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【超便利】Slack新機能リストでタスク管理が劇的に楽に！経理の月次決算早期化にも貢献

いこぴ @iCARE

こんにちは。株式会社iCARE（アイケア）の経営企画部経理のかとう（いこぴ）です。iCAREは「働くひとの健康を世界中に創る」というパーパスを掲げ、健康管理システム「Carely（ケアリィ）」や産業医/産業保健看護職等の専門家サービス提供等を行う会社です。
最近、iCARE経理チームが掲げていた目標「月次決算早期化」でマイナス１営業日短縮できました！目標達成に向けて実際に取り組んだアイデアの１つ。日頃なくては生きていけないくらい、頼りまくっているコミュニケーションツールSlackの使い方を変更したことで各業務のスピードが上がった点について、少しだけnoteで紹介させていただきます。

Slackを使ってると、あるある？な悩み

Slackユーザーのみなさん、あてはまることはありませんか？

ブックマークが大量に溜まっていて何のタスクか判別不能

Slack で「お願いします！」と依頼されたメッセージや
「ご対応お願いします！」と依頼するメッセージのリマインド用など、
タスクを含むメッセージにブックマークをつけ続けていませんか？
タスクを完了しても、相手から確認の連絡がない限り、ブックマークを完了状態にせず放置していたり、気がつけばブックマークが大量に溜まり、数日前より過去のブックマークを確認できなくなっていました・・。
さらに、ブックマークのメッセージ冒頭にはメンションされた自分や他の人の名前が羅列されているだけで、何の依頼なのか一目で判断できず、タスクが埋もれてしまうこともありました。

送信者＋チャンネル名＋自分の名前だけでタスクを想像する難易度高い。
ブックマーク（後で）の進行中99+が消える見込みがない・・

過去の情報を探すのに一苦労

各情報を共有するチャンネルはほぼ固定していますが、
情報共有方法は特に定まっていないため
チャンネルの中に「売上仕訳しました！」「経費精算確認お願いします！」等のメッセージが乱立。
どんな条件でSlack検索したら探したい情報に検索結果をヒットさせられるかがベテランの技みたいになっていました。

チャンネルと発言者を指定するのは必須・・
検索結果はどんなキーワードで検索するか次第か・・

ステータス管理が各自任せでボールが浮く　

例えばSlackのメッセージ上で発生するタスクのやり取りで
作業者「作業したので確認お願いします！」
→確認者「確認しましたが、AとBを修正お願いします！」
→作業者「修正終わりました！」
→確認者「まだBが修正されてないです！」
→作業者「修正終わりました！」
→確認者「AとBの修正確認したのでこれでOKです！」
等のコミュニケーション。
特に忙しい時期は、Slack メッセージのやり取りが多くなり、
作業者や確認者がすぐに対応できず、メッセージを見逃してしまうこともあります。
その結果、コミュニケーションが途切れてしまい、タスクがどこで止まっているのか、作業者と確認者のどちらが状況や期日を把握しているのかがわからなくなることもありました。
そうなると、タスクが途中で放置されてしまい、その後、誰も手を付けず、再開するのに時間がかかってしまうことも少なくありませんでした。

ボールが浮いてる状態に気がつけるならまだまし。
ボールが浮いていることにも実は気が付かないことも多い？

なんでリスト機能？

締め後に同じ質問と回答を繰り返したくなかった

経理チームでは、締め後に複数の方から決算の内容に関して質問と回答が何度も繰り返されるコミュニケーション上の課題を以前から抱えており、売上/原価/広告宣伝費/人件費等のテーマ別で情報共有をスムーズにするための最適なツールを探していました。
当初はSlackのcanvas機能を利用しようとしていた矢先にSlackのリスト機能が2024年6月にリリースされたので、
canvasと比較してリストではステータスが複数持てる、担当者設定ができる等、月次決算のタスク管理にはリスト機能のほうが向いてそうだなと感じました。

当初利用予定だったcanvasでの月次決算向けテスト。
テーマ別でスレッドを確認できる点は同じですが、
確認中や完了等のステータス管理をどうしようか悩んでた形跡が・・

タスク管理とコミュニケーションを一緒にしたかった

ここ数年間、タスクのステータス管理はbacklogを利用していましたが、そのタスクに関するコミュニケーション（質問、相談、進捗連絡等）はSlackという状況が続いていました。
backlogにも各タスクに対してのコメント機能はありますが、普段からSlackにコミュニケーションがまとまっているため情報検索の場所をslack以外にも増やすのは避けたく、Slackでタスク管理とコミュニケーションがまとめてできるなら！と早速使ってみることにしました。
Slack検索だけでもベテラン級の検索が必要になっていたため、検索する場所を増やす方向は考えられなかったです・・。

