【採用管理システム】しくじらないツール選びのコツ
オウンドメディアリクルーティングの基幹システムになる採用管理システム。種類は多種多様あり2023年7月にカウントした時点で76種類。料金も永久無料から初期費用百万円+ランニング費用とピンキリです。その上、サイト設計や機能設定、求人票や応募データの保管などもあり、一度構築するとあとで作り変えるのが非常に負担が大きいため、ひょいひょい変更がしづらい代物でもあります。何をどう選べばいいのか、しくじらない選び方をご紹介します。
採用管理システムの定義（基本４機能について）
採用管理システムの機能は大きく以下の４つに分類される。この４機能（+分析）があるものが採用管理システム（略してATS）と呼ばれています。
求人情報管理
応募受付管理
選考進捗管理
内定管理
求人情報管理とは、求人票を作成し世に送り出す機能。求人原稿を自炊するオウンドメディアリクルーティングには無くてはならない機能です。情報発信の要である検索サービス、特に最大手Indeedと連携があるかどうかは大きな選考ポイントになります。Indeedエントリー連携パートナーかどうかは、紹介しているコーナーがあります（※）のでそちらをクリックしてブランドを確認するという方法もあります。（2024年1月現在45種類、このほかにシステムOEMでの提供サービス、Indeedエントリー連携をしていないがIndeedにクローリングされるサービスもあります）。Indeed連携はされないが、スタンバイ、求人ボックス、Googleしごと検索には連携するサービスもあり、事前に調べておく必要はあります。
https://jp.indeed.com/%E6%B1%82%E4%BA%BA%E5%BA%83%E5%91%8A/ats-jp-landing-page
応募受付管理は、応募者の一元管理を行う機能。求人媒体、人材紹介、リファラルなどの複数サービスを同時に使うアルバイト大量募集、中途採用を行う際には非常に重視すべき機能になります。
選考進捗管理は、選考プロセス管理、応募者対応の抜け漏れ防止（ワークフロー機能）を行う機能。中途採用、新卒採用には非常に重要。コンバージョン分析サポートツールが充実しているものもあります。（+分析）
内定管理は、合否判定・内定から入社までのフォローを行う機能。内定が早期化している新卒採用には非常に重要で、LINE連動しているかどうかが大きな選定ポイントになります。
採用ターゲットが変われば必要な機能も変わる
上記コメントでも記載しているように、アルバイト採用、中途採用、新卒採用、アルバイト／中途採用でも年間数人の募集しかしない中小企業と多数の採用を行う大手企業とでは重視する用途が異なります。単純に年間の利用料金や有名だからなどの理由で決めるのではなく、自社の採用ターゲットを考えてからサービスを選ぶことも重要です。
派遣会社は特殊機能にも注目
また派遣業界の場合は派遣専門の機能がついているサービスを選ぶ方が利便性が高かったりします。400以上の媒体連携や応募者自動追跡機能があるサービス（RPM）、依頼企業の案件ごとの進捗を管理する機能（ビズプラ）、求人サイトを作って集客から自炊する機能（ジョブメーカー）など、必要に応じて特殊機能を見極めることも重要です。
自社にとっての『いいATS』を決めるために考えておくこと
採用管理システムは種類が多いうえにすべてを網羅的に取り扱っている代理店が存在しないしないところがネック。比較検討サイト、複数サービスを紹介しているサイトも多数ありますが選び方がいまいちわからないという声も聴きます。何がポイントか？それは自社にとっての『いいATS』を決めるためのポイントを考えておくことが大切です。ポイントは以下の4つです。
まずは必要な理由。ここを外すと全く違うものを入手することになります。やりたいこと、このシステムを入れて楽になりたい事、解決したい課題は何か、ここも重要です。この機能があるかどうかは選定基準の大きな軸になります。そして見落としてはいけないのは使う人のリテラシー。ベンダーに丸投げするならよいですが、自社で運用する場合はここを重要視する必要があります。この4点を考えるだけでも絞れて、選び方をしくじるリスクが下がります。
最後に
しくじらない選び方は、ある意味、車を選ぶのに似ているかもしれません。
トヨタ？いやMAZDAだよ！とメーカーで選ぶ人、外車の方が国産よりいい！と運営管理費が高くてもそっちをとる人、安全性を重視する人、ディーラーメンテナンスを重視する人。夫婦で買い物に使うだけだから小型に乗る人、家族が多いからとでかい車に乗る人、キャンプ用に4WDにする人、エンジンにこだわる人、買ってからカスタム改造したい人、ただ走ればなんでもいい人、ほんとさまざま。営業がよかったからという理由で決める人もいます。
車に乗らない人は家電選びで考えてもいいかもしれません。
テレビや洗濯機や冷蔵庫を選ぶ際、ついわからなくなって「有名メーカーの高いやつ」を買ったが、結局使わない機能がたくさんあって意味なかったとか、便利だと思ったけど使いこなせなかった機能だらけとか、高い買い物をした割に費用的に満足感が得られないことはありませんか？
逆に機能は極小でも充分に「やりたいこと」をカバーしてくれるアイリスオオヤマみたいなサービスもあります。
そういう「目利きのポイント」を持っておくことは非常に重要です。最後にお伝えした4つのポイントを念頭にサービスの吟味をしてみてください。
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