会議を活性化するポイント「発言を承認する」

「会議での発言を活発にしたい！」というお悩みはないですか？話す人がいつも決まっている、賛成かそうでないかが曖昧、終わってから文句が聞こえてくる...改善したいけれど、どうしてよいかわからない。そんなお声をよく耳にします。会議での発言を活発にするためのポイント「発言する抵抗を下げて、承認する」について綴ってまいります。

発言するって勇気がいる

普段よく発言する、どんな場でも気にせずに思ったことを話す人にとっては、発言すること自体が無意識の行為かもしれません。でも実際には、言いたいことはあったにしても空気を読んだり、事なかれで終えたい、間違ったことを言うのは恥ずかしい、雰囲気を乱したくない、発言したことがないなど、積極的あるいは消極的理由で発言を控える方が多いのかもしれません。

または、そもそも発言を求めた会議ではない、発言が奨励されていないという会議の目的や意義が違う方向の場合も。

いずれにしても、発言を求めたい会議にするには、発言をしやすい場づくりはもちろんですが、普段からの発言への承認と発言する抵抗感を下げることがポイントです。なぜなら、発言していない人にとって発言するって勇気がいる行為だからです。発言することを会議の場だけでなく、日常的に実践する場をつくることが第一歩です。

発言する抵抗感をさげる

日常的な発言をどう促していくか。
例えば、朝のMTGで１分間スピーチを持ち回りでする、最近うれしかったことを報告してもらうなど、すでに取り組んでいることはあるかもしれません。決められた日に決まった人が話をするという実践です。

人によってはそのために念入りに準備をしたり、前夜はなかなか寝付けないというくらい緊張する方も。また、回数自体が少ないので、頻度をあげていく方がよいかもしれません。

そこで、オススメなのは「全員、一言は必ず発言する」という場をつくることです。小難しく考える、とか、正解があるという問ではなく、どう答えてもよい、正解・不正解がないというものがポイントです。

例えば、朝のMTGなどのちょっとした時間を使って

「夏にオススメの飲み物は？」
「雨の日に聴きたい曲は？」
「思い出に残る映画は？」

これに全員が答えるというもの。１０名数名なら１グループですが、それ以上なら２つにわけるのも良いかもしれません。できれば、挙手制にして、答えを思いついた人から発言させます。これを続けることで、発言することへの抵抗感を下げることができます。

発言を承認する

さらに発言を活発にする大事なポイントは「発言したことを承認する」というものです。よい発言をしたかどうか、ではなく、発言したことそのものへの承認です。

具体的には「拍手する」です。

たったこれだけ？と思うかもしれませんが、これが結構効果があります。発言することを辞めるのは、発言を否定されることだけではなく、発言したことがスルーされたり、反応がなかったことも大きな要因となります。発言を受け入れてもらえなかった、発言しても無駄だ、どうせ自分の発言は期待されていない、なんていうネガティブループにハマってしまうのです。

それをてっとり早く、しかも全員が参加できる方法が「拍手する」です。

これは、コミュニケーションは割と取れているけれど、指摘したり、改善点を提案したり会議の発言も少ないのでというご相談にアドバイスした内容です。すぐに実践して会議が活発になりだしたこと、それだけでなく普段のコミュニケーションも変わったという嬉しい報告を頂きました。

ぜひ、会議を活発にしたいと思っている方の一つの方法としてお試しくださいね。

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