仕事をスムーズに進める際に必要な、4つのコミュニケーション術

きのうの夜、会社のとある同僚と飲みに行ってて、「◯◯先輩ってふじもんに対して厳しいよね。仮におれが同じアウトプットでも、絶対にああいうきつい言われ方をしないと思うもん」って言われました。

自分は自分が受けたフィードバックの経験しかないので、「自分だけなんでこんなに言われるんだ...」って感覚はなかったです。

だから、外から見たときに、そういう見方をしている人もいるんだと思ったことに驚きました。

その話を聞いて、とってもありがたいなというか、もちろん言われたその瞬間は、相手が求める以上のアウトプットを出せていない自分と、ボロクソに言ってくる相手の両方に対して憤りは覚えるのですが、見込みがない人間に対してボロクソに言うことはないので、そういう意味で、めちゃくちゃありがたいです。

ということで、最近会社の先輩の方々からいただいたいくつかのアドバイスを、自分の頭の整理として書いておきます。

仕事でのコミュニケーションにおいて汎用的なものばかりなので、何か1つでも参考になるものがあればうれしいです。

前にこんな感じのものも書いたので、こちらもご興味ある方はどうぞ。

①質問は基本的に「クリティカル」か「意図と背景」のどちらかに分類される

「質問」って一言で言っても、「あれのここはどういうことなの？」という、本質的な質問と、「この施策の意図は？」や、「こういう方向性になった背景は？」などの「意図や背景」の説明を求めるものと、2種類に大別されます。

それで、ここまでの例の出し方で少しだけ勘づかれたかもしれないですが、基本的には前者の「ここはどうなってるの？」という、話を要点を踏まえたうえでの質問の方が、生産性が高いです。

逆に「意図や背景」を尋ねるのは、そもそもお互いの前提認識がズレている可能性が高いので、生産性としては高くありません。

そのため、できる限り意義のあるコミュニケーションをとるために、自分が質問をする側のときは「いまのこの質問はクリティカルなもなのか？」という意識をして、逆に質問を受ける側になるときは、「本質的な議論になるように、その前提情報は事前にすり合わせていこう」という対応が必要です。

②人が話すときは、「ファクト」か「背景」か「感情」のどれかになる

これは①ともつながってくる内容です。

一般的に、話すときのその内容のカテゴリって、見出しのような「ファクト」か「背景」か「感情」かではなくて、「ファクト」か「解釈」かって分け方をされることも多いと思います。

それと照らし合わせると、「ファクト」が「ファクト（=結果）」と「背景」に細分化されて、「感情」と「解釈」がニアリーイコール的な関係になるというイメージでしょうか。

どれがえらくてどれがダメということではないのですが、いまこの場面ではどれが求められているのか、逆に相手は何を求めているのか、何を求めるのかということは、意識しながらコミュニケーションをとることが大事。

③常に目的を意識する。それが決まってようやく、必要なものを因数分解できる

「目的を決めることが大事だ！」って、それ自体は誰も反対する人はいないと思うんですけど、いざ実際に施策にしてもプロジェクトにしても、そこまで大掛かりなものまでいかなくても、ちょっとした習慣にしても、いつの間にかやることそのものが前提の思考になっているのはあるあるです。

「あれ、これってそもそもなんの為にやってたんだっけ」ってなるやつです。

だから、意思決定の際の基準として置くためにも、常に「そもそもの目的ってなんだっけ」を意識する。

そしてその目的は、一言でシンプルに言い切れるものであるべきです。

そこを決めることができれば、次にようやくじゃあその目的を達成するために必要なものは？って因数分解ができます。

因数分解したはいいものの、因数分解した結果浮かび上がってきたものが現状の自分ではどういう施策がいいのか全く見えないときがある。

それは単純に、その人の知見不足。

それは全然良くはないんだけど、まあないものはないから、仕方がない。

そこでとるべきは基本的には「人に聞く」か「自分で調べる」のどちらか。

ここは、場面や優先するものによって、どちらの手段をとるかは変わってきます。

④確認すべきは「行動」ではなく「アウトプットの質」

MTGの終わりに、ネクストアクションを確認するって、めちゃくちゃやるじゃないですか。

ご多分にもれず、ぼくも「あ、来週のMTGまでのTODOを改めて確認しておかなければ」と思って、「次のMTGまでにこういうことをやってくるってことですよね」と念入りにやっていました。

ただ、蓋を開けてみたら「いや、TODOとしては合ってるんだけど、思い描いていたものと違うかった」となることがあったんですね。

なんでだろうなと思ったら、「それは行動の確認をしていて、アウトプットの質の確認をしていないから」と言われて、あ、そういうかと納得しました。

例えば、「次のMTGまでに提案書を作ってくる」って確認が取れていたとしても、その提案書って、10ページなのか50ページなのか、テキストのみでも大丈夫なのか、図やイラストも交えた方がいいのかって、お互いの認識がズレている可能性って多いにあります。

だから、「来週の提案書って、10ページくらいで簡単にテキストだけでまとめるイメージでも大丈夫ですか？」と、その行動の結果として生まれるアウトプットの質のイメージも、着手する前にできる限り共通認識を持っておく。

「一旦7割くらいの完成度のものを早めに出して、方向性の確認をするべき」って話がよく出てきますけど、それでもしズレていたら、7割がおじゃんになってしまう可能性もあるじゃないですか。

だから、7割も作ってしまう前に、まず0割の段階で、タスクが決定した段階で、瞬間的に頭の中でアウトプットのイメージを組み立てて、テキストとして「行動」の確認をするだけじゃなくて、ビジュアルで「アウトプットの質」のイメージまでをもすり合わせをしておく。

「けんたろうはライターだから、なんでも言葉で解決しようとしすぎるキライがある」ってフィードバックをもらって、たしかに言葉って、情報量としては決して他のメディアと比べたときに多いものではないから、ビジュアルも駆使しつつ、できる限り認識の齟齬を事前になくすことが大事だなと感じました。

これは、これまでの積み重ねてきた癖の問題もあり、まだ気を抜くとすぐにテキストで行動の確認だけをしてしまうのですが、アウトプットの質まで事前に事前に共通認識が取れておいた方が、全員がハッピーになります。

これからもめっちゃ意識的に「これはちゃんとアウトプットの質まで握れているか」を思いながら、コミュニケーションをとっていきます。

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以上、「仕事をスムーズに進める際に必要な、4つのコミュニケーション術」でした。

ぼくもこれからよりそのやり方を自分の中に染み込ませていく段階なのですが、逆にこれが無意識的にサッと毎回できるようになれば、またビジネスパーソンとして次のステップにいけるなと感じています。

直属の部下じゃない方々も、ぼくに随時気づいたことがあればフィードバックしてくださって、ありがたい限り。

倍返し。いや、5倍返しくらいしていくぞ。