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paildで社員のコスト意識を変えたい(スタディプラス株式会社様) | paild導入前インタビュー

こんにちは!
paildセールスチームの濱田です。

法人カード発行サービスpaild(ペイルド)はサービスを発表して以来、多数の反響をいただき、想像以上の皆様に事前登録していただきました!

今回のnoteでも、

 - どのような課題に対してpaildが役立ちそうか
 - paildに期待していること

を、事前登録いただいた企業様に伺います。

今回は、2020年1月に7億円を調達した、いま急成長中のEdTechスタートアップ企業・スタディプラス様にお話を伺ってきました!

paildについてだけでなく、

 - バックオフィス主導でシステムを導入する時の”コツ”
 - 組織としての「スタディプラス」の課題

といったお話も伺いましたので、バックオフィスの方や管理部門の方、組織編成に関わる方にとっても必見の内容です。

それでは早速いきましょう!

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お伺いした企業様

業界:教育・IT業界
事業概要:学習管理プラットフォーム「Studyplus」の開発・運営
従業員数:約50名

「学ぶ喜びをすべての人へ」をミッションに2010年に創業した学習管理プラットフォーム「Studyplus」(アプリ)を運営しているスタディプラス様。2016年には法人向けサービス「Studyplus for School」の提供も開始され、「学ぶ人」のモチベーション支援サービスを展開されています。

今回は管理部 藤本様にお話を伺いました。

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2020年、7億円調達。勢いに乗るスタディプラスの組織構成

ーーこんにちは、よろしくおねがいいたします!
まず、貴社の事業と組織構成についてお伺いしたいです。

藤本様(以下、敬称略)よろしくお願いします!うちの事業としては3つあります。

まず、メイン事業が「Studyplus」という学習管理プラットフォームです。
これは勉強の記録をつけてグラフとして可視化したり、サービス内で勉強仲間を作ってお互いに励まし合うことで、挫折しがちな勉強を習慣化できるサービスですね。

2つ目に「Studyplus」をカスタマイズした「Studyplus for School」という予備校向けのサービスも展開しています。
在籍生徒の学習進捗などを定量データで把握分析できるようにすることで、先生の授業や面談を効率化できるというサービスですね。

最後が「ポルト」という受験生向けのアプリ。
こちらは去年10月にローンチしたばかりです。簡単にいうと、月額980円で学習参考書が読み放題になるサブスクサービスですね。

組織については…あ、組織図見ますか?

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ーーえ!組織図、見ちゃっていいんですか。

藤本)全然大丈夫です!

事業ごとに分かれていて、営業やマーケ、開発チームがそれぞれの事業部に在籍しています。

あとは、エンジニア専任の「SRE部」と、いわゆるバックオフィス全体を担当する「管理部」があるという感じですね。

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ーーありがとうございます。そういえば藤本さんって、バックオフィスのマニュアルを外部に公開したり、ブログに書かれたりされてるんですよね。
こんなにオープンなのは社風ですか?

藤本)そういった面もありますが、基本的に僕が勝手にやっています(笑)

個人的に、ノウハウを1社だけで持っているのってもったいないと思ってるんですよね。
公開してフィードバックをもらいながら、みんなでもっと良いものを作っていった方が結果的に良いものができるはずです。

なので、マニュアルでもなんでも積極的に公開して、社会全体の形式知化していきたい。

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ーー特定の会社だけでなく、バックオフィス全体を盛り上げていきたいということですね。

藤本)そうです。エンジニアバブルじゃないですけど、バックオフィスって人が少ないので良い人の取り合いになっちゃってるんですよね。そういう背景もあって、もっと形式知を増やしたいなと。

ーーなるほど。バックオフィスとして、藤本さんがジョインされた時にはどのようなことをされていたのでしょうか?

藤本)まずは経費精算や受注管理の業務フローの構築から始めました。
Salesforceの導入はされてはいたものの、実際はほとんど使われていないという状態でしたね。

ーー藤本さんが来るまではどのように運用していたのでしょうか?

藤本)基本的にスプレッドシートです。
データ自体は入力されているので一見すると情報管理できているように見えるんですが、実際には過去のデータを誰かが変えてしまっていたり、数字の定義が曖昧だったりするなど、正確性の担保ができていませんでした。

これではまずいなということで、チームを作って本格的にSalesforceを設計し直し、運用できるようにしていきました。

バックオフィス主導でシステムを導入する時の”コツ”

ーーSalesforceの導入・運用で苦労される会社の話をよく聞きます。スタディプラス様の場合はどうでしたか?

藤本)まあ大変でしたね(笑)

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まず、設計ハードルが高かったです。
自社の運用に合った形でシステムを設計するのが本当に大変でした。

あとは、やはり実際に現場に使ってもらうまでもハードルが高かったです。
この手のSaaSサービスって現場がデータを入力してくれなければ意味がないので、いかに使ってもらうかに力を注いでいましたね。

ーー具体的にはどのように進めていったのでしょうか?

