会議を短くする6つのメソッド

「時間がない」

その原因は色々あると思いますが、その中でも大きい問題なのが「会議」でしょう。会議中は途中で離れることができないので、どれだけ長くてもずっとそこにいなければなりません。やらなければいけない仕事があるのにどんどん時間が過ぎていくことありませんか？

しかも長い時間会議をしたのに何も良い案が出なかったなんてことも良くあります。つまり会議がいかにうまく行えるかが、生産性に直結しているといっても過言ではありません。

そこで、今回は会議を生産性のあるものに変えるテクニックを紹介しましょう。今回紹介するのは、簡単にできるものばかりです。

タイマーセット

時間を可視化しましょう。人と話していると時間が過ぎるのが遅く感じてしまうので、タイマーによってそれを防ぎます。その雑談は本当に周りの関係ない人の時間を奪ってやるべきものなのかを考えさせる材料になります。

少人数

少ない人数でやることで、活発な会議になります。会議はOutputの場なので、聞くだけの人は呼ばずに資料だけ送付してあげましょう。人数が少ないことで、発言しやすくなるという効果もあります。

明確な課題

明確な課題を掲げましょう。ゴールがあることで、会議をスピーディに終わらせることができます。さらにそれが明確であれば、脇道にそれたことがわかるので、修正も簡単です。

具体的な問題から

具体的な問題を用意します。抽象的な話から入ると、個人の思い浮かべていることがそれぞれ違うせいで、考えをすり合わせることから始めなければなりません。誤解や無駄な論争を生まないためにも、具体的な課題で共通の認識を持った状態からスタートしましょう。

現場で行う

問題が起きた時は現場で会議をしましょう。スライドで現場写真や実物を表示しても良いです。推測でしゃべることがなければ、いつもの会議もすぐに終わります。

解決策を出し、実行義務を負わせる

そもそも会議の目的は、問題に対し解決策を考えることです。終わるときは必ず実行義務を負わせましょう。何も実行せずに次の会議を始めるなんて愚の骨頂です。行動のための会議ととらえましょう。報告は別の方法で。

今回は会議の生産性を上げる方法を紹介しました。基本は会議は少なければ少ないほうが良いです。会議は意思決定のために、異なる分野または普段関わらない上司の意見を聞く場です。例えば、報告や簡単な相談などであれば一対一で話したり文章で伝えるほうが早いものです。会議は参加者全員の時間を奪うので、慎重に開催しましょう。

参考：小さなチーム・大きな仕事　ジェイソン・フリード