PRD書く時間がない問題への対策を考える

これは、GO Inc. Advent Calendar 2023の2日目の記事です。

はじめに

GO株式会社でプロダクトマネージャー（PdM）として3年が経過した。年々、担当するプロダクトや案件の量・範囲が広がり、PRDを書くための時間確保が困難になってきていると感じる。このままではPdMなのに何もアウトプットしない状態になってしまう恐れがあり、何らか対策ができないか検討しようと思う。
※このnoteは私の悩みを書いているだけで、何かを解決した話ではない

どのような時間確保が理想なのか

時間確保の目的を以下と定義しておく。
安定的にPRD作成を進めること

その上で、理想的な時間確保が満たす条件は以下だと考える。

• 誰からも話しかけられないまとまった時間

  • 1時間半〜2時間程度

  • 声かけや、Slackのメンションが来ない

• 朝の早い時間

なぜ誰からも話しかけられないまとまった時間が必要なのか

安定的なPRD作成を行うために、それぞれ人によってやりやすい進め方はあると思うが、私の場合は、ある程度は外部とのやり取りをシャットアウトし、課題にだけ集中して向き合うまとまった時間確保が必要だと感じている。PRD作成というタスクは決まっている内容をドキュメントにする単なる作業ではない。解決すべき課題の定義、網羅的なユースケースの洗い出し、既存仕様の整理、課題を解決するための効率的な仕組みの検討と、既存機能との調和の確認、コストや制約の洗い出し、プロジェクトマネジメントの観点など多くの観点から成る検討を進めた上で、分かりやすいドキュメントに仕立て上げる必要がある。難しい話なんだから関係者と議論して決めた方が早いんじゃないかという考えもあるかもしれないが、それは必ずしも効率的だとは考えていない。十分な時間があったり、メンバーの稼動を確保できるなら悪くないが、とにかく案件を効率的に前に進めるためには誰かが先陣を切って課題の本質は何かの自問自答と、それに対する案の立案と消込の繰り返しを行った上で、方向性を決めてしまう方がいいと思っている（もちろん方向性について議論はするし、その際にボコボコにされてもいいと思っている）

なぜ朝の早い時間がいいのか

まず誰からも話しかけられない状態が作りやすい。組織にもよるかもしれないが、朝の早い時間であれば稼働の立ち上がりが人それぞれだったり、朝一の定例DSなどがあることでSlackのメンションが少ないと感じる。また仮にメンションされたとしてもレスポンスに時間がかかっても問題視され辛い時間帯でもある。
次に自身のコンディションがいい。体力的に疲れていないことと、日中帯にあったゴタゴタを引きずっていない（前日のを引きずっている可能性はあるが）からだ。

なぜ時間確保が難しいのか

会議が多い

PdMは関係するメンバーが非常に多く、多くの組織、メンバーとコミュニケーションしながら仕事を進めていく。企画・サービス検討や事業者コミュニケーション観点（Biz、渉外、CS、導入Tm）、開発推進観点（デザイナ、エンジニア、品管、PjM）。さらに案件の並行や、担当する事業やプロダクトの数が増えていくとコミュニケーションだけで無尽蔵に時間が必要となる。
別案件や別プロダクトに関する30分間の会議を隙間なく連続して入れられるようなこともあり、そのような場合は議論した内容の整理に課題が生じる。会議ごとに頭の切り替えを行う必要があり、その際に会話した内容も頭から一緒に消え去ってしまう。それを防ぐためには、別に時間をとって、その日の打ち合わせの振り返りをしたり、会議の時間の中で自分メモをとり内容を忘れないようにする必要がある。

Slackの時間が多い

私の場合だと、日中帯は会議とSlack返信だけで全て終わることが多い。やはり関係者が多いことと、PdM中心で進めるタスクが多いので、Slackでのやり取りもかなりの量発生する。しかも自分発信のタスクは会議なしで進めたいと思ってしまいがちなので、Slackにもそれなりに時間をかけて対応する必要が生じる。忙しい人は夜にまとめてSlackしてくるケースもあるので、Slackは平時後も油断ならない。

調査時間が多い

障害や問い合わせについて即解決できる万能さは持ち合わせておらず、解決・回答のために調査が発生する。システム障害であればエンジニアと協力して解決に臨むが、方針検討、やり取りは多く発生する。仕様確認についてはPdMで解決できるものはエンジニアに頼らずに解決を目指している。データ抽出も場合によっては必要である。

計画的に仕事が進まないことが多い

市場の障害発生時や、急ぎ解決しないと進められないような開発課題の発生、緊急度の高い事業者要望・問い合わせなど、PdMには計画外の仕事が差し込まれることが多い。この手のタスクは解決までにどれくらい時間がかかるか読めないくせに優先度は「なる早」と言われがちなためコントロールが非常に難しい。

