仕事がやたら増えてきたらので、"仕事"の管理を見直してみた

元ラインCEOの森川さんの「全ての仕事は10分で終わる」という本を読みました。

仕事(やるべきこと、to do)をどのように効率よくこなしていくかについて再度確認する機会になりましたので、学びをシェアしたいと思います。

予定(用事)はグーグルカレンダーで

面接や配属面談、ミーティング、面談等
のまとまった仕事は、「予定」と捉えてgoogleカレンダーへ書き込みます。

明日何件面接があるかとか、何件誰と面談があるかとかを記憶することはほとんど不可能ですし、ワーキングメモリーの無駄な消費になってしまいます。

なので、用事毎に何か確認事項がある際は直接カレンダーのメモ欄へ記入しておきます。

まとめると、この利点は

・忘れ防止
・ワーキングメモリーの消費をミニマイズする(ウィルパワーを節約する)

になります。

日々の業務の中で現れてくる仕事は、ジョブとタスクに分ける

仕事を大きく、タスクとジョブに分けます。
ジョブとタスクの定義からします。

タスク：自分もしくは他人が自分に課した任務
ジョブ：体、頭を使ってする仕事

です。

これらを僕がわざわざ分けて取り扱います。

何かを行なっている時に、それとはそれた仕事が発生した時に、

タスクは付箋
ジョブはカレンダーにメモします。

これには大きく、二つの理由があります。

・時短をするため

例えば、チャットでもすぐ返せるものと返せないものあります。

シフトの変更等、すぐに返せるものは、タスクとしてメモします。

退社の相談等、その場ですぐに処理できなそうものはジョブとしてカレンダーへ書き込みます。

その場で処理しようとしてしまうと、返信をするのに十分な情報がなくてドギマギして、また再度確認するのは時間を浪費しています。

ジョブかタスクかは瞬時に判断して、ジョブであればカレンダーへ、タスクであれば付箋に書き込みます。

※タスクでも明確にいつ行うかが決まっているものに関しては、その場でカレンダーへ書き込みます。忘れ防止のためです。

・集中力を保つため

集中力がなくなることは諸悪の根源です。

集中力が落ちている時にミスを生みます。

上に書いたように頭の片隅に何かを覚えている状態にしておくのも、集中力(ウィルパワー)を消費します。

この状態を一刻を早く解消するために、目の前のこと以外でしなければならないことが思いついた瞬間にメモとして残して、頭からは一旦取り除きます。

また、タスクとして付箋にわざわざメモをして、それを”完了”してから横線でそのタスクのメモを消すことにより、タスクの漏れを解消できます。

おすすめです。

一日にまとまった時間をスケジュール管理
(本日の振り返り、明日のスケジュール管理)のために確保する

上記のような対策を行ってもミスをするのが、ヒューマンです。

なので、漏れ抜かりをその日のうち見つけて、早めに処理するのが良いです。

それら問題を放置しておくと、その問題はだんだん大きくなるので、その問題ができるだけ小さなうちに潰しておく必要があります。

この際に、1hと決めたらならひたすらその時間はチェックにのみ費やすということがおすすめです。

一日の終わりに行うものなので、できるだけ早く終わらせたいという心理が働きますし、頭や体としても疲れているので新たな漏れ抜かりが発生してしまいがちです。

決めた時間に落ち着いて、一つ一つ確認するのが良いです。

逆に漏れ抜かりが確認できないと、自分が本当にその時間をチェックに使えているのか、疑ったほうが良いです。

また、明日のスケジュールを管理・確認するのは明日の時間を効率的に進めるためです。

例えば、定期的な面談が機械的に入っていると、その面談で取り扱わないといけない問題があっても、それを当日取り扱い忘れることがありえます。

特にミーティングではゴールを決めずに取り組んでしまいがちなので、前日のこの時間のうちにそのミーティングで得たいものを決めておくと時間が有効に使えます。

まとめると、この利点は

今日の振り返りを行うことによって

・業務の漏れ抜かりを確認できて、問題が大きくなる前に対応できる

明日の予定の確認を行うことによって

・予定の仕事を効率的に使うことができる

ことです。

PS
ジョブと内省を行う時は、暗くて重めの音楽がおすすめです

僕の好みですが、、

FKA twings
https://www.youtube.com/watch?v=3yDP9MKVhZc

Aphex Twin
https://www.youtube.com/watch?v=Xw5AiRVqfqk