「人を動かす」メールの送り方

日々プロジェクトを円滑に進めるため、顔合わせの会議を設けること以外にメールやSNSを頻繁に活用していると思います。

私も同様で、特に国内だけでなく海外案件においては「顔合わせの会議」が困難であるため、メールやSNSでのコミュニケーションを中心に進めることが多いです。

そこで今回は、それらメールやSNSでコミュニケーションをする際に幾つか重要視していることを、ご参考までに共有したいと思います。

プロジェクトを円滑に進める際にご参考になれば幸いです。

まずメールを送る際は「短く簡潔」に纏める

集中して一生懸命長文のメールを書いたとしても基本的に長文だと、

相手から高い確率で避けられます。

というのも、送り先の方々は基本的には忙しく「暇」ではない為、送る際には「重要なポイントを絞ってから」送る事が非常に大切です。

例として、

「メールの受け手は誰か」

「メールを受信後に迷いなく動いて欲しいアクションは何か」等、

常に事前に考えて送ると、情報として伝わりやすいです。

また質問と返答のやりとりが何度も発生しているメールがたまに見受けられます。その場合は「相手を単に困らせるだけ」なので十分注意が必要です。

上記の対策としては、

「伝えたいこと（論点）を箇条書きにする」

「背景と要望を分けて書く」等、

相手が理解しやすいように纏めると一度で伝わる可能性が高いです。

さらに「ファーストビュー」で読める文章量にするのも大切です。

それは文章の最後の方に依頼したい内容が記載されている場合、

「人によって見逃す可能性が高い」ためです。

日々メール受信が多い方は特に見逃す傾向があります。

送信のタイミングに注意する

ここでのポイントは相手が受け取った際に、

「読みやすいタイミングでメールを送れるようにする」という事。

「送信先の方はいつメールを見る可能性が高いのか」

「早朝、深夜もしくは常にチェックする方なのか 」等、

事前に「その人の行動習慣」を把握しておくだけでも効率性が向上します。

例えば、早朝にメールを見る習慣がある方には必ずその前日にはメールの内容をまとめた上で送っておく等、

「相手のことを考慮して送る」と受け手が気持ちよくメールを受け取り、

最終的にアクションに繋がる可能性が高くなります。

俗にいう「愛情がある人」は常に良く考えて送っているように思います。

ネガティブな内容のメールは送らない

メールの情報は履歴として残りますし、そのままメールが転送されて誤解が生じてしまう可能性もあります。

その為、一度ネガティブな内容のメールを送ると結果として悪い意味で返ってくるケースもあるため、ネガティブな内容は送らないようにしましょう

メールの内容に「トゲ」がないか再確認する

ネガティブな内容ではないと自身で判断しても何かしら「トゲ」があるように見えると相手から判断された場合、これも誤解が生じてしまうケースがあります。

メールだと感情が伝わりにくいため、メールを送る前に「トゲ」がないか再度チェックしましょう。

例えば、

「必要以上に上から目線の文章になってないか」

「また背景を伝えてないのに依頼が多いメール内容になってないか」等、

それらは結果として無視されたり、次のアクションに繋がらない可能性もあるため要注意です。

逆に「トゲ」があるメールが来てもイライラしてすぐに返信せず、

大きく深呼吸をして数分待ってから送信内容を考えるのがベターです。

一度席を立って5分～10分程度時間を作るも良い手段だと思います。

またこのようなケースでいかに対処できるかが、

「人としての能力や経験の差」なのかと思います。

メールを送ったら終わりではない

よく発生する認識違いで見受けられるのが、

「メール送っておいたので、相手は確実に認識しているはず」

と、思いこんでしまう事です。

相手に確認してもらいたい場合は、フォローアップのメール、もしくは物理的に可能であれば直接相手の席に行って相談するなり、プロジェクトマネージメントにおいて重要な要素です。

「もしかするとメールは見てないかも」

と考えるのが大切です。

そもそもメールが必要かどうか？も合わせて考える

メールとは別に便利なコミュニケーションツールは日々増えてます。チャット系であればSlack, Teamsやら、王道のSkypeも使われている方もまだ企業では多いかと思います。

それらを使うのがベストかと言えばそうではなく、

「相手に情報を伝えやすい形で伝える」が重要だと思います。

私の場合はお願いしたい内容があればメールではなくface to faceで伝えたり、距離感を縮めたい場合は、SlackやLINE等のチャットツールも頻繁に活用します。

今回のまとめ：

相手がアクションをしやすいように、

「文章を簡潔にまとめて、相手を知った上でベストなタイミング」で

送るようにしましょう。

上記のようにメール以外にも便利なコミュニケーションツールも増えているので有効活用し、必要あれば直接face to faceで話す事も重要ですので、上手に使い分けができるようにしたいですね。

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