仕事が前に進む会議を考えてみました

こんにちは！
あなたのストーリーを文字にするWebライターのよしとです。

今日は仕事が前にどんどん進んでいく会議について考えてみます。

仕事柄、色々な企業の皆さんと打ち合わせや会議を行います。
営業の仕事をしているとお客様とはあくまで、売り手と買い手の関係になることが多かったですが、Webライターの仕事をしているとまるでその企業やチームの一員になったかのように打ち合わせに参加します。

そんな中で企業の会議と言っても千差万別で、それぞれが個性があるなと感じる場面がたくさんあります。

そんな中で、これは素晴らしいなと感じた会議のやり方について今回は書いてみたいと思います。

【会議前】議事録を作成し、話の内容をを報連相で分ける

会議にとって大切なのは事前の準備です。
限られた時間を効果的に使うためにも、参加者が自分が何のために会議に参加しているのかを把握しておくことが大切です。

「とりあえず言われたから参加しました」というスタンスが悪いとは言わないですが、会議とは参加者全員で作るイベントのようなものです。
ぜひ自分事に考えて何かしら意味をつけていくことがおすすめです。

そして大切な準備が、議事録を作成することです。
議事録とは会議の中で何を話したかを記載するものですが、事前にどんな議題を取り上げるのかを書き込んでおくことが大切です。

そして議事録は出来れば参加者全員が見えるようにしておくことが良いでしょう。
そうすると置いてきぼりをくう参加者を防ぐことができます。

参加者が色んな部署を跨ぐ場合、あるいは発言者が多くなる場合には会話があちらこちらに飛んでしまいます。
また本題とは関係のないところで時間を浪費しかねません。

そこで議事録に書いた内容を、

✅報告：主に数字に関する進捗
✅連絡：共有するだけの事項
✅相談：参加者の決を取る必要のあること

に分けることがおすすめです。
仮に時間がなければ本当に必要なこと（多くの場合は「相談」になると思います）に時間を割くとこができるよう、何を話し合うべきかを洗い出しておきましょう。

【会議中】会議は全員で作るもの、でも発言することがすべてではない

会議は課題を解決するためにアイデアを出し合う場所だと思っています。

情報共有の場所という側面もあるとは思いますが、共有事項は全員が見える場所に掲載しておいて後はそれぞれの責任で読んでおくことが時間を友好的に活用できるなと色々な会議に参加して思います。

ここでよく「発言が少ない人は会議に参加している意味がない」という厳しい言葉があります。

僕は果たして本当にそうかなと思います。
全員が饒舌にプレゼンしたり意見を出すことが得意なわけではないので、口数が少ない人が発言が少なくなるのはある意味仕方のない事かと思います。

ですが議題に関して考えていたら何かしらのアイデアや意見が出てくるのは事実です。
そのためにも議題を先に書き出しておくことは重要になってきますよね。

【会議後】議事録の作成と同じく大切な、ToDoに落とし込むこと

最後に会議後ですが、大切なのは議事録を作ることではなくToDoに落とし込みむことです。

むしろこのToDoリストができない会議は、やる意味が残念ながらあまりないものかもしれません。

あるベンチャー企業では議事録を取る人とは別に、ToDoを作成する係の人を前もって決めていました。

「これをやろう」あるいは「これを止めよう」という出てきたアイデアを文字にして全員に配信する。
そして担当者はそれを形にして期限までに成果物をあげる。

その繰り返しで会議で決めたことは前進していくなと、その企業と仕事をして感じます。

以上、今回は会議について少し深堀して考えてみました。
読んでいただいた方のお仕事の前進につながれば嬉しいです。

それでは、また。