事務職と管理職とIT ｰ ＃13 楽して成果を上げて

事務の効率アップのお話です。

みなさん、お仕事は楽にこなしたいですよね。
同じ成果であれば苦労するより楽な方がいいです。

⒈楽をする

楽をするとはどういう事でしょうか。
手を抜くこととは違います。
手を抜くと成果が落ちますから。

楽すること=仕事を“改善”する事です。

楽をしたいと思う人は多いのに、積極的に改善に取り組む人はそんなにいません。

どちらかというと甘んじて今の仕事を背負っているようにも見えます。

⒉めんどくさがりがいい！？

仕事の改善はめんどくさがりな人が向いています。

少しでも楽がしたい、
早く帰りたいと思っているから、
どうにか仕事を早く済ませたい。

一手でも手順を減らしたい、
確認をしなくて済むように間違いをなくしたい、
時間を短くしたい

と四六時中考えていますので自ずと成果が出てきやすいのです。

反対に、コツコツと苦労をものともしない人は改善にはあまり向いていません。

耐えることができちゃうのは長所であり短所です。
与えられた仕事を使命として受け止め、大事に大事にこなしていきます。

自分の仕事だから自分の好きなやり方でいいんですよ。

⒊自分の仕事は自分のさじ加減

自分の仕事だから自分の責任の範囲内で自由にやり方は変えていいはずです。

変えてはいけない手順というのも中にはありますが、ほとんどの場合は成果が同じなら、簡素化やパターン化は自分の勝手ではないでしょうか。

できないと思い込んでいたり、忠実に言われた通りに手順を踏み、それに疑問を持たずにいませんか？

・書類作成の手順
・システム入力の方法
・伝票の作成
・データ集計、棚卸などの月次処理　など
特にルーチンワークなのに毎回頭を使うことをしていませんか。

⒋選択肢を減らす

脳は朝から晩までいろんな「判断」をしているという話を聞いたことがありますか？

今日着ていく服を気分や天気で選んだり、朝食を何にしようか好みや栄養を考えたり、テレビをつけようかスマホを見ようかととんでもない数の「判断」をしています。

判断=決断(迷う)とそのぶん脳は力を消耗し”疲れる”のです。

脳が疲れていると肝心な時に力不足でミスを引き起こします。

なるべく脳を疲れさせず必要な時に集中できるように力を蓄えておくことが大切です。

具体的な方法としましては判断をしなくていいように選択肢を減らすということです。

自分を操る超集中力

毎回、迷う作業にはどんなものがありますか？

金額の確認
商品の規格
相手を誰にするか
整頓(分類)
システムの操作

なぜ”迷う”のでしょう？原因は

・わかりづらいから
・種類が多いから
・どれでもいいから

のいずれかではないでしょうか。

わかりづらいのは一覧表や判断基準のマニュアルを作ってみてください。

さらに、チェックしやすいようにフォーマットを作って手順を定型化してください。

種類が多いのは、いつもノミネートしている選択肢を見直して減らしてみてください。

どれでもいい事は思い切って無くしてください。

成果を落とさずに、自分が楽になるということは、

余裕が生まれ、
自分の仕事の質が上がり、
会社の生産性も上がり、
利益も上がるといういい事尽くめです。

どんどん楽ができるようにしましょう。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。
次回もよろしくお願いします。