Web会議をスムーズに進める「ファシリテーター」の役割

zoomやteamsの普及により、従来の会議室からWeb会議へとシフトした方も多いかと思います。もちろんWeb会議には、メリットもあれば、デメリットもあります。

・参加者の雰囲気がわかりにくい
・思うように発言ができない
・時間内にまとまらず、間延びしてしまう

などなど、慣れてないとデメリットの方につい目が行きがちです。

Web会議では、リアルでやるよりもよりファシリテーションの重要性が増すように感じます。今回は、そんなファシリテーターの役割についてお話ししていきます。

01 | ファシリテーターって何？

ファシリテーターとは、チームや組織の会議などの進行をスムーズにし、目的を達成するために、中立的な立場をとる人のことです。参加者たちの意見を引き出しながら、時間内に目的が達成できるように進行する役割を担っています。

特にWeb会議に慣れてないメンバーだと、コミュニケーションミスが起きて本来の目的から逸れてしまったり、時間が間延びしてしまうことも。

オンラインだからこそ、ファシリテーターの配置は必須だと僕は考えています。

02 | ファシリテーターの役割(Web会議前)

まず、Web会議がはじまる前のファシリテーターの役割について。

(1)議事録の作成と展開
これは下っ端に作業として任せるのではなく、ファリシテーター自身がやった方がいいと思います。

参加メンバーには、
・議題があれば、あらかじめ議事録に書いておくこと(書いてないことは議題として取り上げない)
・全員が議事録に目を通しておくこと

を、しっかりと伝えておきます。

(2)事前の決め事を確認しておく
①目的
→なぜ、集まるのかの意義について
②目標
→その会議のゴールや成果を明確にする
③タイムスケジュール
→スムーズに進行できるようなタイムスケジュールを組む
④参加者と役割
→誰が参加するのか、また、主幹や議事係などの役割を把握しておく
⑤グランドルール
→「意見を否定しない」など、その会のルールがあれば共有しておく

03 | ファシリテーターの役割(Web会議中)

では次に、Web会議の最中のファシリテーターの立ち回りについてです。

(1)決め事の共有
上記に書いた決め事やタイムスケジュールを、改めて参加メンバーに共有します。私見ではありますが、「ビデオオン」を決め事のひとつとして、顔が見える状態で会議するのを推奨しています。

(2)プロセスをコントロールする
結論が出さえすればいいってものではなく、そのプロセスを重視します。オンラインで相手の顔色が読みにくいからこそ、なおさら大事だと思います。

・アイスブレイク
・話をさえぎらない
・全員が発言するように促す
・どんな意見も尊重する
・発散と収束を意識したタイムマネジメント

など、全員が納得して前進できるように進行していきます。

04 | まとめ

今回は、ファシリテーターの役割についてお話ししました。Web会議の導入によって、形骸化されたミーティングが減ったり、必要最低限のコミュニケーションで済ませたり、メリットも多く享受できるかと思います。

だからこそ、一つ一つのWeb会議の密度を濃くするためにも、ファシリテーションのスキルを磨いていきます！