デザイナーの時間を作るタスク管理術
こんにちは、ひさしです。
今月も忙しい中読んでいただきありがとうございます。
「デザイナーの時間が増えるタスク管理術」について解説していきます。
最近、自分の時間取れていますか？
毎月、
「今月は忙しいから、、」
「今月を乗り越えれば、、」
と言っていないですか？
僕は先月まで毎月言っていました。
はっきり言います。
そのままでは一生仕事に追われて死にます。
あなたにも人生の中でやりたいことや大きな目標があるはず。
「デザインでもっと稼ぎたい。」
「趣味の時間を増やしたい。」
「家族との時間を増やしたい。」
とは思ってはいるものの
「今月は時間がない。」
「今は忙しい。」
となってしまうんですよね。
僕もそうだったのでめちゃくちゃわかります。
納期に追われていては最高のパフォーマンスを発揮できないので、
クライアントにとってもよくありません。
忙しくて時間がないと、
あなたにも相手にも良くないわけです。
そして僕は気づいてしまいました。
いつも僕たちが忙しいのには理由があるのだと。
だって、大半の人が毎月毎月忙しいっておかしいですよね？笑
僕は危機感を感じて、タイムマネジメントやタスク管理についての本や動画をインプットしまくりました。本は10冊以上読んでるし、動画も20本以上見ました。
「このままだと忙しいまま人生が終わる！」
と思って必死に調べました笑
で、
・時間を生み出すタスク管理術
・僕たちの時間が奪われる、社会のメカニズム
・時間を失わないインターネットの正しい使い方
など色々なことがわかりました。
ただ全部は紹介しきれないので、
今回は「タスク管理」に焦点を当てて解説していきます。
僕たちが毎月忙しいのは、タスク管理ができていないからです。
あなたの能力が低いからではありません。
僕はタスク管理を上手くできるようになってから、
低く見積もっても1日あたり4時間くらい生産的な時間が増えました。
月に換算したら120時間です。
1年で1440時間の時間が増えてます。
前までの僕は、
「仕事で忙しくてnoteを書く時間なんてない、、」
と言って1年間更新できていませんでした。
最近は毎週1記事投稿できています。
「時間ってこんなにあったんだ！」と、今さらびっくりしてます笑
自分なりのタスク管理をしている人は多いですが、間違ったタスク管理のせいで時間を失っている人をたくさん見てきました。
タスク管理を取り入れれば、
他人の時間を減らし、自分の時間を増やすことができます。
・・・
スケジュール思考・マストワン思考・ダンドリ思考
僕は多忙なディレクター経験をとおして、効率化に効率化をかさねました。
本も動画も、できる限りの量をインプットしたと思います。
タスク管理というと色々あるんですが、
僕が「これは効果がでかい」と思うタスク管理術を3つ紹介します。
①スケジュール思考
②マストワン思考
③ダンドリ思考
この3つの考え方です。
最低限これができれば、
優秀なデザイナーとして認知されるようになるはずです。
具体例も交えて解説していきます。
・・・
タスク管理術①：スケジュール思考
スケジュール思考とはつまり、
「すべてのタスクにスケジュールを沿えろ」
ということです。
人間は忘れる生き物なので、
大事なタスクでもメモしないとかんたんに忘れます。
また人間は時間感覚があいまいなので、
タスクの日時を決定しないと無理がある時間設定になってしまうのです。
「タスクにスケジュールを添えるのは面倒くさい…」
と思うかもしれませんが、
タスクをやり忘れて謝る方が面倒くさいです。笑
大丈夫です。
タスクとスケジュールを簡単に管理する方法があります。
「Googleカレンダー」を使ったタスク管理法です。
僕はこの、孫社長の元秘書である三木さんが書いた時間術の本を読んで、Googleカレンダーを使い始めました。
【Googleカレンダーの使い方】
タスクが生まれたら
その場で必ずスケジュールも合わせてブロック（確定）します。↓
そして期日がある場合は必ずバッファ（猶予期間）もつけます。
たとえば、
1/10が納期の案件なら、
2日間バッファを取って、
1/8には完成させるスケジュールで進めます。
バッファを取ることでイレギュラーにも対応できるようになります。
未来の時間をその場でブロック（確定）することで、
無理のある受注ができなくなっていくのがポイントです。
「スケジュール的にきびしい」という、明確に仕事を断る理由ができるのもかなり嬉しいポイント。（スケジュールがきびしい仕事は、自分も相手も苦しめるので。）
GoogleカレンダーはGoogleToDoリストとも連携されているので、
ちいさなタスクをポンポン入れられて重宝します。
あとは他人とカレンダーを共有できたり日ごと月ごとに確認できたりと、
Googleカレンダーは奥が深いです。
「スケジュール思考」をまとめると、
・タスクと合わせて時間もブロックする
・バッファを必ず設けて余裕をもたせる
