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Photo by matsuri365d

情報管理を今一度見直そう

高校英語教師

パソコンの使い方に心配な人が多い

学校の職員室で多くの教職員と働いていると、ぎょっとすることが頻繁にあります。それは、情報機器の使い方に関して、です。特に、職場やオフィスでの社会人としてのパソコンの適切な使い方は、実はあまり学ぶことはないように思えます。そのため、情報漏えいなどの危険に繋がるようなことを平気でしている人を見かけます。

パソコンは仕事上でのデータが大量に保管されているデバイスです。万一のことがあると、口頭処分だけでなく首が飛んだりもすることがあります。今一度、パソコンの使い方を見直してみませんか？

情報機器にはパスワードを掛ける

スマホ、タブレット、パソコンなどの情報機器にはパスワードをかけ、他者が勝手に使用するのを防ぎましょう。これは基本中の基本です。なぜなら、情報機器には、個人情報が山のように詰まっているからです。他者に勝手に覗かれたり使用されたりすると、情報が漏洩してしまい非常に危険です。
まずは、全ての情報機器にパスワードがかかってあるかどうかを確認しましょう。

情報管理の基本はこのパスワードを掛けることです。そして、次に、画面のロック設定（ログオン画面に戻る設定）です。『画面のロック』『ログオン画面に戻る設定』『ログオンを求める』はほぼ同じ意味で使われます。いずれも解除にはパスワードが必要です。

スクリーンセーバー起動&ログオン画面の設定

転任してきて渡されたパソコンの設定は、以前に使っていた方の設定のままであることが多いです。まずは、スクリーンセーバーが起動したら画面がログオン画面に戻るような設定になっているかどうかを確認しましょう。

よくあるのが、以前に使っていた人がいちいちログオンするのが面倒に感じて、ログオンせずに使用できるように、この設定を解除していることです。このままの設定で使い続けてしまうと、危険です。スクリーンセーバーがかかって安心して離席したのに、実はスクリーンセーバーを解除すればホーム画面にパスワード無しで戻れて他者が操作できてしまう、なんてことになっています。勝手に中のデータを他の職員や生徒に覗かれてしまったら困りますよね。ロックの設定をオンにしましょう。

スクリーンセーバーは5分など短い時間で起動するようにしておくほうが安心です。学校では予期せぬことが毎日起こります。緊急で席を離れないと行けない場合も出てきます。そのような時のための保険としても、数分でのスクリーンセーバー起動とロックの設定が安心です。

離席の際はロック

席を離れるときには、自分でパソコンをロックして、再度使う際にはログオン画面に戻るようにしましょう。これも、他者に勝手に中身を覗かれないために必要です。『離席のときにはwindowsキー＋Lでロック』の癖をつけておきましょう。

咄嗟の時のスクリーンセーバー起動

『生徒が急にやってきて、画面を隠したい』という場面に効果的なのが、スクリーンセーバーの任意起動です。ショートカットキーで設定しておくと、いつでもスクリーンセーバーを呼び出せますので、画面を隠すことができます。

まとめ

情報管理がずさんだと、法令遵守違反で処分されることがあり得ます。情報を守り、自分自身を守るためにも、パソコンの使い方を点検してみませんか？

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