（子どもが。。）

育児に積極参加されてる方々は子どもを迎えに行くだったり、ご飯やお風呂に寝かしつけと仕事以外にやらなければならないタスクが存在することになる。が、これは一生の内に今しかできないことだと考えて前向きに取り組むのがいいと思う。あえてやるとすると早く寝かしつけられるように帰宅からスムーズにお風呂・ご飯に繋げられるようにする何かしらの効率化なのだろうか。。

時間確保のためにできることは何か

※ 私自身もPRD書く時間がない問題に悩まされている状態で、明確な解決策は見つけられていない。このnoteでは解決策としてこのような方法があるのではないか？という検討の元ネタ程度に捉えていただけると嬉しい。

仕事を受けすぎない、断る

やるべきことに集中するためにはやることを減らすことが効果的だ。仕事の依頼を受けたところでどうせアウトプットする時間がなくて後でごめんなさいするくらいなら、最初からお断りした方が相手にとっても幸せだ。

そのPRDの優先度や作成期限はいつなのか考える

PRDなんてなんぼあってもいいものなので、依頼元からは容赦ないオーダーが降ってくることになるがPdMはそのオーダーと自身のタスクリストの中から何に今注力すべきなのか悩むことを余儀なくされる。全部言われたままやってたら全て遅延することになり会社にとって最悪な事態となる。PdMの中で何を優先すべきなのか判断し、優先すると決めたことをとにかく終わらせるという考えが重要だと考える。逆に優先しないと決めたことについては関係メンバーへ適切にコミュニケーションしておくことが求められる。

対面のコミュニケーションを活用する

GO株式会社のPdMはリモートとオフィス出社を社員が自ら選択することが可能であり、人によってはほぼほぼフルリモートという方も存在する。私の場合は週1~2回程度出社するケースが多い。
出社した際には仕事で関連するメンバーが出社していた場合は何らか会話することを意識している。会話する内容としては、本来会議やSlack等でいつかは確認・相談する必要がある内容だったり、現状のその方自身だったりその方の所属するチームの状況を聞いたり、直近のマイルストーンに向けた対応状況の意識合わせなど様々だ。会議だと30分かかったり、Slackだと非同期の往復でやり取りが1日かかったりするものでも対面のコミュニケーションだとサラッと5分程度で終わったりすることもある。
対面のコミュニケーションの方が1to1の状況を作りやすいので、相手のぶっちゃけた意見を聞き出しやすかったりするのも利点だ。

会議を減らす作戦 ~ 終わらせることに集中する ~

まず、会議が多いからって会議時間中に内職に勤しむのは絶対にやめた方がいい。集中して会議に取り組むことで早く終わらせることに注力すべきだ。そうしなければ、会議をしたにも関わらず時間内に議論しきれず、追加でもう1回会議をすることになってしまう。会議に集中して、時間内に会議の目的を達成することが重要だ。
会議の目的を達成するためにはアジェンダを事前に配るとか、目的を会議の頭で意識合わせするなど色々ノウハウはあると思うが、PdMとして会議に貢献するとすると情報の整理と共有を率先して行うことではないだろうか。率先してパワポやスプシにパターン整理しつつ、画面共有して参加者の意思統一を図るだったり、過去に検討した資料で関係しそうな部分だけさっと説明するなど腕の見せ所は多い。

会議を減らす作戦 ~ 必要と感じる会議だけ出る ~

これは賛否あるかもだが、私は、発言が必要な会や、出た方が後が効率的になると感じられる会には基本的に参加するが、この人にも一応話しておこう枠で呼ばれてるような会（決定事項を議事で確認で十分）だったり、特に発言することがないタイミングの定例会議は不参加のことが多い。ただ、これを徹底するとメンバーにとっての非効率につながる可能性があることから、発言することがない定例であっても何回かに1回は参加するように心掛けている。
事前に会議の参加／不参加の連絡を出しておくことも重要だと思う。不参加で回答した際に、会議オーナーが私が必要だと考えている場合は、日程調整の相談だったりにつながるためだ。

会議を減らす作戦 ~ 作業時間をカレンダーに入れる ~

これは結構やってる人が多い技だ。あらかじめ作業する時間帯であっても会議依頼に予定を突っ込んでおき、時間確保するというものだ。日中帯をブロックされまくると会議にお誘いすることが難しくなるため、あまり他の人の迷惑にならない程度でブロックするのがいいと思う。具体的には3日前時点で空いてる枠とする、午前中だけにする、週1日だけにする、ブロックするが打ち合わせ相談可能みたいな説明をつけるなど。ただこれはチームで意識合わせして同じようなやり方をすべきかもしれない。そうしないとブロックしてないPdMの会議負荷が高まるといった可能性があるからだ。

おわりに

PRD作成は難易度の高いタスクであり、十分なアウトプットのためには十分な時間確保が必要になると考える。私自身が時間確保に課題を感じており、本noteでは自身の思考の整理をしてみた。何らか改善に向けて今後も動いていきたい。

もしこんな方法や考え方があるよ！と教えてくださる方いらっしゃいましたらお気軽にご連絡いただけると泣いて喜びます！よろしくお願いします！

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