プロジェクトマネジメント1（Project Management 1）

2025大阪・関西万博の準備状況はあまり芳しくないようです。外国パビリオンの準備が順調に進んでいないともいわれています。2020東京オリンピック組織委員会の資金面での運営はあまり誇れるようなものではありませんでした。リニア中央新幹線の開業は2027年から2037年以降に延期されました。北海道新幹線の建設も計画通りに進んでいないようです。
どのプロジェクトもモノつくりはできるようですが、計画通りに進んでいるプロジェクトは多くありません。
プロジェクトが計画通りに進まない理由が二つあります。一つ目の理由は、プロジェクトマネジメントはプロジェクトの企画段階から始まりますが、プロジェクトマネジメントの重要な要素である計画の内容を十分に検討しないでプロジェクトを始めてしまうからです。
間接的な理由により結論ありきのプロジェクト計画を作らなければならないことがあり、計画の詳細な検討を省略して計画を立てざるを得ない場合も少なくないようです。プロジェクト計画の公表にあたって、関係者に忖度しないわけにはいかないという理由があるのかもしれません。十分に理詰めで検討された計画でなければ、実施段階でプロジェクトが計画通りに進むことは望めないことは明らかです。
二つ目の理由は、プロジェクト執行を担当する組織のプロジェクトマネジメントに課題があるからです。プロジェクトチームが業務を正しく運営しなければ、プロジェクトが計画通りに進むことはありません。
プロジェクトマネジメントは「モノつくり」の技術と違いモノは見えません。モノは見えませんが、プロジェクトマネジメントには「コトの営み」と呼べるワザがあります。「コトの営み」のワザは長い時をかけて確立された組織を運営する技術です。
プロジェクトマネジメントの技術には計画、記録、報告、会議の要素があります。
1        計画
企画の内容を説明しプロジェクトの必要性と目的を明確にすることは非常に重要です。次に、目的を達成するための目標を設定して、目標到達への道筋を検討して手段を選定します。プロジェクトの大筋を決定したら、準備期間を含めて開始から完了までに必要な期間を計算します。期間の算定結果を基にしてプロジェクトのチームメンバーの選定と費用の算定を行います。
プロジェクトの執行方法と期間と費用をまとめた計画は、開始後に管理運営の原則としてプロジェクトマネジメントの絶対的な基準（ものさし）となります。
計画で欠かせないのはリスクアセスメントです。項目ごとに想定した内容や期間に間違いやリスクがないかを再検討します。プラスのリスク（Opportunity）は項目をあげるにとどめ、マイナスのリスクはリストアップして期間と費用を算出してプランB（代案）を検討しておきます。
リスクアセスメントは、プロジェクト執行中に発生するかもしれない想定外の事象を想定しておき、プロジェクトの執行中に計画外の事象が発生したときに想定内のリスクとして対処できるようにしておく作業です。想定外の事象の発生場面を想定しておくのが計画ですから、計画外事象の発生を想定外として責任逃れすることは許されません。
2        記録
プロジェクトの開始後は毎日の業務内容を記録します。記録の対象は作業の進行状況や試験や検査の結果と会議の議事録などです。記録は誤記を避けるため、複数の人で内容を確認しておくことが不可欠です。記録は第三者がプロジェクトの執行状況を検証できるように保管しておきます。プロジェクトチームのプロジェクトマネジメント品質を保証するために、公表されることを想定した記録はプロジェクトマネジメントの最も重要な要素です。
3        報告
プロジェクトの執行状況に関わる情報は関係者間で共有しておく必要がありますから、プロジェクトチームはプロジェクトの現況をプロジェクトの責任者に定期的に報告する義務があります。プロジェクトチームは計画と実績を比較した現況報告書を提出して、プロジェクトの状況を説明しなければいけません。もし、計画と実績に乖離がある場合は、プロジェクトチームは修正案（プランB）を定例会議の場で説明してプロジェクトの責任者の承認を得なければなりません。
4        会議
プロジェクトの責任者は報告書に基づいて、プロジェクトの関係者を招集する定期的な会議を開催します。関係者は会議でプロジェクトチームの現況説明を受け、プロジェクトが現在どのような状況にあるのかを正しく認識する必要があります。プロジェクトの状況により期間と費用の見直しが必要になることがありますから、会議はプロジェクトの責任者が組織としての方針決定をする重要な場です。
仕事には始まりがあって終わりがあります。始まりがあって終わりのある仕事はすべてプロジェクトと呼べます。プロジェクトマネジメントは仕事を管理することですから、私たちは日々生活する中でプロジェクトマネジメントをしているのです。
プロジェクトマネジメントは、組織運営に関する基本的な知識をベースとした日々の生活を運営するワザです。特に新しい技術を必要とする技術ではありませんから、標準的なプロジェクトマネジメントの技術は学校で学ぶことができます。
プロジェクトマネジメントは労働生産性を高めて、先進国並みの合理的で効果的な社会へ進むために必要な技術なのです。私たちはプロジェクトマネジメントの技術を学んで、組織に参加する前に身に着けておかなければなりません。