いい会議とは？【Zoom会議でも同じ】

どうも、KOUです。

今日は仕事で会議があったのですが、無駄に長いこと長いこと・・・。
13:30から2つの会議をして終わったのが19:00前。
え、そんなことある？ってレベルですよね。
僕は後から参加したプロジェクトで分からない専門用語ばっかりでしんどいものでしたがが、愚痴るくらいならどんな会議にするべきか、自分が開催するときにどうすべきかを考えました。

①終わりの時間を明確にする

正直、これに尽きるかもしれません。
これさえしっかりしていれば他も自ずとついてきます。

日本人にありがちですが、開始時間に厳しくて終わる時間はゆるゆるというやつです。
以前、こんな記事かいたのですがリソースがあったらあっただけ人間って使ってしまうと思うんです。

家をあと20分ででないといけなかったら20分で身支度するけど、1時間あったら1時間で身支度するよねということです。

しっかりと終わりを決めてそれに合わせた内容にしましょう。

Zoomの無料版は40分と決まっているのでむしろ無料版を使うべきでは・・・って思ってしまいます。

②全員でするべき内容の話を

これ、めちゃくちゃ時間泥棒です。
今ここでしないといけない話なの？というやつです。
これには2パターンあって

・この会議の前に詰めておくべきこと
・この会議の後に詰めればいいこと

会議の後に詰めればいいことに関しては、こちらから「それは後で詰めて連絡してください」と言えば済みます。

問題は、会議の前に詰めておくべきことです。
それが決まっていないから今みんなで議論ができないということです。
今日はこれがものすごく多かった。
会議に参加というよりやりとりを見ていたに近かったですね。

しっかりと会議で何を話し合うかを明確にすることで必要な準備は見えてきます。

③発言しない会議はいない会議と一緒

僕がいつも心がけていることなんですが、発言しなかったらその会議は議事録を読めば済みます。
だから、発言しましょうなわけですが、そもそも発言できる会議なのかというのも大事なポイントです。

誰かの発表を聴くだけになる会議であれば、情報をまとめて流してコメントがあったら送る、これだけで完結です。
わざわざ会議という形態をとる必要がないです。

相互に意見を出し合わないものであれば会議はやめましょう。

◆まとめ

いかがでしたか。
折角リモートワーク化したというのに、会社が有料のnoteを導入したことによってむしろ会議が長引いたのでは・・・苦笑

しっかりと目的を明確にしたスマートな会議にしましょう。

では。

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