社内システムを整備してたら素晴らしき世界が見えてきた話

こんにちは、きのっぴです！
ちゃんと仕事の話するのは初めてかもですね！

私は今、i Smart Technologies（以下iSTC）という会社でCSOをしています。

iSTCの母体は旭鉄工という中規模の自動車部品製造会社です。
ここで自社開発したIoT製造モニタリングシステム、そしてそれを活かしたカイゼン活動の運用ノウハウを日本中の製造業に展開すべく、iSTCは設立されました。（SaaS提供及び運用コンサルティングがメイン事業です）

i Smart Technologies 株式会社

弊社の特徴でありストロングポイントはIoTモニタリングツールの提供だけでなく、それを活かす運用までトータルでお客様をサポートすること。
ただツールを入れるだけでは不十分、それを活かすための運用が合わさって真の生産性向上は達成されるという信念の元に事業を行っています。

メンバーは旭鉄工からの出向社員を中心に構成されており、従業員数としては10人程度です。

あ、ちなみにCSO=Chotto Sutekina Oniisan（≠Ojisan）ですのでよろしく！

くだらないこと言ってないで本題に入りましょう。
私がiSTCにJoinしたのは半年ほど前。それ以来まず取り組んだのは社内システムの整備でした。最近成果が出始めたな～と思うので、ここまでに得られた知見をシェアしたいと思います。

iSTCの社内システム

さて、いきなり結論を見せてしまうようですが、現在のiSTCの社内システムはこんな感じになっています。

どうですか？

何が何やら？という人、普通じゃんっていう人、もっと良いツールあるのにって思う人、いろいろだと思います。（ぜひアドバイスください！）

これらのツールの中には私がJoinした時に既に導入済みだった物も多くありますが、どんなことを考えてこのシステムを構築したのか、そしてそれをどう浸透させたのかをお話したいと思います。

なお、私にはバックオフィスのバックグラウンドは全くありません。（元々自動車エンジニアです）

当然知識も大して無いので専門家の先生方や各サービスの担当者の方、そしてG◯◯gle先生に日々ご指導ご鞭撻頂きました。
この場を借りて感謝申し上げます！

どうやってサービスを選んだか

既存のものはともかく、新しくサービスを入れるにあたっては当然選定という作業が発生します。
私がサービスを選ぶにあたり考えたのは下記のような事でした。

① 実績ある（今後消滅しなさそうな）サービスであること
② 他のサービスとの連携機能が十分であること
③ 全体として可能な限りMECE（漏れなくダブりなく）であること。

①は当然です。使用中のサービスが停止になったらえらいことです。よっぽど別のメリットが無い限り、社内システムで冒険する理由はありません。

②も当然。相互連携してこそ業務の効率化が実現できます。
連携と言ってもAPIで自動連携するパターンやCSV入出力を介して連携できるパターン、単方向か双方向かなど色々あります。連動して欲しい機能は何かを整理することが必須です。

③のMECEの考え方は意外と見落としがちです。
ツールを単体として選ぶ時、ついついできるだけ高機能な物を・・・と探してしまいます。しかしその結果それぞれのサービスのカバー範囲に重複が発生することがあります。どちらを使うか悩みますし、運用が二度手間になるリスクもあります。
そして高機能なサービスは必然的にUIも複雑になります。これは後述する運用に対してハードルにしかなりません。
システム全体を見渡して、どの部分をどのサービスでカバーするかをしっかり検討する必要があります。

ツールは所詮ツール

さて、そんな風に各種ツールを導入しましたがこれで完了ではありません。
「うちの会社〇〇入れてるんだよね～」は何の自慢にもなりません。
（そういう人をツール陶酔オタクと言うとか言わないとか）

一番大事なのはいかに使いこなしてもらうかです。

いかに使いこなすか、ではありません。
いかに使いこなしてもらうか、です！

そもそも社内システムを導入する理由は業務効率化だと思います。
効率化したい業務はそれを導入した担当者１人のものではないはずです。

会社のみんなに使ってもらって、初めてシステムが活きてきます。
「新しいのややこしくて使いづらいわ～」
「覚えるの面倒だから今まで通りでやってしまおう」
とか言われてるようなら導入しない方がマシとすら思います。

**ただツールを入れるだけでは不十分、それを活かした運用が合わさって真の生産性向上は達成される
**
そう、iSTCの信念です。

現場の希望を叶える。

じゃあどうすれば使ってもらえるのか？
ここは自分の中で試行錯誤もあったところですが、導入までは以下のようなステップが大切だと思ってます。

① 現状の業務内容・フローを理解する
② 従業員のNeeds、Wantsを見極め、あるべき姿を描く
③ まずは使えるところまで自分で構築する 
④ しっかり丁寧にウレシサを説明をする

① 現状の業務内容・フローを理解する
まずはシステムを適用する対象業務を理解する必要があります。社内にどんな業務フローがあって、誰がやっているのか、その間にどんなコミュニケーションがあるのか整理してみましょう。

② 従業員のNeeds、Wantsを見極め、あるべき姿を描く
次にその業務の中で、社員がどんな改善を望んでいるのかを考えます。実際にヒアリングしてみても良いですし、各個人が意識していない潜在的なニーズも想像してみましょう。
そしてメンバーが一番効率的かつ快適に業務目的を達成できるシステム構成を描きます。必要な時は業務フロー自体の変更にまで踏み込みます。
そうする中でどんなツールを使うべきかも見えて来ると思います。

