会議、声の大きい人（色々な意味）への対処法～３step～

社会人になると、様々な場面で会議というものに遭遇します。それはチームMTGであったり、部門会議であったり、経営会議であったり。その名前も形も様々だと思います。

そんな会議で、やたらと声が大きい人っていませんか？

今回はそんな声が大きい人への会議での対処法についてお伝えします。

こんにちは、株式会社クロコという会社を経営しております谷田部といいます。
2020年7月に会社を作り、人材にかかわる仕事をしております。

本日の谷田部の流儀は、【会議、声の大きい人への対処法～３step～】について書きたいと思います。

本投稿を読んでほしい方は以下の通りです。
・会議が全然進まないとイライラしている方
・会議の進行にお悩みの方
・会議なんて時間の無駄だとお感じの方

声の大きい人ってどんな人？

①やたらと発言が多い
②人の発言に対して揚げ足取りをする（又は常に逆説を唱える）
③持論を世論だと勘違いし押し付けてくる
④単純に声が大きい、威圧的

この中で2つでも当てはまったらそれは声の大きい人と認定してもよいのではないでしょうか？

なぜ声の大きい人を対処したほうがいいの？

声の大きい人は一見するとリーダーシップにあふれる人に見えます。

しかしながらそういった人は【会議という場をリードすること】に主眼を置いており、会議の目的を見失っている場合が多いです。

また、最悪なケースは威圧的な態度により本来議論すべき内容が湾曲し、間違った方向に進む危険性を秘めています。

対処法３step

step①【会議の目的を明確にする】

会議といっても目的は様々だと思います。例えばこの会議で何か決裁を取りたいこともあると思いますし、事業開発の為のブレストを行いたい場合もあると思います。

目的を明確にすることで話がそれたり、着地点が見当たらなくなることを防止することができます。

【例】『あれ？今日の会議の目的って来期予算の部門決裁ですよね。先ほど説明した内容以外に過不足があれば教えてください。なければ決裁をお願いします。』

といった具合です。

step②【アジェンダを明確にする】

目的を明確にしたら、そのゴール（目的）までの道筋をアジェンダとして明確にしておきましょう。

できれば各アジェンダの時間配分も入れておくと会議が延び延びになる事もなく、だらだら長い話を切るきっかけにもなります。

【例】
※来期予算の部門決裁会議に関するアジェンダ（進行Aさん）
・本会議の趣旨説明 10分 Aさん
・事前配布資料の読み合わせ 10分 Bさん
・来期予算に対するアクションプランプレゼン 20分 Aさん
・質疑応答 10分 参加者全員
・決裁 5分 Cさん
計60分

step③【事前資料を明確にする】

会議というのは資料を読む時間ではありません。資料というのはできれば事前に配布しておきたいところです。

プレゼン資料は当日でもよいと思いますが、趣意書等やアジェンダは事前周知をした方が当日の会議進行がスムーズです。

また、事前資料等を配布し、取り急ぎの質疑を回収するのもお勧めです。

なぜかというと、当日に資料配布、当日プレゼン、当日質疑応答で進めてしまうと、大概は質疑応答の回答が用意できず次回に持ち越しという事になりかねないためです。

これは国会答弁などでよく使われる手法で、事前に質疑を回収し、回答を準備したうえで本会議に臨むことで時間短縮とあやふやな回答をなくすという形です。

最後に

改めて上記３stepを行うことで声の大きい人が会議の内容を妨げることを抑制することが可能です。

日本人なのでなかなか人の話をさえぎって次の話題にすることに抵抗を感じる方は多いと思うので、それを強制的に行うことができる会議の仕組みを作ることで、結果として皆さんが議論しやすい環境を作ることが可能になるのではないでしょうか？

皆さんの会社の会議はどんな会議ですか？この投稿が何かのヒントになれば幸いです。

以上です。
またよろしくお願いいたします。

株式会社クロコ 谷田部