数が小さいものほど実現可能性が高く、数が大きいものほど実現可能性が低い（実現させるのが難しい）表示になっています。
前述したもの以外でいくと「連絡系」が目立ちます。
上記の中でも「選考結果/日程調整連絡がすぐ来る」という内容については私も肌で感じることが多いです。
エージェント経由の候補者様は同時に何社も受けている方が大多数。
そのような方たちを採用する上で、スピードは命です。社内で面接の合否確認をしている間に、他社で内定が出てその場で承諾をしてしまうかもしれないのです。
そのため、選考結果や日程のご連絡はなるべく早く（できれば1営業日以内）するようにしましょう。
連絡系の手段も、明日から取り入れやすいものが多いのでぜひ実践してみてください。
3. 施策をまとめた結果、明確になったこと
上記でそれぞれの切り口から施策を分けてみた結果、わかったことを以下にまとめました。
①「担当者系」「連絡系」は導入コストが低いのですぐに取り組むべき
②紹介数をすぐにあげたいのであれば、feeのアップを検討する
③エージェント向け説明会や資料作成などの事業理解を深めるための施策は工数がかかるものの紹介数に直結するか不透明なため、優先順位としては後回し
意外だったのは③です。
エージェントからのご紹介数が減った時に、「会社への理解が足りないのかもしれない。説明会をもう一回やろう」となる方は多いかと思うのですが、今回取りまとめてみた結果、意外にもそれ以前に取り組むべき施策が多数ありました。
特に①の「担当者系」と「連絡系」は導入コストもかからないので、すぐに取り入れるべきかと考えています。
4. 最後に
いかがでしたでしょうか。
今回はエージェント採用においてやるべきことを一覧にしておまとめいたしましたが、意外にも多方面の施策について取り組むべきということがわかりました。
エージェント採用を取り入れても、うまくご紹介に繋がらないループに陥ってしまうケースもあるかと思いますが
その際にはぜひ、今回ご紹介した方法に取り組んでいただけましたら幸いです。
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