「ホウレンソウ」って実際なんなの？（現在/過去/未来の構成で攻略する！）

こんにちは。コミュニケーションについて個人的な視点で解剖する、ma_remoです。今回は「ホンレンソウ」について感じたことを記事にします。

職場でよく耳にする「ホンレンソウ」

「ホウレンソウ」が「報告・連絡・相談」の頭文字を取った言葉だというのは、ご存知ですよね。

職場やビジネスの領域では、一般的に部下から上司への「報告・連絡・相談」がとても重要視され、このような略語が浸透しています。

ただ、報告も連絡も相談も「何かを伝える」と言う意味では似たような言葉で、「ホンレンソウが大事だ！」「ホンレンソウしろ！」と言われただけでは「何を？どうやって？」が全く伝わらないのが実情です。（指示する本人も、そこまでの説明を求められてもうまく表現できない事が多いですし、もしかすると「そんな事自分で考えろ！」と逆ギレしてくる上司もいるかも）

「ホンレンソウ」をして欲しい理由

最近ちょうど、部下にホウレンソウの重要性について説明する機会があったので、私なりにホウレンソウについてどのように伝えればその後の「行動」に繋がるかを考えてみました。

指示する上で一番重視したのは「なぜホウレンソウが必要？」です。

「ホウレンソウがあると何が起きるのか」
「ホウレンソウによってその後何に繋がるのか」
（「ホウレンソウ」がゲシュタルト崩壊しそうになりそうな文ですが…汗）

これを考えた際に、（上司目線で）私が行き着いた答えは、
・ホウレンソウを受けて次の最適な一手を考える為
・ホウレンソウを受ける事で部下の思考/性質を理解する為
の2点です。

まずはこの点を部下に伝え、ホウレンソウをする意味を理解してもらうことが重要です。

ホウレンソウのやり方

さて、理由が明確になったら「何を？どうやって？」を考えやすいのではないでしょうか？（勘が良い部下なら理由を伝えるだけで的確な内容を自分なりに考えてホウレンソウできる人もいるかも）

①ホウレンソウを受けて次の最適な一手を考える為
まずはこちらについてですが、部下の目線に置き換えると、これは担当だから知り得る情報や、部下本人しか知り得ない情報を上司に共有することで、次の指示やアドバイスを受ける事ができる、という内容に置き換わります。

そのためまずは、
・今どんな状況なのか（現在）
・なぜその状況になったのか（過去）
の情報を伝え、過去〜現在からまでの情報を上司に提供します。

そして、ここまではできている人が多いかもしれませんが、超重要なポイントは次の項目です。

②ホウレンソウを受ける事で部下の思考/性質を理解する為
ここでも部下の目線に置き換えて考えると、過去〜現在までの流れの中で、「部下自身が何を考えているのか」を上司に伝えてあげる必要があります。（ここで「何も考えてなかった！」という方はお引き取りください…。）

そのためには、
・それを受けてどう動きたいか（未来）
を伝え、その後の行動についての提案を行いましょう。

もしかすると、正直この提案がなくとも上司は現状と経緯を聞いただけで、次の行動について的確な指示が出せてしまうかもしれません。いや、おそらく提案内容を聞く前に、上司的には既に次の指示が浮かんでいる事が多いと思います。しかし、それでは一向に部下は「指示を実行する人」の域から脱しませんし、上司もそれを望んではいません。

今後の行動について「◯◯を提案しようと思っている」「〜という返信を送ろうとしている」など、小さくとも部下なりの提案を一言添えることで、それがナイスな内容だった場合には上司の評価に繋がりますし、間違っていた場合は部下が前提条件を理解していなかったり、実は上司からの引き継ぎが漏れていたことなどに気づくことができる可能性が生まれます。

このように、その提案が最適かそうでないかに関わらず、部下が何をどこまで理解していて、次回はどこまで任せられそうなのか？を都度すり合わせることができるのも、ホウレンソウの大事な役割の一つなのです。

ホウレンソウは現在/過去/未来の構成で攻略できる！

…というように、「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」と言う曖昧な指示ではなく、今後上司側は「現在/過去/未来の構成で情報提供しろ！」（「ホウレンソウ」の方が響きが良く心地良いですがw）という指示を出してあげるようにしましょう。

逆に部下は、上司から「ホウレンソウ」という呪文を唱えられたら「現在/過去/未来！」の防御魔法で攻略してみてください。

＜最適なホウレンソウの構成＞
・現在：今起きていること
・過去：経緯
・未来：これからどんな対応をしようとしているか？

この記事がコミュニケーションのあらゆるシーンにおける攻略本の１ページになりますように！