「メールやチャットなどのメッセージ対応にかける時間を削減する」｜残業ゼロを目指して7日目

2020/10/13（火）

3連休明けの出勤をしてきました。なんとこの3連休の間、一度もメールやチャットを見ませんでした。当たり前といえば当たり前ですが、残業グセがしっかりつ付いていた私は、定時外でも休日でもPCを自宅に持ち帰り、メールやチャットを確認していました。

想像していたとおり、3日間で溜まりに溜まったメールの数はすごかったです笑。面白かったので試しに数えてみました。（ちなみに、金曜日の退社時点ではチャットとメールの未読は0件だったと思います）

今朝未読だったチャットの数：650チャット（30グループ）

今朝未読だったメールの数：499メール（9ラベル）

なんとこの3日間で届いていたメッセージの数は合わせて1,000以上でした。笑…今気が付きましたが、これは異常ですね。ここにも仕事の能率が悪い理由がありそうです…

3日間で1,000以上のメッセージという異常な状態を改善することを、本日の改善といたしました。

メールやチャットなどのメッセージ対応にかける時間を削減する

この、1,000のメッセージについて、全てが重要なメッセージであるかというと決してそうではありません。メールについては、定期的に送られてくるメルマガのようなものもあれば、迷惑メールもありました。当社はチャットツールにChatWorkを採用しているのですが、いろいろな事業部に首をつっこんでいる私が入っているグループチャットの数は100を超えていました。昨日のお題の「スマホの通知をオフにする」と同じですが、「未読バッチ」も人間の行動心理的にはどうしても気になってしまうように出来ているのだと思います。過去を振り返ってみると、メッセージを確認することに多くの時間と集中力を取られていたと思います。

しかし、今日この未読のメッセージ数を数えてみて、大切な視点が抜けていたことに気が付きました。それは、「そもそも届くメッセージを減らすことや、このメッセージに対応をする時間の改善をしていなかった」ことです。よく考えれば、毎日１〜２時間、メッセージ対応の時間に充てていたと思います。

メッセージ対応にかかる時間の方程式

メッセージ対応にかかる時間は、以下のように分解できると思います。

メッセージ対応にかかる時間　＝　①確認するメッセージの総数　×　②1通あたりの確認時間　×　③返信等に必要なアクションの時間

この、①を減らし、②と③を早めることができれば、メッセージ対応にかかる時間を削減することが可能です。１つずつ対策をご紹介いたします。

①確認するメッセージの総数を減らす

何かの効率化を考えるとき、最も簡単で効果的なことは「やらないことを決めること」です。そもそも、届くメッセージが０件であれば、悩むことすらありません。０件は極端ですが、毎日のように届くメッセージの量自体の削減ができれば、かかっている時間も減らすことが可能です。

私の場合は以下のような改善ができました。

・不要なメールは受信拒否する。

たいていのメルマガには受信拒否ができるようになっています。気がついたら数十程度のメルマガを受信していました。（過去にツールの検討等で問い合わせをしていた企業からのメルマガ等、年々増えていたみたいです。）また、Gmailをお使いの場合は、↓のように登録解除設定が簡単にできるようになっています。

・急ぎでないメールは、フォルダ分けをして後で見るフォルダに

例えば、私の場合は情報収集のために取っていたGoogleアラートからの通知がメールに届くようになっていました。これだけで１日に１０〜２０件程度のメールが届く要因にもなっていました。確認工数を増やす原因となっていたため、改善することに。Googleアラート専用の受信フォルダ（ラベル）を用意することによって、急ぎのときは見ないような設定に変更。確実に急ぎではないメールで、受信拒否まではしたくないものについては、このように専用のフォルダ分けをして、未読があっても問題ない状態にしておくのも良いかもしれません。

・余計なグループチャットから退室する

チャットの場合は、グループチャットごとにやりとりが行われるため、メールに比べて確認の優先順位がつけやすいですね。自分宛てのチャットには特別な通知がつくため、自分宛てのチャットを優先的に開封することが可能です。チャットの良いところは、大人数での情報共有がしやすく、情報の属人化がしにくいところだと思います。その反面、とりあえず全部のグループチャットに入らされることも多くないでしょうか。私の場合、もともと財務的なポジションにいた関係で、会社内の全事業部の200近いグループチャットに入っていることも有り、膨大な数のチャットを確認していました。これを機に、もう良いかなというグループチャットからは退室いたしました。

