会議での発言を引き出す方法
会議には参加しているけど、何もしゃべらない人
こんにちは。みすたーです。
皆さんが普段行っている会議に静かだなーって思う人いませんか？
会議には参加しているけど、一言もしゃべらず帰っていく。。
本人も周りもなんで会議に参加しているんだろう？って思っていると思います。
せっかく参加していて議題にも耳を傾けているのだから、発言してほしいと思う会議の開催者の方も多いと思います。そこで今日は活発な会議にしてためのヒントになればいいなと思って、書いていこうと思います。
なんでしゃべらないのか？
まずは、「なぜ？」から考えていこうと思います。
きっと、しゃべらない人はこんなことを考えているのではないでしょうか？
「もし自分が的外れなことを発言して馬鹿にされたらどうしよう」
「発言しなかったとしても、結局既定路線に落ち着くからあんまり意味ない」
「上司（先輩）がいるから、でしゃばるとよくない」
「そもそも何話しているのかよくわからない」
などなど、いろいろなことが考えられます。
まずはこういった問題から解決していくことが重要になります。
話しやすい雰囲気作りから始めよう
少し座学的なところから話していきます。
下の図は、マサチューセッツ工科大学のダニエル･キム教授の「組織の成功循環モデル」と呼ばれるものです。
④の結果の質をよくしていくためには、まずは①の関係の質をよくしていく必要があるという考え方です。興味がある人は詳しく調べてみて下さい。
会議の中で話しやすい雰囲気を作る（関係の質を上げる）ためには、議題に入る前と会議の最後に一工夫が必要です。
その一工夫とは「チェックイン 」と「チェックアウト」です。
皆さん、ホテルや旅館に泊まるとき、チェックイン（受付）とかしますよね？
「これから、会議に入っていきますよ！」という状態を作るためのステップと考えてください。
具体的に何をするのか。まずは、チェックインですが、
チェックイン「今の私（僕）はこういう状態です！」
ということを会議参加者に知ってもらうことです。
例えば、機嫌が悪そうな顔をしている人がいる場合、周りの人からは「どうしたんだ？何が気に食わないんだろう？」と思われてしまいます。しかしチェックインをすることで、
「実は、おなかの調子が悪くてコンディション不良です。途中トイレに行くかもしれません」
と伝えておくことで、周囲の理解を得られやすくなります。
それ以外にも「実は今日この後デートの予定なので、できたら時間キッチリ終わらせたい」と伝えることで、時間内にまとめようという意識を共有することができます。
チェックアウト「（会議が終わって）今の気持ちは○○です」
チェックインに対してチェックアウトは、どちらかというと会議の感想の共有になります。
会議の白熱した状態から少しクールダウンを行うためのもので、もしケンカに近いような議論になってしまっても、チェックアウトを行うことで、自分自身を客観的に見ることができます。
チェックアウトはさらっとしていていいと思います。
「頭の中すっきりしていい会議でした！」みたいな感じで自由に話してもらいます。
発言をしやすくする「視点」を作ってあげる
ここからは座学から実戦向けの話に入っていこうと思います。
会議の進行役の方がしゃべらない人に「君はどう思う？」と発言を求めてみても、なかなかモゴモゴしてしまってうまくいかないケースも多くあります。
私が学生時代に所属していた学生団体の会議でも同じような状況がありました。
そんな時は進行役が一工夫してあげることが重要です。
例えば、よくあるテーマ？として「学祭の出し物」を決める会議をしているとしましょう。
「何かやりたい出し物はありますか？」と意見を求めたくなるところではありますが、「これだ！」というアイデアは出にくいものだと思います。そんな時は、視点合わせ（条件付け）を行うことで発言をしやすくすることができます。
例えば、
「昨年は○○の出し物をして▲▲な盛況ぶりだったね。特にほかの団体がしていた■■は大人気だったみたい。～～さんは他大学の学祭にも出かけていたと思うけど、何か面白そうなものはあった？」
「ほかの団体とは少し差別化して、学生ならではの企画にしたいと思うんだけど、何か面白うなアイデアはないかな？」
「うちの団体の活動と親和性の高い企画がいいと思うんだけど、どんなものがいいかな？」
などです。
「視点合わせ」と表現しましたが、自分と相手の視点の高さを合わせてあげることが、安心して発言を促すコツです。
相手がどの程度のレベルの意見を求めているかわからないと、発言するのも難しくなってしまいます。
立場からの発言を求める
また、会議にもよりますが、多くの学生団体の場合、活動分野によって「部門」などに分かれている場合も多いと思います。そうした時には、相手の立場（部門）からの考えや意見を求めると建設的な意見が出やすいような気がします。
例えば、
「○○部門として、A案で気になる部分はありますか？」
などです。
色んな部門があると思いますが、私がいた団体では大きく「経営」と「企画」、「広報」の３つがあり、企画が出してきた案（予算ばかりかけて収益が少なく、企画内容はいいものの最終的には赤字予想な企画）に対して、他の２つの部門からの意見は企画にケチをつけるのでは？という懸念がありました。「Yes」を大切にするのはいいことですが、本質的にはよりよい企画にすることが最も重要です。そのため、「経営部門として、この企画どう思う？」と振ってみたところ、
「内容はいいと思うけど、やっぱりもう少し費用対効果、収益面では欲しい気がするよね」
といった意見が出てきました。結果的に企画部門にあった「活動予算を使えばよい」という行政的な発想から脱却することができました。
個人として批判することは、今のZ世代としても最も避けたがる部分であるように思います。そのため、「主語」を個人から部門へ大きくすることで、「私はこう考える」から「我々はこう思う」にすることが重要だと思います。
ここまで、いろいろと書いてきましたが、noteで書いていることを全部やろうとする必要はありません。何か役立ちそうだな、と思うことがあれば実践してみて下さい。
次回は緊張を解きほぐす「アイスブレイク」について書いていこうと思います。
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