藤本)スプレッドシート運用の課題を全部出して、これが解決できないから導入するんだよ、という啓蒙活動をひたすら行っていきました。

ただ、やっぱり時間はかかりましたね。
2018年の10月に導入プロジェクトを開始して、2019年2月にはテスト稼働を始めました。それでも入力はなかなか進まなかったですね。
2019年の8月くらいに、受注などの請求周りがやっと固まってきた、という感覚です。

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ーーなるほど。こうしたシステム導入って、バックオフィスなら多くの人が課題を感じている仕事かと思います。システムの導入にあたり、藤本さんが大切にされていることや”コツ”みたいなものがあれば教えて欲しいです。

藤本)システムを変える時に「現場のメリット」をきちんと設計することが重要だと思ってます。
僕の場合だと、ある部署に対して「あなた達の部署にはこんなメリットがあります。その上で、全社的にも良い結果に繋がります」というストーリーを伝えていきました。

ーー現場にとってのメリットを中心に伝えて言ったんですね。

藤本)そうですね。導入部署が1つだけならロジカルに「必要だよね」で済む話が、他部署を横断するなると急に多くの問題が発生してきます。
何より「やる意味がよくわからない」「手間がかかりそう」という心理的なハードルも発生する。

そこで「実際にこれを導入することで将来的にどんな良いことがあるのか」という”ビジョン”まで落とし込んで伝えていました。
聞き手にとってのメリットを明確に伝えることが大切ですね。

急成長中ベンチャーの経営管理部が見据える ”次の課題”

ーーSalesforceの導入により、業務フローの構築が固まってきたと伺いました。藤本さんが考える「組織の次の課題」はなんでしょうか?

藤本)請求周りや受注管理が固まってきたため、売り上げに対する意識が上がりました。
一方で、コストに関する意識はまだまだ課題があると思っています。

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現場の皆さんがどうやって買い物をしているかと言うと、購入申請を出して、バックオフィスが一括で購買をしています。
これは不正防止の観点で一定の効果が出ているものの、この構造では「申請すれば購入してくれる」と思ってしまいがちです。

総務の業務負担も増えているので、できるだけ現場に裁量を持ってもらって、自分でジャッジして購入するようにしたい。ただ、そうすると経費精算の手間が発生してしまう。
その矛盾を解消するために使いたいのが、paildですね

paildは ”コスト意識を改革するツール”

ーーありがとうございます!具体的には、どのような使い方を想定されていますか?

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普通の法人カードだったら難しいですが、paildならカードをすぐに発行できて、カードごとに上限もつけられますよね。
なので、paildで部署分のカードを発行して、部門長にカードごと渡してしまいたいと思っています。

そうすると、今までは「予算を意識せずに追加申請して購入してしまう」だったのが「予算内でやりくりする」形に変わる

結果として「これは本当に必要か」「ここはもっと経費を落として、他のものに投資した方が効率が良いのでは」という意識が働きやすい。

バックオフィス以外の社員からすると「会社全体のコスト」と言っても実感が湧きづらいじゃないですか。
一方で「自分たちの部署で使っていいお金」と考えて、かつそれがいくらなのかが見えていると自分ごとになりやすいですよね。

ーーなるほど、社員のコスト意識を変える手段なんですね。

藤本)そうですね!paildで部署ごとにコストの見える化ができれば、社員の意識が変わると確信しています。

ーーpaildがその一端を担えると嬉しいです!最後に、他にもpaildに求めていることがあれば教えていただけませんか。

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藤本)期待していることはたくさんあります。

例えば、社会的な流れとして、電子領収書の法整備が進んでますよね。
このままの勢いで紙のレシートが不要になったら、最終的にはpaildのカードを従業員全員に配りたいと思っています。そうすれば、決済から経費申請まで全てデジタルで完結できるので、工数が大幅に削減できる。

あとは予算管理ですね。「いくら使って」「いくら残っているのか」をシンプルに見せてあげたい。
会計ベースにした予実データでも情報としては十分なんですけど、バックオフィス以外の人は見慣れていないから心理的な負荷が大きい。
そうすると「管理部がまとめておいてよ」となり、結果としてバックオフィスの業務が膨らんでしまう。

やったほうが良い作業なのは間違いないので、paildを使うことで予実の状況を簡単に見える化したいですね。部門長は自分の部門、バックオフィスは全部門を見れるとか、権限を柔軟に付与できると最高です。

ーーありがとうございました!少しでも早くリリースのお知らせができるよう、開発チーム一同頑張ります!

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今回は、スタディプラス株式会社様にお話を伺いました。
「ちょっと気になる」「うちの会社でも使えるかも」と感じた方は、ぜひ事前登録をしてみてください。

もちろん登録は無料です。いち早くリリース情報をお届けします!

もう少し詳しく知りたいと言う方は、こちらのnote記事をどうぞ!

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