②1通あたりの確認時間を早める

できるだけ受信するメッセージの総数を減らしたあとは、1件あたりの処理スピードを改善していきましょう。ここでは、このメッセージの内容について、アクションが必要かどうか、自分に有益な情報かどうかを確認していきます。

・同カテゴリのメールを続けて確認する。

Gmailの場合、ラベル分けをすることで、ある程度メールをカテゴライズすることが可能です。Outlookなどのメーラーの場合は受信フォルダ分けでやられている方も多いと思います。同じカテゴライズのメールであれば、内容が近しいため、比較的頭を使わずに判断をすることが可能です。Gmailの場合、ラベルごとに未読（label:unread）で検索できますので、それを順番に確認していくと効率が良いです。

・ショートカットを活用する。

Gmailユーザーの皆さん、「次のメール」を確認するときはどうやっていますか？

いちいち戻るボタンを押して、受信メール一覧に戻り、次の未読メールをクリックなんてしている方はいないと思います（もしいたら、めちゃくちゃ時間かかっていると思います）

おそらく、Gmailの右上にある、このボタンを押しているのではないでしょうか？

これで、次のメールを見ている人。これは、マウスのカーソルがずれて、クリックしているのに次のメールが見れず、イライラしたことはありませんか？私は、そうでした。そんな方に、良い方法があります。

Gmailにもショートカットがたくさんあるんです。

Gmailの設定の中に、「キーボードショートカット」というものがあります。おそらくデフォルトではOFFになっているのですが、これをONにします。

すると、受信メール一覧画面で「K」を押せば、新しいメールを確認できるのです。これならば、マウスカーソルが動いて、押したと思ったけど押せなかったことがありません。表示された最新のメールを秒で判断し、不要だと思えば、「K」を押し次のメール、秒で判断し「K」…という形でメールの確認が可能になります。（以下ショートカットの一部です）

・アクションはまだしない

上記のような確認をしていく際のポイントは、アクションが必要なメッセージがあっても、すぐにはアクションをしないことです。アクションはアクションであとに取っておきます。人は、仕事の種類の切替時に、エネルギーを使います。確認⇒アクション⇒次のメールの確認⇒アクション…としていると、作業の切り替え回数が多くなり、効率が悪いです。一通りのメールの確認を終え、アクションが必要なものに対して、アクションを行い続ける…という段取りのほうが、効率が良いです。アクションが必要なメールは、「返信用のラベル」をつけるか、手元のメモか付箋にメモしておきます。

③返信等に必要なアクションの時間を早める

すべてのメールの確認が終わったら、アクションが必要なメールやメッセージについて、ひたすらアクションをしていきます。ここでは、1通あたりのメッセージの作成に関する時間の短縮化を目指していきます。

・タイピングスピードを上げておく

タイピングスキルは、メッセージで仕事を行う現代人に必須スキルといえます。私のようなデスクワーカーは、1日中タイピングをしているのですが、文字を打つスピード＝発信できるアウトプットの量になりますので、非常に重要です。上げておいて損はないでしょう。

・ショートカットを活用する

GmailやChatWorkにも多くのショートカットがあります。これらを覚えておくことで、基本的にはクリックの数（キーボードからマウスやトラックパッドまで手を動かす数）の削減となり、チリツモですが時短いたします。

・定型文を登録しておく

お世話になっております。だったり、よろしくお願いいたします。等の定型文については、辞書登録しておくことをおすすめします。良く使う企業名や人名などの名詞で、一発で変換できない物があるときなども単語登録しておくことをおすすめします。その際のツールとして、Google日本語入力はおすすめです。例えば、「今日」と入力して変換すれば、「2020/10/13」のように表示されますし、郵便番号を入力して変換すれば住所も表示されるなど、便利な機能が盛り沢山です。Macのデフォルトの入力ツールよりも、確実に違和感なく入力できます。

まとめ

私は今の会社に入社して4年目になるのですが、4年間特にメールのメンテナンスというものをちゃんとしていませんでした。毎日毎日、届くメールに、律儀に対応してしまっていたと思います…私の場合は返信に対するスピード化という点では工夫できていたことも多かったのですが、そもそも「減らす」視点がすっかり抜けていました。このような、毎日の多くの時間を占めるルーチン業務の効率化ができれば、仕事の効率化への影響も大きそうです。

残業ゼロのヒントその7〜「メールやチャットなどのメッセージ対応にかける時間を削減する」