③ まずは使えるところまで自分で構築する
いざツールを選んで導入したら、まずは自分が使ってみて、基本的な設定を作ってみましょう。当然メンバーの声を聞きながら作業しますが、まずは担当者である自分自身が触りましょう。
0→1の構築は何かと負荷が高くなります。他人に丸投げは絶対にNGです。

そして、この段階ではテキトーでいいだろう、という考えもダメです。
新ツール導入のメリットを使用者が感じられるところまで、ちゃんと作り込みます。でないと絶対に使ってもらえません。みんな使えないツールに付き合うほど暇じゃありませんからね。

④ しっかり丁寧にウレシサを説明する
よし行けそうだ、となったらユーザーとなる社員を集めて説明会です。
ただ使い方だけでなく、このツールを入れるとどんな良いことがあるのかをしっかり伝えます。先々の展望まで語ると良いでしょう。
（③の段階ではそれを想像できるところまで作り込まなければなりません）
この段階での質問や要望も積極的に受け付けましょう。きっと発見があります。

①～④で通底しているのは、実際にそのシステムを使うメンバーとのコミュニケーションです。
トップダウンで導入し、ツールを与えるだけではいけません。実際にそのツールが使われる現場の声を聞き、彼らの希望を叶える必要があります。

これも、弊社がいつもお客様に訴えていることです！

みんなでブラッシュアップ

さて、こうしていよいよ運用が始まりました。
事前に準備したつもりでも、最初から完璧な物を作ることは不可能です。
実際に使っていくといろいろな「ちょっと面倒くさい」や「痒いところに手が届かない」が発生します。
そしてそうした小さな不満を放置すると、部分的に他のツールを使い始めたり、情報に抜けが発生したり、システムはどんどん形骸化していきます。

これを避けるには、「システムは自分たちでブラッシュアップするもの」という意識の共有が大切です！

運用の中で気づいた足りない点はどんどん発言してもらいます。そして改善できるものはすぐに改善していきます。
また運用の中で見つけた新機能や使い方も積極的に共有してもらいましょう。
ツールへの理解が進んできたら、コアとなるメンバーに管理権限を与え、自分で設定を作り込めるようにするのも一つの方法です。

そうして行くと・・・・

「自社サービスのこの情報、Slackで通知出せないかなぁ？」
「Salesforceの商談にこんな項目追加しました！」
「Gsuiteのこの機能めっちゃ便利だから使ってみて！」

こんなやり取りが日々Slackに現れるようになりました！

そう、社内システムは受け身で誰かから与えられるものではなく、自分たちで作り上げていくものなんです！

あれ、なんか楽しくない？

そんなこんなで色々と進めていると嬉しい反応がたくさんありました。

「これめっちゃ便利っすね！！」
「導入してから凄く効率良くなった！！」
「情報共有が楽だわ～！！」

やったことがみんなの役に立つ、こんな嬉しいことはありませんよね！
そしてこれは私だけへの反応ではありません。みんながインタラクティブにシステムに関わることで、社内コミュニケーションが非常に活発になりました！

みんなでワイワイ、改善しながら仕事をしやすい環境を整え、自分たちで作り上げたシステムの上で業務が進んでいく・・・・これは楽しい！！

そう、カイゼンは楽しい！！
これも弊社が伝えたいことの一つでした！

こうした活動の中で社内の雰囲気もとても明るくなった感じがしています。

メンバーが能動的に協力し合って、どんどん業務はブラッシュアップされ、同じ目標に向かって会社が進んでいく・・・・・

**お？これって理想郷じゃね！？
**

そして始まったリモートワーク

イイね！イイね！
って言っている間に新型コロナウィルスの魔の手が迫り、iSTCでも4月1日より原則在宅勤務の対応を選択しました。

前述の通り製造業の現場出身者が多い弊社、はじめてのリモートワークに不安を感じる人も多く、在宅勤務中のSlackは・・・・

**
めっちゃ盛り上がっとるやないかーい！ｗｗ**

遠隔でもやっぱり楽しい！！

テレワーク導入の難しさはツール面だけでなく、活発なコミュニケーションの促進というソフトな面にもあると思っています。

iSTCの場合、しっかり社内クラウドシステムが運用できているから、そしてその上でメンバーが積極的にコミュニケーションを取る文化ができているから、在宅勤務でも全く問題なく業務が進んでいます！

嬉しかったのは既存業務の継続だけでなく、業務のブラッシュアップまでもが遠隔で止まらず行われていること！
このチームは進化し続けるぜ！！

ということで、弊社はコロナに負ける気は全くございません！！

さてさて、そんな弊社では一緒に日本の製造業を進化させてくれる方を、エンジニアからBiz人材、バックオフィスまで幅広く募集中！
今日の話を読んでいただいて弊社の組織やビジネスに興味を持たれた皆様、カジュアルなお話からできればと思っていますのでお気軽にご応募下さい！

またこうした社内システムに興味がある方、情報交換をしたいという方、ぜひぜひお願いします！
noteコメントでもTwitterでも気軽にメッセージください！

ではでは！