ちなみに数年間backlog活用をした結果、
経理チームでは、3種類のタスクを経理プロジェクトとして１つにまとめて管理していました。

１．月次等の決算タスク：スプレッドシートから定型タスクを登録。
２．Slackワークフローフォームで送信された経理への問い合わせ：スプレッドシート～メール経由でタスクを自動登録。
３．上記以外の随時タスク：都度手動登録。

今まではbacklogのガントチャートを毎日経理朝会で画面共有し、
担当者別に全3種類のタスク完了報告や停滞しているタスクがないかを全員で日次でチェックする方法でタスクのステータス管理をしていました。
そこに加えて今回Slackのリスト機能を試したのは、１．のうち月次決算タスクかつ仕訳が発生するタスクに限定して実施しました。仕訳が発生するタスクには、確認者とのやり取りが頻発し、締め日間際が特にSlackが見逃しやすくなってしまう状況があったため、より効果がありそうだと思ったためです。

毎日経理朝会でチェックしている担当者別ガントチャート。
各自ステータス完了の報告と、遅れそうなタスクの相談をしていますが、
各タスクのコミュニケーションはSlack

数週間リスト機能を使ってみてわかった特徴

Slackアップデートでリストのコメントが使えるようになってから数週間。
リスト機能の最大の特徴はSlack上のメッセージのやり取りから発生する
「タスクに対するステータスの可視化」だと感じています。
使い方次第ですがSlack上で

「ステータス可視化でタスク完了までの時間を短縮できる」

ところが魅力です！！
今までのブックマークにそれぞれ細かいステータスが持てるようになり、カンバン方式等いろんなUIで見れるようになったというのが近いかもしれないです。

リスト機能ではステータスを複数設定できますが、ステータスの設定次第では、いまボールが誰にあるのか（誰でタスクが停滞しているのか）を各リストで明確に可視化することができます。たとえば、誰かに対応を依頼するメッセージから発生したタスクの場合、下記のような効果を期待していました。

◆各自の自分向けリストを使う場合
・依頼する側のリスト:
依頼する側が「対応待ち」ステータスのタスクを入れて依頼する側が対応完了まで後追いできる
・依頼された側のリスト:
依頼された側が「対応中」ステータスのタスクを入れて依頼された側がタスクが認識しやすくなる
◆チームのリストを使う場合
・チームのリスト：
依頼する側か依頼された側どちらかが、依頼された人を担当者として「対応中」ステータスのタスクを入れてチームでタスクを認識しやすくする

※各タスクは各自の自分向けのリストを使うか、チーム向けのリストを使うかはあらかじめ考慮しておくとタスクの重複管理が無くなりそうです。

リスト機能の活用テストとして
・まずは自分向けのタスク管理をリスト機能
・その後経理チーム向けの月次決算タスクをリスト機能
それぞれ試した中で気づいたことがありました。

自分向けのタスク管理で気づいたこと

  • 最初のリスト作るときはテンプレ使用が楽

    • 「プロジェクトの追跡」というテンプレを使い、タイトルやタスクを追加するだけでリスト作成できました。プロジェクト追跡には、カンバン方式のビューがあらかじめ設定されていましたが、後から好みのビューやフィールドを追加・削除できました。

テンプレ使用してもしなくてもリスト作成後にフィールドやビューは追加・削除できます

  • リストのなかの各タスクに対してコメント（スレッド）追加できる

    • 作業メモを追加できます！スレッドとほぼ同じ。

タスクと意味は同じですが、画面表記上アイテム、項目という名称だったりします。

  • リスト上のコメント（スレッド）は他のチャンネルに投稿したメッセージ同様検索できる

    • Slackの検索窓から他のメッセージと同じように検索可能！検索にも困らないので特に抵抗なく利用できました

いつもはチャンネル名が表示される部分が、リストの名称になります

  • いつものSlackのメッセージからリストのタスクに追加できる

    • なんでもブックマーク！をやめて、メッセージ上のやり取りでタスクを認識したら、「リストに追加」ボタンをクリックするだけで適切なリストに適切な名称かつ適切なステータスでメッセージとともに追加することができます　

    • いままでブックマークでは、ブックマークしたメッセージに名称をつけられなかったのですが、リスト上では名称を変更できる！！メッセージの書き出しがメンションになっているメッセージ等、パット見なんのタスクかわかりやすくなって感動ものでしたTT　※これのおかげでほぼブックマークを使うことがなくなりました

