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タイムマネジメント④ PDCAサイクルを回す No.692

今週はタイムマネジメントについて書いていますが、早くも4回目になりました。昨日までに、リスト化して優先順位をつけましょうという話でしたが、今日はその次に取り組む「PDCAサイクル」について書いていきます。

PDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)は、生産技術における品質管理などの継続的改善手法。Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の 4段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善する。PDCAサイクルは、主に日本で使われ[注 1]、Aのみが名詞のActionといわれる[1]。
出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』

上記の通りタイムマネジメントを行う際にも自分が行った行動に対して修正行動を起こすことが重要です。


行動リストに優先順位をつけて行動していくと気が付くのが、予定通り行動が進むときとそうでない時があります。

その原因は一つではありませんが、なぜできなかったのかを知ることはとても重要です。

例えば、いつも予定を立てるのですが、毎日仕事がやり切れず悶々とする日が続くことがあります。こういった場合も様々な原因が考えられます。

・仕事の時間の見積もりが甘い
・仕事中に集中を遮ることが起きる
・仕事に集中できず他の事をしている
・マルチタスクになっていて意識が分散している
・その仕事に向いていない


仕事の時間の見積もりが甘い
これは仕事の時間管理をしていない方に多いのですが、自分の仕事能力よりも短めの時間設定をする方が多くいらっしゃいます。会議資料は30分で出来ると思っていたら1時間かかったり、メールの処理に意外と時間がかかったりなどです。

普段自分がどれくらいの仕事を何時間でやっているかという数値化をすると時間管理がしやすくなるので、一度自分の仕事を時間で区切ってみると良いと思います。


仕事中に集中を遮ることが起きる
これは営業系の方や、部下の多い方にはよくある事だと思いますが、せっかく集中して仕事をしている時に電話が鳴ったり、質問をされてたりして集中が途切れることがあります。

これは企業によっても取り入れているところがありますが、集中タイムを設け、朝の10時から11時は電話担当者以外は電話に出ないなどの対応で防げます。

また、そういった集中する必要がある仕事は、早朝に取り組むなどタイムマネジメントを行うと解決できる問題です。


仕事に集中できず他の事をしている
これは、その方の性格や性分にもよりますが、浅いが長く集中する方や、深いが時間が短い方など色々なタイプがあります。自分のタイプを理解することから始まります。

集中するのにとても有効なのが、タイマーを利用する事です。100均でタイマーも売ってますが、おススメはアレクサやグーグルホームなどのスマートスピーカーです。

音声で反応してくれるので「10分タイマー」などというだけで設定してくれるので集中するには最適です。また、私も使っていますが、トキログなどの時間管理のアプリも有効です。


マルチタスクになっていて意識が分散している
人間の脳は基本的に一つのことしか集中できないようにできています。それを欲張って同時に2つの事をしようと思っても結果として集中できず時間がかかります。

優先順位を考え、重要な案件を済ませてから次の案件にかかるようにしていきましょう。


その仕事に向いていない
これもよくあるケースですが、そもそも向いていない仕事に取り組んでいると時間がかかります。

私も経理などの事務仕事に取り掛かる時はかなり億劫で、取り掛かっても時間がかかることが多くあります。

出来れば得意な方にお願いすると良いのですが、お願いできる方がほかにいないというケースもよくあります。そんな時は簡単に片付く仕事を2つくらい準備してそれに取り掛かり、勢いに乗って面倒な仕事に取り掛かるとスムーズに進みます。


上記のように時間の使い方がうまくいってない時にもいろいろな理由があります。その理由が明確になれば対処法も考えられます。

大切なのは自分の時間の使い方がどうだったかを振り返ることです。今日は何に何時間使うかを明確にしておき、一日終わった後でその通り時間が使えたかを確認する。

使えていなければその原因を究明し対応策を考え、修正行動を起こしていくというPDCAサイクルを回していきましょう。

より有効に時間が使えるようになるはずです。

今日の一言
タイムマネジメントにもPDCAサイクルを回す
成長するための実践行動
・自分の時間の使い方の記録を残す
・自分の時間の使い方を振り返る
・問題点を明確にする
・より良い使い方になるよう修正行動を起こす
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