という感じ。
スケジュール思考ができれば、
タスクのやり忘れがなくなり、自分の時間を確保できるようになります。
・・・
タスク管理術②：マストワン思考
「小さなタスクに追われていたら、
やりたいタスクができずに1日が終わった」
なんて経験をしたことはありませんか？
そういう日に限って「今日って何したっけ？」となります。
何も生産してないのに疲労感はあるみたいな、、笑
タスクを食い散らかすような仕事の仕方はマルチタスクなので、
生産性がかなり低いです。
人間の脳はシングルタスクをするようにできているので、
マルチタスクをすると脳への負荷がえぐいわけです。
（マルチタスクは神経学的に無理だと証明されているらしい。）
ここで役立つのが「マストワン思考」！
サイバーエージェントで採用されている考え方らしく、
サイバーエージェント人事部長 曽山さんのYouTubeをみて知りました。
ひとことで言えば、
「やらなければいけない一つのタスクを考える」
ということ。
あたりまえのように聞こえるかもしれませんが、
僕はこの思考のおかげで生産性が大幅に上がりました。
想像してみてください。
やらなければいけないタスクが10個あります。
10個のタスク中、
どれから手をつけていいか迷っているAさん。
10個のタスク中、
ひとつのタスクに絞ってすぐ仕事に取りかかるBさん。
AさんとBさん、
どっちが強いでしょうか？
Bさんですよね。
マストワン思考の実践方法ですが、
【マストワン思考の実践方法】
「夜に次の日のタスクを書き出して、
最重要のタスクを決める。」
これで終わりです。
よく、タスクを書き出してすべてのタスクに優先順位をつける人がいますが、マストワンだけ決めるのがポイントです。
「このタスクは7番目で、このタスクは8番目で、、」
みたいに優先順位を決めていると時間がかかりますし、後で優先度が変わることも多いのでムダな時間になってしまいます。
では重要度の考え方はどのようにしたら良いのでしょう？
有名な「重要度×緊急度」のマトリクスが有効です。
追加で、他人が関わっているタスクかどうかも考えるとさらに良いでしょう。
必須の項目しかできていない人はタスクを見直しましょう。
このように「重要度×緊急度」のマトリクスを使って最も重要なタスク（マストワン）を決めた後は、タスクを消化する順番を決めます。
タスク消化の順番は、
1番目：他人のタスク
2番目：マストワンのタスク
3番目：その他のタスク
という順でやっていくのがおすすめです。
他人のタスクとは他人が関わっているタスクのことです。
他人のタスクが1番に入っている理由は、
1時間遅れると自分と相手で、2時間分のロスが生まれてしまうからです。（人が関わっている数が多いほど、大事なタスクになってきます。）
他人のタスクを終えたらその日のマストワンに取りかかりましょう。
他のタスクに目移りしないのがコツです。
（人間は目新しいものに飛びつく習性があるので、マルチタスクになりやすいそうです。）
マストワン思考でタスクを消化していくことで、
1日に必ずひとつのタスクを達成できます。
それが日々積み上がっていくことで、
月単位・年単位で見たときに圧倒的な成果となって出てきます。
マストワン思考の人は日々小さくても1つのことを達成します。
それを繰り返すのです。
変に器用だとマルチタスクでもギリギリこなせてしまうのですが、
大きな成果は見込めません。
マルチタスクで上手くいっている人ほど、
シングルタスクを取り入れた時のインパクトが強いのかもしれません。
マストワン思考、実践していきましょう！
・・・
タスク管理術③：ダンドリ思考
次は「ダンドリ思考」です。
ダンドリ思考とはつまり、
「段取りを書き出して、見直そう」
ということ。
あなたは仕事を始める前に、
段取りを書き出して見直ししていますか？
「そんな面倒なことはやっていない」
というそこのあなた！
ダンドリ思考を取り入れるだけで今日から生産性が上がります。
段取りを書き出すことで仕事がこま切れのタスクになり、
ひとつのタスクが軽いものになります。
タスクのハードルが下がるので、
仕事に取りかかりやすくなるんです。
さらに、書き出した段取りを見直すことで
より良い進め方が見えてきます。
段取りを見直すと、
「このタスクは先にやった方が良いな。」
「これをやる前に〇〇さんに確認を取ろう。」
「よく考えるとやる必要がないな。」
など、そのまま作業に取りかかっていたら気づかないようなことに気づけるようになります。
タスクを書き出すだけなんですが、
「大幅に仕事の生産性が上がった！！」
ということを実感できるでしょう。
段取りを書き出すことはビジネス用語で「タスクブレイクダウン」と言います。さらに詳しく知りたい方はぜひ調べてみてください。
・・・
【おまけ】その他おすすめのタスク管理術
そのほかに僕が意識しているタスク管理術を列挙します。
気になるものだけ見てみてください！↓↓↓
