中小企業が効率化の末にたどり着いた一つのゴール　03

私がやった社内の断捨離　＃1

勤怠管理システムの更新

社員の勤怠管理にはタイムレコーダーを使用していました。従業員が出社時にカードをかざす事で出退勤の時刻を記録する小さな機械です。現在でも試用しているところは多いと思います。 メーカーはAmano製で勤怠管理と給与計算のソフトがセットになったものでした。父の時代に導入されたものでかなり古く、更新の必要も出てきた時期でした。

更新にあたってはAmanoから見積もりを取得したのですが、対して変わり映えしないシステムにかなりの金額が必要となるものでした。 このシステムで行っていた作業は以下のようなものでした。

• タイムレコーダーからのデータの読み出し

• 読み出したデータの実際の勤怠との差異の確認、修正

• 給与計算ソフトでの勤怠データ読み込み

• 給与計算

• 給与明細の印刷、封筒入れ

一連の作業は10名程度の従業員数分を行うだけでも半日以上かかっていました。
当然ですが毎月行う必要がありましたし、年に2回程度の賞与時も作業が必要になります。

一つの問題はローカルにあるタイムレコーダーと古いノートPCに全てのデータが保存されていることでした。壊れればデータは全て消失しますし、ノートPCは何年かに一度買い替えが必要です。システムの再インストールは、Amanoに依頼しなければならない煩雑なものでした。

また給与計算は法令に則した計算が必要です。法令が改正されるたびにアップデータをインストールする必要があり、うっかり更新を忘れると給与計算を再度やり直さねばならない羽目になりました。

こうした一連のことは私にとってひどくストレスに感じていました。

他のサービスを調べてみた結果、クラウドサービスで解決できそうなことがわかりました。Amanoでもそうしたサービスはありましたが、大企業向けのものでした。 最終的には人事労務freeeを導入しました。クラウド型の勤怠管理＋給与計算サービスです。

freee人事労務 - 労務の「人的なミス」をゼロへ

結果として

• システムの更新、法改正対応は自動（メンテフリー）

• 税理士とデータの共有が可能になった

• データの保存は意識しないで良い（バックアップ）

• 場所を問わずにアクセスできる（出社不要）

• 給与明細の印刷と配布の手間が不要（ペーパーレス）
  （社員はPCもしくはスマホで給与明細を確認します）

• 会社に行かずに出退勤時刻が入力できる（出社不要）
  （PCもしくはスマホの出退勤ボタンで時刻とGPSが記録）

私の毎月の勤怠管理と給与計算にかかっていた時間は大幅に削減されました。

これでタイムレコーダーと勤怠管理ソフト用のPCが会社からなくなりました。