オンライン忘年会のススメ 〜最高に盛り上がった〇〇〜
こんにちは。ヘンリーの小山（@helene815）と申します。
役割としては人事・広報を担っていますが、今回は有志メンバーで企画した忘年会について書きます。
ヘンリーは海外含め遠方に住むメンバーも多くいます。来れるメンバーでオフ会を実施することもありますが、これまで忘年会はなるべく多くのメンバーが参加できるよう、オンラインで開催してきました。
パンデミックもあり、オンラインでイベントを開催する機会が増えましたが「オンラインで盛り上がるにはどうしたらいいか」は企画者の永遠の課題と言えるかもしれません。
今年の忘年会で実施したことをベースに、ヘンリーの取り組みをまとめてみました。
ツール選びのポイントは「一体感」
日常で使用しているオンラインツールをイベントに活用するのもありですが、ヘンリーでは昨年から忘年会に Gather 使用しています。
いつも使っているツールとは異なるツールを使うことで、パーティ感を出したり雰囲気を変えるというのもありますが、ヘンリーでは「一体感をだせるか」で選定しました。
忘年会などの社内イベントは、主に参加者全員向けに発信するコンテンツと少人数で親睦を深めるためのコンテンツを組み合わせて構成されることが多いと思います。一方的に話を聞くばかりではつまらないし、人数が増えると全員で何かをするというよりは一定のグループ分けも必要になるし、オンラインのメリットである出入りの自由さも担保したいし…！
全体コンテンツとチームで分かれたコンテンツをやりながら他の人やチームの動きも見えること、費用も11人目から1ユーザー3$で利用できる金額感（デイリープランを使用）を含めてGatherを選びました。
会場を自由にカスタマイズできたり、アバターもそれぞれの好みで自由に設定することができ、なによりアバターが会場の中をうろうろしていたりテーブルに集まったりなど動きが見えることで一体感が出ます。加えて、今年から日本語にも対応されているので、ツールに慣れていないメンバーにとっても使いやすくなっていると思います。
実は大事な「余白」
「良いイベントにしたい！」と思うとついついタイムテーブルをコンテンツで埋めたくなってしまいませんか？
前述した、オンラインのメリットである出入りの自由さも担保することを踏まえ、今年の忘年会は発表コンテンツを前半に寄せ、中盤は懇親をメインにし、後半はレクリエーションを行うという構成にしました。
ヘンリーは子育てをしながら仕事をしているメンバーが多く、お子さんの年齢やご家庭の状況によって参加しやすい時間帯が変わります。事前に出欠アンケートを取った際に前半の方が出やすいメンバーと後半の方が出やすいメンバーがいることがわかっており、中盤を懇親タイムにして自由に出入りしやすくすることで、メンバーの都合にあわせて参加しやすい構成を目指しました。
懇親タイムは、"自由に交流してください"だとその場の雰囲気やメンバー任せになってしまうので、テーブルごとにテーマを決めるようにしました。ヘンリーでは、Slackで趣味をテーマにしたチャンネルを作っており、今年は趣味チャンネルのテーマを各テーブルに割り振り、20分ごとにテーブルを変える運用にしました。テーマが決まっていることもあり、各テーブルで盛り上がっていました。
できるだけ多くのメンバーに参加してもらえるように、それぞれの事情を加味しつつ、あえて余白をつくることで参加しやすい場をつくれると今回自分にとっても学びになりました！
ちなみに、前半の発表コンテンツは Google Chromeの拡張機能を使って録画し、出られなかったメンバー向けに社内のYoutubeで共有しています。
コンテンツづくりのヒントは「ファクト」
ヘンリーは去年から「数字で見るヘンリー」企画を実施しています。実績や実態をファクトベースで見ることで気付けることや、今年は去年との対比もできたため新たな盛り上がりにもつながりました。
例えば、以下のような数字です。
営業のコール数
アポ数
リリースノート数
ブログ投稿数
コミット数
デプロイ数
対応した要望数
「こんなに電話してるんだ」とか、「プロダクトがこれだけ進化したんだ」とか、社内の実は知らない数字を集めると意外な発見につながり、良い振り返りの場にもなりました。
加えて、今年はSlackでの投稿数やリアクション数をもとに「ざわつきチェックの会」を行いました。2023年のヘンリーの目標が「Henryが日本の医療DXをリードするかも？とざわつき出している」にちなんで、社内のざわつきをチェックするという内容です。
今年、たくさん投稿した人、リアクションが多かった投稿、リアクションを多く受け取った人など、こちらも普段Slackを見ているだけでは気付けない発見がたくさんあり、盛り上がりました。
最高に盛り上がった「〇〇」
最後の1時間は、チームに分かれてコンテンツを行いました。
実は参加した学会でメンバーが俳句で表彰されるということがあり、忘年会に取り入れてみました。
控えめに言って、最高に盛り上がりました！
ヘンリーでは、全社MTGの盛り上がりを見返しやすくするためにSlackでワイガヤするためのチャンネルをつくっており、俳句会の盛り上がりは以下より伝わるかと思います。
おわりに
冒頭で記載したように、実は去年も今年も有志メンバーで忘年会企画を行いました。今年「オンライン忘年会やろうよ！」と最初に旗を振ってくれたのもSREのメンバーでした。
11月の後半からSRE、PdM、バックエンドエンジニアと自分の4人で30分のMTGを4回ほど行い、Notionで企画をまとめつつ、Slackでやりとりをしながら準備を進めました。
コンテンツ作成以外の事前準備としては、最初にアンケートを取り、日時の希望やコンテンツのアイディア、企画を手伝ってくれる人を募集しました。忘年会の日時が確定したら、直前に出欠と出られる時間帯を確認した上でメンバーが出席できる時間を考慮してチーム分を行いました。
灯台下暗しではないですが、盛り上がるヒントは身近にたくさんあります。ヘンリーの例が、何かの参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
それでは、良いお年をお迎えください。
この記事を読んでヘンリーに少しでも興味が湧いた方は、お気軽にご連絡ください😄