やめてほしい！ビジネスチャットの使い方

業務のコミュニケーションツールとして、GoogleチャットやMicrosoftのTEAMS、Slackなどなど、今ではすっかり浸透しているが、使う上でのコミュニケーションマナーについては未だあまり『使い方のエチケット指針』のようなものが無いように思う。

私はチャットが苦手だ。
メールだけでも毎日膨大な量の連絡が来る上に、バックオフィスだと、個人アドレス以外に組織メールのメールボックスもあってそちらも逐次チェックしなければいけないパターンもある。
もちろん従来のように電話もある。
これにチャットが加わると、その頻度が多いほどマルチタスクになって、様々な連絡に押しつぶされてしまうのだ。

チャットは簡単に即答できるレベルの短文や、電話や会議設定するための空き時間確認など、「メインコミュニケーションの前振り」くらいの利用に留めるべきだと思っている。

今回は、私が仕事をしていく中で困ったチャット、つまりは悪い例を挙げていく。

１．「〇〇さん、お疲れ様です」だけチャットしてくる。

まずはこれ。ただ挨拶してくるだけ。

相手が「××さん、お疲れ様です、どうしましたか？」と言ってくれるのをじっと待ち、返事が来たら会話スタートしようとしている。

まずは「お疲れ様です」と言い合うことが礼儀だと勘違いしている残念な人。そのワンクッションにかける手間が勿体ない。

加えて受けてとしては要件が謎なだけに、一体何を言われるのか、どのくらいの会話ボリュームになるのか読めず、かえって返信ハードルが上がって返しづらくなる。

何より、要件を言わないコンタクトに、「こいつ何がしたいんだ」と思うし、返事をじーっと待たれている感じが、監視されているようで気持ち悪い。

これは本当にやめよう運動を起こしたいくらい苦手な行為だ。

因みに筆者は、「相手が要件を打ってくるまで、意地でも無視してやる」と思ってずっと返さなかったことがあった。
そのまま何も続きが来ることがなく、日が終わった（笑）。

２．長い話をチャットでしてくる。

経緯の長い込み入った話や、回答も簡単にはすまないような話を、チャットでピコピコ聞いてくる。

そうなると長時間チャットの会話にとらわれて、ものすごい時間ロスする。

内容に応じた連絡手段のチョイスがイケてない、残念な人。

３．チャットなら即レスが来ると信じている。

あなたより先に受けている他のメール連絡もあるのに、チャットなら割り込めると思っている人が時々いる。
その傲慢さはどこからくるのだろう。

急ぎの要件＝チャット　と思っている人は少なくないかもしれないが、一旦考えてほしい。

急ぎの要件＝イレギュラー＝何か特殊な経緯がある　ものが大抵だ。
そういったものは承認権限者であったり複数名の関係者へ情報共有が必要だったり、履歴保持する必要もある。
個人チャットで完結できるような話ではないのだ。
一通りチャットで話を聞いた後に「それメールで送ってください」と二度手間になるパターンも多い。
最初にメールで件名に【URGENT】なりの文言を入れて送ってくれるだけでいいのに。

４．相手のステータスを無視してチャットしてくる。

チャットツールでは、連絡可能／応答不可／オフラインなどのステータスを設定できる。
現職で使っているMicrosotf TEAMSでは、連絡可能なら緑の丸が、応答不可では赤い丸が、名前アイコンのところにつくので、チャットする相手を選択した段階で、今連絡つくかどうかが一目でわかる。

また、ミーティング等入っているときは、その人のスケジュールと連動して自動的に応答不可の赤丸がつく。

にも拘わらず、応答不可の赤丸マークが出ている人に「今大丈夫ですか」とかチャットしてくる人がいる。

大丈夫じゃねーわ、と思いつつ、こういうチャットされると意識がそちらに気になってしまうので、参加中の会議とかセミナーとかの集中力が削がれてしまってとても迷惑だ。

取り込み中だったので無視していたら、「〇〇さん」「〇〇さん」と私の名前だけ繰り返しチャットで呼びかけられたことがあった。

「今、会議中なのでダメです」とこっそり返したが、なぜ自分が周囲にばれないように気を使ってこんな返信打たねばならないのか。
こういう身勝手な人、ストレス。

「～の件でお話したいので、手が空いたら教えて下さい」と言ってほしい。

５．定時後、オフラインになっているのにチャット

この場合、向こうも即レスは期待していないのだろうけれど、「あわよくば返信くれないかな」的なものを感じる。

定時後チャットの通知に気づいてしまったとき、内容を見ようが見まいが、せっかく仕事を終えてオフモードに切り替えた頭が、また仕事の方に引き戻されてしまうので、控えて頂きたい。

私はこういったことで不眠になってしまうことが結構あり、業務終了後は会社携帯をお休みモードにしたり電源を切って極力見ないようにしていたが、それでも翌朝にやたらチャットが溜まっていると、朝からウンザリしてしまうことが多かった。

定時後はメールを入れておくにとどめるか、チャットが良いなら翌朝にしてほしい。

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以上、経験談から思うところを挙げてみたが、いかがだっただろうか。

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