事務職と管理職とIT - #15 バックアップ

”データ”の保存について勘違いされている方がたまにいらっしゃるので、今回は万が一に備えたバックアップのお話をします。

パソコンでデスクワークに励んでいらっしゃる方はみなさんそうですが、なにかしらのデータを扱っていらっしゃいます。それは何かのソフトへ入力したり、エクセルなどのファイルを作成しているはずです。

可能性の話です。
自分のパソコンに保存しているものはある日突然消えるかもしれません。

自分のデータはどのように守ればいいのか。守っているつもりになっていないか確認してみましょう。

①クラウドのシステムを使っている場合：安全
クラウドのシステムは壊れても常に稼働できるような仕組みで動いているのでデータを自分でバックアップ（コピー）を取る必要はありません。もちろん自分のパソコンが壊れてもデータはクラウドに保管されているので問題ありません。

②社内のサーバーのシステムを使っている場合：サーバー環境による
社内にあるサーバーのバックアップ環境によります。多くの場合、毎日バックアップをとっているので、最悪でも前日の状態戻るだけです。サーバー自体はデータがすぐに消失しないように、部品の二重化もしくは交換で対処できるようになっていますので、バックアップを使用する場合はどうしようもなくサーバーが壊れた場合です。バックアップの管理がきちんとできていれば大丈夫です。

③自分のPCや部門内で共有しているソフトを使っている場合：危険
パソコン数台で共有するソフトを使用している場合があります。サーバーを使用していないので、バックアップは自分で管理する必要があります。
ソフトによってはボタン一つでバックアップしてくれたり、自動でパソコン内にコピーしてくれたり、クラウド保存をしてくれたりと機能がついていますので、ソフトの機能を使用することをお勧めします。

ただ、バックアップを同じパソコンの中にとるのはいけません。パソコンが壊れた時のためのものなので、別の媒体にバックアップして下さい。

④自分で作ったファイル：危険
正しく管理しなければ消えます。社内に共有のファイルサーバーもしくはグループウェアのような管理ソフトがある場合はそれを活用して下さい。システム側、サーバー側でバックアップしてもらうのが安全です。

自分のパソコンの中に放置しておくのは良くありません。

グループウェアやファイルサーバーなどの環境がない場合、USBメモリにコピーされている事が多いですがUSBメモリのデータは消えることがあるので注意してください。

データは時間が経つと消える！？

データを保存するいろんな媒体がありますが、どれも永久に保存できるわけではありません。劣化や衝撃、紫外線、静電気、湿気などで消失します。

仕事に限らず、プライベートでも写真や動画を保存されている方は多いと思います。

HDD（ハードディスクドライブ）
どのパソコン、サーバーにも使われていますが、寿命はだいたい３～５年でしょうか。早ければ１年ぐらいで壊れる事もあります。故障に備えてバックアップが必要なんです。

USBメモリ・SDカード
気軽に持ち運びできるので重宝されますが、一時保存にしか向きません。長期保存をしていると自然とデータが消えます。乾電池を放っておくと自然放電するようにこれらも通電していない状態が長いとデータを保持できません。また、書き込み回数に限度があります。

CD・DVD・ブルーレイ
湿気や紫外線の影響を受けないように、正しく保管すれば１０年ぐらいは持ちます。ただ現在は、M-DISCと言って長期保存用のディスクが存在します。専用の書き込み機器が必要ですが、１００年から１０００年は保存できるらしいです。

NAS（ネットワークHDD）
社内のネットワーク上に存在し、ファイル共有やバックアップができるファイルサーバーのようなHDDです。USBメモリでのデータの受け渡しや日々のバックアップ先として活用できます。パソコンと違って複数のHDDが入っていますのでもしもの時も安全です。

ひとつ、大事な点ですが、バックアップしたものが正常に”元に戻るか”確認をしてください。経験で「見た目はバックアップできているけど、実は破損していた」という事がありました。

「サーバーが壊れたけどバックアップあるから安心」と思っていたら、いざ異常事態にバックアップからデータ復旧ができなかったことがありました。その時の絶望感は忘れられません。

今ではバックアップは勝手にインターネット上にとってくれるので気にすることも減ってきました。

回線速度も速くなりまして、いろんなクラウドサービスが快適に使える世の中になっています。

一番はGoogleドライブ、OneDrive、iCloud、DropBoxこれらクラウドに預けることですね。

未だに「誰かに見られると困る」と心配する方もいらっしゃいますが、

誰かに狙われる可能性と

自ら消失させる可能性と

どちらの可能性が高いかという事です。

自分の仕事の頑張りや思い出がある日突然、消えてなくなるその前にバックアップを見直してみて下さい。

実際、前触れもなくデータが消えて、泣いた人を何人も見てきました。

大事な結婚式の写真をSDカードに入れたま消えた方もいらっしゃいました。

自分がそうならないためにも大事なデータの整理と保管方法を見直してみてください。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。
次回もよろしくお願いします。