進む打合せのコツ

今回も会議ノウハウ的な話です。

会社での会議は色々あると思います。

大きく分けて２つ。
1、事業の方向性を決めるような会議
2、担当業務レベルの細かい調整をする会議（打合せ）

まず、一つ目の場合は、
役員とか部門長とか役職ついた人が参加する場合が多いですので、
普通議事録をとって、必要ならばサインして参加者に回覧します。
また、外部の取引先とかとの打ち合わせに於いても同様にキチンと議事録とっていると思います。

ただ、二つ目の
担当業務レベルの細かい調整をする会議（打合せ）
少人数での打ち合わせとか、
取引先との打ち合わせとかでも、
タイミングとか雰囲気で議事録取らないとか、取るまでもないかと判断を迷う時がありませんか？

今回の話のメインは、
そんな議事録とるか迷うような打合せの場合です。

こういう場合でも、
議事録を取るのは基本だと思いますが、まあ面倒な時はあります。

わたしにもたまにありましたが、
そういう議事録とか、念押ししてない時に限って後で
「言った、言わない」
「忘れてました…」
みたいな事になるので、
現在は、基本的にメモを取るようにしています。
ほとんど、パソコンに入力してますが、
手書きの場合もあります。

ともかく忘れる前が一番良くて、
一番覚えているのが、
打ち合わせ直後である事から
ともかく出来ればその場、
遅くともその日という事を意識しています。

また、議事録でなくても、
ポイントだけは、メールなりでキチンと
参加者に周知をしています。

自分が参加したものでも、簡単なメモは取って主催者に共有する様にしています。


これだけで、会議の議論は整理されて次の行動が明確になるため、揉めるような事は殆どなくなると思います。

さらに、やる事がリマインド（周知、確認）
出来るので次の打ち合わせに
「まだ、やれてないです…」
と言われる事が減ります。
（少なくとも相手に罪悪感を感じさせる事が出来ます。）

面倒な場面はあると思いますが、
後戻りとかは仕事においては、本当に無駄なので、習慣にされる事をお勧めします。

これを部下に話しても
やる人とやらない人では、
やはり結果が違います。

参考になれば幸いです。

最後まで読んで頂きありがとうございました！ 
それでは、今日も良いI日を！