本当にやりたいことをやるために。NPO業務ハック勉強会

11/1、先週の金曜日業務ハック勉強会vol2を北海道で実施してきました！
告知文はこちら。

第１回の時とは少し趣旨を変えて、今回は現地の課題を事前にヒアリングし、前日にシステム導入をしてくるということを行いました。
結果としては導入までは行きつけなかったのですが、その内容が当日の勉強会で大活躍でした。

システム導入は、色々なリソースを使う

認定NPO法人Kacotamの代表である髙橋さまと事前に話していたのは、
「会計Freee」を導入したいという話でした。
そのため、当日まで導入できればなと思っておりました。

が…そんなに甘くなかったです。
結果としては、導入はできず、当日はパネルディスカッションのみということになりました。

図）パネルディスカッションのテーマ

Kacotam様は常勤職員2名の認定NPO法人。非常勤職員はいるとしても、経理面だけに力を注いでいるわけにはいきません。
経営者として、サービス企画や、サービスの提供、資金繰りなども考える必要がある中、会計Freeeのことだけ考えるのは難しいのが実情でした。

また、管理部門に関わるシステムは誰かが提案して勝手に入れれば良いというものではありません。導入する法人全体の運用に関わるため、要件整理や設計に工数を使います。
お金の面も課題として出てきましたが、気持ち的にも余裕がないとなかなか導入まで行きつかないのが実態でした。

Kacotam様は過去にKintoneを使っていましたが、独自アプリの方が良いということで社内システムを独自開発して運用しています。しかも相当クオリティが高い…
運用負荷をそこにかけるという判断をしてまで実現したいことあるのと同じようなことをFreeeにも求めている気がしました。
いまのExcel管理は確かに不都合はあるかもしれませんが、Freeeを使って実現したいのは業務工数の改善だけではないのかもしれません。
見えている課題の深層にある課題を引き出して、改善してこその業務ハックだろうなと思いました。

一度断念したSalesforce導入

次は認定NPO法人アルテピアッツァびばい様。
アルテピアッツァ美唄という美術館を運営するNPO法人です。

行きの道できれいな虹を見ながら到着した美術館。
天気も良くとても美しい風景がそこにはありました。

アルテピアッツァびばい様は、去年一度Salesforce導入を検討し、契約までしたがそこで止まっていました。
そこで、せっかくの機会なので再度導入し、業務ハックしよう！というワークショップを行いました。

1週間前にWeb会議で話を聞き、4時間くらいでデモ環境を構築し、もう4時間くらいで提案資料を作成し、現地に向かいました。（このスピード感でデモ環境を構築できるのもSalesforce Developer環境のすばらしさだと思います）

ワークショップと言いながらただの提案と今後の話をする場になってしまったのですが、なぜかというと…DRMのパッケージが入っていたためです…本当はその場で構築し、Excelデータインポートまでしたかったのに…
※日本Salesforce契約時に非営利が選択できるDRMパッケージ。しばらく米国の更新が反映されていないため現状使うのは困難なもの。更新のうわさはあるが果たして…

機能はシンプルに、会員・寄付者管理および、入金の管理を行うためだけを想定しました。

このようなデータ構造と、それぞれに入る情報を想定して環境構築し、100件程度のデモデータを入れて紹介しました。

使い方のイメージが出来たことはもちろんのこと、
「メディア関係者の管理や通知が出来ないか？」というアイディアがその場で出てきたりと導入のモチベーションが上がっているのを肌で感じました。

プリセールスではないですが、こういう提案や環境があることでアイディアが発散するので、触れるたたき台の重要性を改めて感じました。

DRMパッケージのこともあるので、Salesforceは再契約し、設定を私の方で行った後、現地のSalesforceに詳しい方に引き渡すという話まで行いその場は終えました。

この話を勉強会当日共有したところ、「○○はできないか？」みたいなアイディアが各法人から飛び交っていました。どれもSalesforceの標準機能で解決できそうな内容が多かったです。
2～3日支援して、現地でフォローできる環境を整えれば業務ハック出来そうです。
ただ、現状では現地でフォローできる環境にも限界はあるし、お金もどこまで手配できるのかなど課題はあるので、実際にやるのは簡単ではないと思います。（こういう基金、助成金があるよ！などの情報が共有されていたので解決の糸口はありそう…）

本当にやりたいことをやるために

さて、勉強会で以下のような感想をいただきました。（口頭なので、一部加筆修正しています）

これから起こりうる苦労がイメージできた
横のつながりが出来た
やらなきゃなぁ…
管理業務を改善することで、本業に力を入れる時間を増やせる
ひとりで悩んでいたことを解決できそうな感じがした
テクノロジーに対しての理解が足りなかったり、そもそも知らないから共有する機会を作っていきたい
自分たちに何が足りないか、課題が明確になった

この中で、本業に力を入れる時間を増やせるというのは私個人としてもかなり意識していることです。当日2～3名から同様の感想が述べられました。
業務ハックをすることで、NPO法人が本当にやりたいこと、「社会課題解決に向き合う」リソースを増やすことが出来ると思います。

少しでもより良い社会を実現できるようにこれからもNPO業務ハック勉強会は続けていきたいと思うので引き続きご協力・応援お願いいたします。