歴代猛者が担当していた業務の一部分を自動化するまでの計画書

こんにちは、はたぴんこです！わたしは現在進行形でローコード・ノーコード開発について学んでいます。今回は、自分の学びと結び付けて、職場で自分が所属しているチームが抱えている課題をどのように解決していくか、実行に向けた具体的な計画を立ててみました。
2022年2月中のプロトタイプ作成を目指しています。

1.ターゲットは、歴代猛者たちが行っていた業務

わたしは自社コンテンツの会員組織向けサービスに関する業務に携わっており、所属しているチームの担当業務の中に、取引先から依頼を受け実施する「会員向けメールマガジン」や「自社Webサイトでのキャンペーン告知ページ」の制作進行管理業務があります。
営業からの問い合わせに応えたり、案件の状況を見ながらスケジュールを調整したり、それ以外の細かい仕事がたくさんあるのです。

以前までは、その業務を主として担当していたメンバー（猛者）がいたのですが、猛者の退職に伴い、残ったチームのメンバー全員で業務分担し、もともと担当していた業務にプラスする形で日々対応にあたっている状況です。

他の主担当業務にも取り組まなければならないこの状況で、自分も含めたチームメンバーの業務負荷を少しでも減らしたいと考えています。

2.現状と課題の整理

チームメンバーと役割分担

現在は、チームのメンバー4名で業務を分担しています。問い合わせ対応や各案件の進行管理は全員が行っているものの、一部のタスクは特定のメンバーが担っている状況です。

今は営業からの問い合わせは各メンバーで受けており、スケジュールの管理作成はBさんが主に担当しています。Bさんが担当しているスケジュールの管理・作成については重要な役割ではありますが手順が煩雑になこともあり、業務負荷もとても大きいと考えられます。

スケジュールの管理・作成を複数のツールで実施、細かいアナログ作業も多い

主な課題（メンバーのヒアリングから）

• （全員）営業部門や取引先からスケジュールの問い合わせを受けても、Bさんにスケジュールの確認・作成を依頼する必要があり、自分で回答が完了できない

• （Bさん）スケジュールの作成を行う際に
  → 営業への返答用に必要な情報のみをメールへ
  → チームメンバーの進行管理のためにタスク管理ツールへ
  それぞれ転記・登録する作業がある。全て手作業で行っており、複数ツールを跨いだ作業なので転記ミスをしてしまうことがある

3.実現したいこと

上記ヒアリングから洗い出した課題をベースに、今回プロトタイプを作成する題材を２つ決定しました。

①スケジュール作成と営業への返答文言の自動作成

実現したいこと①　影響範囲イメージ

• 選定理由

  • チームのメンバーに改善についての複数案を提案したところ、全員から強い実現要望があがった

  • 自分が勉強した知識＋αでの実現可能性が高い

• 実装イメージ

  1. Power Automateを起動し、スケジュールに必要な情報をポップアップから入力（出稿媒体種別、掲載・配信予定日、オプション工程など）

  2. Excelへ条件を反映、スケジュールを算出

  3. 取引先と営業担当者が把握すべき項目を抽出し、通知用メッセージに編集

  4. ポップアップ＋テキスト形式のファイルで出力

実装イメージ

• 期待できる効果

  • チームのメンバーが誰でもスケジュールの作成・確認が行えるようになる

  • 営業担当者への返答スピード改善

  • 各担当者（特にBさん）の業務負荷低減

• 開発スケジュール
  2/7週：関係各所との調整 ～ 開発着手
  2/14週：試運用～関係者からのフィードバック～修正や追加開発
  2/21週：試運用～調整
  2/25(金)：★リリース目標★

実現までのスケジュール①

②スケジュールをExcel ⇒ Backlogへ自動で一括登録

実現したいこと②　影響範囲イメージ

• 選定理由

  • 「実現したい案①」の追加要望としてチーム内から意見をもらった

  • 自分含め他のメンバーも行ったことがある作業で、工程やツールの多さになるべく避けて通りたい作業だと各自が思っているので

• 実装イメージ

  1. Power Automateを起動し、スケジュールに必要な情報をポップアップから入力（出稿媒体種別、掲載・配信予定日、オプション工程など）

  2. Excelへ条件を反映、スケジュールを算出

  3. ExcelをBacklog登録用にGoogleスプレッドシートに保存

  4. Google スプレッドシートからBacklogへ自動連携

• 期待できる効果

  • 人の手での作業を最小限にすることで、ミス発生のリスク低減

  • 作業工数削減によるBさんの業務負荷の低減が期待できる

• 想定スケジュール
  今回は「実現したいこと①」の開発を優先して取り組みます。
  ②については、余力があれば…というイメージでスケジュールを立ててみました。もし順調にすすめられても2月中は試運用＋αくらいの進捗になるかな、と考えています。

実現までのスケジュール②

4.実現に向けての意気込み

今回、ノーコード・ローコードの開発を学び始めてから、初めて本格的な運用を目指したプロトタイプ作成を行っていきます。
計画はとても順調にすすんだ場合を想定した内容で立ててしまいましたが、そうは問屋が卸さないと考えています。今の自分のスキルではほぼ確実にどこかの壁にぶつかかるはずなので「完成品ではなくてもアウトプットする」「次の改善につなげるためのフィードバックを周囲にもらう」という覚悟をもって、前向きに開発に取り組んでいきたいと思います。

「追いつけ、追い越せ、歴代猛者」な気持ちでチャレンジ！

最後までお読みいただきありがとうございました。