タスク化したいメッセージの「リスト」アイコンからタスクを追加！
複数あるリストのうち、どのリストにどんな名称でどんなステータス等で追加するかも選べます
特にタスクの名称が変更できるのがありがたすぎる

経理チーム向けの月次タスク管理で気づいたこと

  • リスト自体に共有範囲（閲覧と編集制限）がある

    • 最初は共有範囲を自分＞経理チームメンバーの個人名指定＞チャンネル指定と徐々にテストしました。チームで共有するなら基本はチャンネルに紐づける形が便利そうでした。

  • タスクには担当者１名しか設定できない

    • タスクは複数名担当ができない仕様のため、１名単位でタスクを作成しました

  • タスク作成者/担当者/メンションされた人以外は無駄な通知が来ない

    • チームのチャンネルのメンバーに入ってても作成したリストの作業にかかわらないメンバーには通知が来ない仕組み

  • リスト全体のコピーができる

    • 月次決算等のリスト等繰り返す必要があるリストがコピーして使える

  • Slackワークフローと連携できる

    • Slackワークフローフォームを送信したらSlackのリストにタスクを追加できる　（※現在はSlackワークフローフォーム送信後、backlogに連携してタスク管理してるためこれは今回試しませんでしたが便利そう！）

  • （弊社向けの共有：Slackアプリも使える）

    • 弊社開発GJ CarelyというSlackアプリもリストの中で問題なく使えました！

弊社では必須なGJCarelyアプリ

月次決算向けでやってよかった工夫

  • 共有範囲は後から入社する方を意識

    • チームに新しいメンバーが入ったとしても、チャンネル向けに共有しておけば過去のリストの内容が検索できるよう、リストは経理チーム限定のプライベートチャンネル向けに共有しました。

  • 複数名で使うならステータスの名称はわかりやすく

    • 誰がどのタイミングで変更するか。特に完了ステータスに変更する人を決めておいたほうが良さそうだったので、ステータス名称に追記しました。

      • 未処理：タスク追加直後、作業前

      • 担当者作業中：担当者が作業開始したらステータスを変更、確認者が確認中に修正を見つけたら確認者がステータスを変更

      • 確認中（確認者が確認中）：担当者が作業/修正完了したらステータスを変更

      • 確認完了（確認者が確認済み）：確認者が確認完了したら「確認者が」ステータスを変更　※担当者は確認完了ステータスに変更しない

担当者、確認者の部分を追記

  • タイトルに目標をいれる

    • 一番目に入りやすいタイトルに目標のメッセージを入れて盛り上げます！スクショ前に消してしまいましたが、「※5営業日締めなら最高😍」というメッセージを入れてチームに目標以上の達成を促すこともしていました。

色々遊べそう！

  • リストを常に表示させやすくする

    • サイドバーの表示設定でリストが表示されるように各自変更しました。

並び順は選べない

  • リストのウィンドウを開きっぱなしにする

    • アプリやブラウザからリストをウィンドウで開き、そのまま開きっぱなしにするとリストをすぐに確認できて便利です。


初めてSlackのリスト機能を使った経理チームの感想

  • やりとりを探さなくて済んだ

  • やりとりが多くなったとき通知をオフにして後で見に行くことができた

  • 進捗がわかりやすかった　等

最初は全員戸惑いながらでしたが、良い感想も複数聞けました。
「これ、やってみよっか！」にいつも前向きに付き合ってくれる寛容な経理チームのみなさんがいてこそ色々成立できています！
経理チーム全員に感謝しかないですmm


まとめ

iCARE経理チームでは、まだ数週間しか試せていませんが、
月次決算の内容別にコミュニケーションがまとまったことで、情報が格段に検索しやすくなり作業効率が上がりました。
また、いま誰ボールなのかリアルタイムに可視化されたことで、早めに対応せねば！の意識が各自に生まれ月次決算早期化にも貢献できた結果になりました！！
もちろん月次決算早期化には経理チームだけでなく、早めの申請やデータ提出等、iCARE全部署のみなさんのご協力にも大変感謝しております！！

今後はSlackリスト活用を他の業務にも広げるか等、タイミング見ながら考えられたらなと思います。
iCARE経理チームの活用例でなにか参考になることがありましたら幸いです！

Slackリスト機能は、より便利な使い方があると思うので、引き続き活用方法を磨き続けたく！！もっと便利な使い方をされている方、ぜひ教えて下さいー！！

iCAREは「働くひとの健康を世界中に創る」をパーパスとして、
「働くひと・組織・社会」が健康になる好循環の実現を目指しています。
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