「ZOOMミュート警察の前に」ほか

おそらく自己啓発本に載ってくるようなポジティブな内容ではなく、あくまでこれまで私を許容してくださった上司や同僚から教わった、受動的な目線で感銘を受けた考え方や言葉について発信する内容となります。

終わらない転職氷河期においては、結局のところスキルや実績が新天地を呼び込むきっかけたり得ますが、どうしようもなくなったときには他人から受けた考え方や言葉が自分を整理したり後押しするものだと思います。前置きとさせていただきます。（使用可能なものを検索して写真を使わせていただいております。）

ZOOMミュート警察の前に

リモートワークの推進・浸透によって加速度的に使用頻度が増えた会社は多いと思います。面接、社内会議、社外打ち合わせ、研修や引き継ぎ、友達や家族との会話に至るまで、声と顔を交わす手段に距離は障害ではなくなったと言っていいと思います。会議においては数人から数百人規模での対話が可能ですが、実際には数人の話し手が代表して発表なり発信をするもので、ほとんどの方は聞き手になり、①必要がなければ顔を出さず（ビデオの開始をしない機能）、②声も出しません（ミュート解除をしない機能）。そういう意味では研修に多用される印象もあります。ただ、慣れていなかったりして前述①②の設定を忘れると「ミュートして！」とうるさく言われてしまいます。出社してたりすると席まで来られたりして。ただ、私が言いたいのは、「ZOOM主催者側で参加者全員強制ミュートする機能」「ZOOM設定時点で参加者のミュートが初期設定される機能」があるため、そもそも主催者側のケアが足りないのだと念頭に置いていただき、もし忘れている人が居ても、優しく指摘してあげてください。

自分が楽になるようなエクセル活用（業務改善）を勝手に行っていい

ひとりで担当していたものを複数人で担当するだとか、手順を入れ替えるであるとか、仕事の根本的な構造を変えてしまうような業務改善は、自分の所属するチームや部署内での相談が必須ですが、自分の仕事の範囲でエクセル活用はどんどん行うべきです。周囲の人間が知らない間に実績を積むことができ、結果的にノルマとされている業務改善とすることができたり、評価に繋がり、何よりも自分が楽になります。周囲の人間に教えたくなければ教えなくていいのです。私の会社の例を挙げると、お客さまから提出された何十行もレコードのある報告書における、お客さまに指示した数字修正や文言修正が（報告書①）、指示通りに修正されて戻ってきたかどうかを（報告書②）、多くの方が用紙に出力したものを1時間以上かけて目検して差異を見つけるようなストレスに溢れた仕事をしていました。そこで私がしたことはエクセルのまま、前述「報告書①」と「報告書②」を別々のエクセルシートに貼るだけで、そのまた隣のエクセルシートで差異が見つかるよう関数を作りました。一見すれば直感的に分かるように、差異があれば該当する箇所を赤く表示する条件付き書式を組み込みました。エクセルの参考書を見ればおそらく数ページ目に記載されているような単純な機能ですが、周囲の人間が1時間以上かけてやっと見つけるものを私・・・と言うかエクセルが1分も要さずに見つけます。

完璧に整備された事務マニュアルは少ない

大手企業であるかどうかに関わらず、「日々の業務に手いっぱい」で「業務の引継ぎは口頭」「マニュアルの整備なんて三の次」ということは多いです。だとしたら私がやることは、「粗を見つける」「仕事の順番を入れ替えられるか検討する」「事実に即していない部分を精査する」「使用者の声を聞く」等です。それを全て纏め上げた上で上程し改修します。結果的に私の評価は鰻登りです。簡単な例では、ダブルチェック者（以下、D者）の点検項目がファーストチェック者（以下、F者）の点検項目に無かったため、私はF者にも確認させるようにしました。マニュアル通りにD者にのみ点検させる方々の場合はD者の仕事が滞留してしまいやすく、F者とD者間が確認するやり取りに相当な時間をかけていました。私はD者が初めて気づいてしまうようなことに、後になって指摘されたF者が混乱してしまうくらいなら、最初からF者とD者の認識が限りなく近い方が、必要以上の会話は発生せず仕事が上手く回ると考えました。完璧でないことは転じて、完璧に近づける伸びしろがあると考えられるため、事実に即した形に作り替えたり修正することは業務改善足りうると思っています。良くない考え方かも知れませんが、整備が出来ていないマニュアルは鵜吞みにせず、自分の評価材料だと考えるようにしています。

さいごに

ZOOMにしてもマニュアルやエクセルにしても、仕事においての事実と理想がどれくらい近く整備されているかが重要だと思います。マニュアル通りにやっていないことを言い訳にする時間があれば、いずれにしても誰かがやるのであれば、整備することは早い方がいいはずです。いわゆるこれは私が好きな「正論パンチ」に繋がるもので、こういう人間が一定数居るはずです。あなたがそういう人間でないなら、場合によっては逆にこういう人間を上手く乗せてくれると、私たちは勝手にいい方向に進めます。ご承知おきください。