成果を出すTo Doリスト活用法

僕はここ数年To Do リストを使っていません。

以前は活用していました。

そして最近また使い始めようかと考えています。

なぜ今はTo Doリストを使わないのか、理由をお話しします。こんなこと書くと好感度が下がってしまいそうですが……僕は意外と仕事が早いんです。

To Doリストを作る時間で大概の仕事は完了できます。基本的には仕事の依頼が発生した瞬間、仕事に着手して終わらせるようにしたらリストが必要なくなりました。

来た仕事をその場で終わらせるなんてどんだけ暇なの？と思われても心外なので、ちょっとした小技を明かします。仕事を依頼されてもすぐ手を付けられないときには、メールの「下書き」フォルダに未着手または未完成の仕事を振り分けています。

下書きフォルダが現在の僕のTo Doリストです。

とはいえ、下書きフォルダにはそんなに多くの仕事は溜まっていません。基本的にフォルダが空になっていた方が気持ちいいので。（やっぱり暇なんだろ）

少しまじめな話をすると、To Doリストを使わなくていい状態というのは、自分の能力に余力がある状態だと思っています。

いつもいつもフルスロットルで爆走する必要はありませんが、たまには自分の能力よりも上のことにチャレンジすることで、今まで見えなかった世界を知ることができます。

だから、To Doリストを使わないと自分の仕事を管理できないと思った方は、まさに今、成長への道を突き進んでいる最中です。

僕がまたTo Doリストを使い始めようと考えているのも同じ理由。

今の能力よりも少し難しいこと、多くのことにチャレンジしたいと思っているからです。

チャレンジするときには今よりも脳を使います。脳は人間のコンピューター。それぞれの脳にはスペックがあり、訓練によってスペックの性能の向上が可能です。

限られたスペックを最大限に生かす、つまり脳をフル活用して最高のアウトプットしようとする際、「記憶」に脳のはたらきの多くを使うと、「思考」や「判断」「創作」に使える容量が減ってしまいます。

だからTo Doリストを使って「記憶」機能を外注（自分の脳からはいったん消去してTo Doリストに外部保管）するのです。そうやって「思考」や「判断」「創作」に使える領域を確保します。

To Doリストは記憶の外部倉庫です。

作成する際のポイントは、取り出しやすく収納すること。

仕事にとりかかるときに意識したいのは、締め切りと重要度です。

僕がTo Doリストを作成するときには、「いつやるか」を明確にします。具体的にはTo Doリストを日ごとに作成し、実行日にその日にやることを記入します。期限が先のものは、1週間後のリストに書き加えることもあります。またその日に完了しなかった仕事も別の日に書き写して実行日の再設定をします。

注意点は、締め切りを相手に求められている締め切りではなく、自分で設定した締め切りにすることです。予定していた日に急な用事が入ることは誰にでもあるでしょう。相手に求められている締め切り日＝実行日とすると、急な用事が入ったときに予定の仕事に手を付けられず詰みます。

仕事の期限を守らないのは、信用に大きくかかわります。失墜した信用を力づくで挽回できる実力がないかぎり、締め切りを守るというビジネスのグランドルールは守った方が無難です。

もう一つ大事なのが重要度。重要な仕事に手をつけるかどうかは、成果に大きく影響します。

特に自分の仕事に対する裁量権を持っている管理職は意識したいポイントです。自分で見つけた重要課題に取り組むかどうかは自分次第です。管理職は今日一日何をするか、基本的に誰も指示をしてくれません。

言葉にしたら当たり前のことですが、重要な仕事が重要です。

しかし、重要と分かっていても時間がないことを理由に手を付けない人が本当に多い。時間が足りなくなるのは重要な仕事の優先度が低いからです。重要ではない仕事に多くの時間を費やし、結局重要な仕事に手を付けない人がたくさんいます。

重要な仕事を確実に着手するためにTo Doリストを活用します。

僕の場合、緊急度と重要度のマトリクスによって記号をつけていました。

重要度（高　A　→　B　→　C　低）

緊急度（高　１　→　２　→　３　低）

これは数年にわたって愛用していたフランクリンプランナーの応用です。

重要ではないけれど緊急度の高い仕事当はやらなければなりません。しかし本当にやるべきは重要度の高い仕事です。

To Doリストに仕事の重要度を自分で記入しておけば、過去の自分が今の自分に「重要度の高い仕事をしなさい」と指示してくれます。

いつも仕事が終わらない人、今よりも成長・進化したい人はTo Doリストを使って、自分に指示を出してあげるといいと思います。

立崎直樹