■ 10分以内のタスクはその場でやる
10分以内のタスクはその場でやりましょう。
なぜなら10分以内のタスクは放っておくと面倒なタスクに変わったり、自分の中でのハードルがどんどん高くなってしまうからです。結果、10分以内のタスクがいくつも溜まって納期ギリギリになり苦労することになります。
■ 今日来た仕事は明日やる
いつも仕事がパツパツな人は、今日来た仕事を今日やろうとしてしまう傾向があります。明日明後日の仕事量を減らすために今日済ませよう、という考えだと思うのですが仕事が途切れることはないので明日余裕になった分さらに仕事が舞い込んでくるだけです。決めた仕事量を超えないように仕事をしましょう。
■ 仕事はなるべく断る
仕事は断るべきです。怠けているわけではなくて、仕事の優先順位を考えて断るべきということ。なんでも仕事を受けてしまう人で、優秀なビジネスパーソンはいません。
「今あるこのタスクと、そのタスクどちらが重要ですか？」と聞くことでトレードオフで断ることができます。長期的にみることで本当に大事なタスクが見えてきます。
■ 悩む時間は最長20分
漢字テストでいくら悩んでも答えがわからないように、わからないことはいくら悩んでも意味がありません。なので悩むのは最長20分と自分ルールを設けることで、仕事の生産性が何倍にもなります。「無能だと思われたくない」という思考から聞けずにいる人が多いですが、何も聞けずに仕事が進まない方が無能判定されるのですぐに聞いた方が良いでしょう。
■ 完璧主義を排除する
クリエイターにとって「完璧主義」は一番の敵です。完璧主義がもたらすデメリットは数えるとキリがありません。完璧主義って論理的じゃないんですよね。自分の「この程度かと思われたくない」という感情が邪魔して他人に不完全なものを共有できないわけです。僕は「開始1時間で必ず共有しよう」と決めて取りかかることで無理やり完璧主義を排除してます。
■ 人を頼る
クリエイターは人に頼らないがちです。僕もそうでした。なぜかというと、「自分でもできるのに頼むのはなんか申し訳ない」と思ってしまうからです。しかし、それでは今後スケールしません。自分だけでできることには限界があるのです。人は頼られると嬉しいですし、その人にとっても成長のチャンスとなるので積極的に人を頼っていくことが大事だと思っています。
■ 睡眠をとる
人によってはいちばんインパクトの大きいタスク管理術かもしれません。睡眠をとると全パフォーマンスが向上するので、いつも睡眠不足の人は人生損していると僕は思っています。1週間だけ十分な睡眠時間をとって、いつもの生産性と比べてみるのが一番早いでしょう。マジで違います。
■ 通知を切る
これは声を大にして言いたいです。通知を切りましょう！
スマホもPCもおやすみモードにするんです。僕は24時間おやすみモードですが、本当にストレスフリーです。時々おやすみモードを切ったときに実感します。「通知ってこんなに人の意識を掻き乱すのか、、！」と。みなさん慣れてるから気づかないと思いますが、スマホの通知はかなり人間の気を紛らわします。仕事中に通知がなったら集中力が切れるのも当然でしょう。
試しに1日おやすみモードで過ごしてみてください。
■ 5分間ダッシュでやってみる
「大事な仕事になかなか取りかかれない」なんてことあるんじゃないでしょうか。ハードルが高い気がして後回しになってしまうやつ。僕もよくありますがおすすめの方法は5分間ダッシュでやってみることです。5分だけやってみることで何か気づきがあるかもしれませんし、0が1になるだけでもかなりの進歩です。「やってみたら意外と楽だった」なんてこともよくあるので、5分ダッシュ法はぜひ取り入れてみて欲しいです。
・・・
自分の時間を生きるために
タスク管理をすることで、
自分の時間を生きることができます。
「いつか海外旅行に行きたい。」
「楽器をひけるようになりたい。」
「情報発信をしてみたい。」
と言っていたら何十年も経ってしまった。
こんな恐ろしいことが起きないように、
自分で時間をマネジメントしていく姿勢が大事なのです。
この世はあなたの時間を奪うようにできています。
SNS、会社、友達、彼女、先生、などなど
お金は貯金するのに、
時間は垂れ流してしまっている人が大量にいます。
TwitterやYouTube、LINEは無料で使えているのではなく、
自分たちの大事な時間を切り売りして使えていると捉えるべきです。
ですが、今日紹介したタスク管理を1つでも実践してもらえば、
必ずあなたの時間を何十時間も何百時間も守ってくれるはずです。
タスク管理を使いこなして自分の時間を生きていきましょう。
相変わらず今月も忙しいのにこの記事を読んでくれてありがとうございます。来月は忙しくないことを祈っています。
それではまたお会いしましょう。
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