マルチタスクの限界と結局は仕事の優先順位がわかってなかっただけ

このnoteでも何度かマルチタスクの重要性やメリットについて書いたことがあるんですけど、ついに限界がきたようです。

毎日仕事でかかわるひとの数が増え、やらないといけないタスクがどんどん増えていきました。

今までは「即レス」をモットーにして、とにかく片っ端からしかも同時並行的に仕事をしていたのですが、どうやらキャパオーバーしたみたいです。

何がおこったかというと、仕事が全然前に進まなくなりました。ぼくの場合は常に即レスなので、取引先から連絡がくると基本的にすぐ対応します。

それが電話でも、チャットワークでもメールでも。

なので仕事が常にあっち行ったり、こっち行ったりを繰り返します。当然取引先とのやり取りだけがぼくの仕事ではありません。

担当しているアプリの企画やバグ修正などの運用面のことも考えなければいけません。しかし、気がつくと本来やるべき仕事に全然手をつけられないまま定時を迎えてしまうことが増えました。

このままでは仕事は前に進まないし、精神衛生上よくないので対策をすることにしました。

主にやったことは以下です。

急に入った仕事は基本的に明日やる
今日のタスクは紙に書く
調べ物やメール対応はタイマーを設定する

急に入った仕事は基本的に明日やる

急に入った仕事もその日のうちに片付けようとする姿勢が悪循環を生んでいることが分かりました。

明日やってもいい仕事を今日やるので、その日のタスクがどんどんたまる。なので、本来予定していたタスクがずっと未着手のままになる。

なので、緊急以外のタスクはすべて明日やると決めました。そうすることで今日のタスクに集中することができます。タスクに集中できれば、今日やるべきことを終わらせることができます。

「終わる」ということは重要で、精神的にもほっとします。

結局ぼくは、仕事の優先度がわかっていませんでした、。今日やらなくてもいい仕事を今日やって、今日やらないといけない仕事を明日やっていたのです。

今日のタスクは紙に書く

これまではタスク管理ツールのトレロを使って仕事を管理していました。トレロはすごく便利なんですけど、タスク量が増えすぎると急に使いにくくなります。

画面上にタスクが表示されないので、抜け漏れが発生してしまうのです。こうなると上記にも書きましたが、本来すべきタスクが未着手のまま一日を終える可能性が高いです。

これを防ぐために、今日やるべきタスクは紙に書くようにしました。具体的には昔使っていたモレスキンを引っ張りだして、日付と「やることリスト」を書いて、リスト形式でタスクを書き出す。

急に入った、明日でもいい仕事は翌日の欄にメモする。基本的に今日のタスクには追加しない。

で、タスクが消化されるごとに斜線を引いていく。

こんな感じで管理をしてみました。紙で仕事を整理することのメリットは、今日やることが明確になること。

トレロでも項目を分ければ同じように管理ができるのですが、それ以外のたくさんの項目も目に入るため、今日のタスクだけに集中することが難しいです。

ちょっとアナログな方法ですが、ぼくは悪くないと思いました。

調べ物やメール対応はタイマーを設定する

何か調べるときってついつい時間を使いすぎてしまうことが多いです。気が付いたら10分20分あっという間に経過しています。

無駄な時間を過ごさないためにもタイマーを設定することしました。基本的には10分設定しアラームがなったらとりあえず手を止める。

もう少し追加で調べたい場合は、3分を設定しさらに調べる。こうすることで、調べることにコミットすることができます。

やっぱりインターネットっていろんな情報にすぐアクセスできるので、調べる対象のこと以外にも目移りしてしまいます。

しかし、タイマーを設定して制限時間を設けることで、対象のことだけに集中して調べることができました。

メール対応も時間を決めた方が効率的に対応できると判断したので、タイマーを使うことにしています。

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上記のようなことはまだここ数日間しかやっていないので、これがベストな方法なのかは正直まだわかりません。

しかし確実にいえることは、即対応するんじゃなくて明日対応すると決めることは大切だということです。