#0056【マンション管理】マンション管理組合のオンライン総会、理事会について

皆さん、こんにちは。記事をご覧いただきありがとうございます。
新型コロナウィルス感染症の拡大を受けて区分所有マンションを所有していると区分所有者の最高意思決定機会としての総会をオンラインで開催すること、管理組合の意思決定の機動性を確保するための理事会をオンラインで開催することが普及しました。マンションの総会、理事会での人と人との接触を避ける、密を避ける目的です。令和３年６月改正の標準管理規約でも改正点の１つです。オンライン総会、理事会について、メリットとその実施する場合の留意事項を説明します。

【オンライン総会、理事会のメリット】
例えば、物件が東京にあれば基本的には物件の近くの貸会議室、建物管理会社の会議室を利用して開催することが多いです。新型コロナウイルス感染症の拡大前は参集しての対面によるリアルの会議のみでした。オンライン会議を活用することで遠方の方でも参加する機会が増えました。他のオンライン会議のメリットと同じですが、移動時間がかからないことなどのメリットがあげられます。

【オンライン総会の課題】
①本人確認が困難なこと
リアルの総会でもそうですが、区分所有者以外の方が参加する可能性があります。総会の代理人の出席資格が管理規約に定められている場合は代理人の資格を満たしているか確認することが必要です。

②IT環境が十分でない方の参加が難しいこと
オンライン会議を普段は利用していない方が参加しにくいと言われます。特に高齢者の方でパソコンに不慣れな方、インターネットが普及したとはいえ、自宅にインターネットが利用できる環境がない方もいます。オンライン会議の開催に慣れない方も参加機会が排除されないよう、リアルとオンラインを併用することは最低限の配慮として必要と考えます。

③通信トラブル、セキュリティの問題
インターネット環境があっても安定して会議を開催できる通信速度、資料の画面共有をする場合には参加者が会議にふさわしい場で参加しているかが課題となります。オンライン会議ツールを無料のもので対応しているマンション管理会社も見かけますが、途中で通信が途絶えたり、会議のリンクを転送するなどしてマンションに関係ない人に送れてしまう点はセキュリティの観点から問題です。マンションの管理会社によっては独自のオンライン会議ツールを利用している会社もあります。利用したことがありますが初期設定やパスワード入力などなかなか手間がかかり手軽とは言えませんでした。

【最後に】
新型コロナウイルス感染症の影響でオンライン会議ツールも普及しましたが、マンションの総会はリアル開催によるのが無難に思います。顔見知りが参加する理事会は適宜、オンラインの開催も推進しても差し支えないというのが個人的な意見です。管理規約にオンライン総会、オンライン理事会の開催を可能とするか、制約事項があれば規約に規定するのも一案と考えます。今回はオンライン総会、理事会について説明しました。最後までお読み頂きありがとうございました。よかったらお気軽にフォロー、スキして頂けますと幸いです。