会議はスマートに？リモートワークで生産性を高める方法模索奮闘記
リモートワーク中心の働き方が当たり前になって早4年。
組織拡大や自身の役割の変化もあいまって、以前に比べると大きく会議時間が増えており、定時内がすべて会議で埋まることもしばしば。
会議をしていると不思議と仕事をした気になるものの、実際以前のように手を動かして施策を実行していた時のような、前に進んでいる感覚は得られません….
芋づる式に増える会議に危機感を抱いた私は、本書を手にとりました。
限られた時間の中での会議比率を下げ、手を動かす時間を増やしていくことで、生産性と成果向上の両方の実現を目指して取り組む中で見えてきた内容を本日はご紹介します。
意外と忘れがち？会議とは？
初めに抑えておきたい前提事項
特に、会議参加者の人件費意識は、つい忘れがちな重要なポイントです。
・会議そのものは、1円も生み出さない
・会議には、コストがかかっている
例）参加者全員の人件費・会議のための資料を作る時間・会議のための会議の時間
会議の目的
会議と聞くと、参加だけしているパターンも多くあるのではないかなと思いますが、目的に立ち返ると、聞いているだけ（受け身）のようなケースは少なくなるかもしれません。会議は、あくまで手段であって、目的ではない点もつい忘れがちな重要なポイントです。
・一人ひとりが持っている知識・経験・情報を集結して、よりよい「意思決定」に近づけること
・全員が当事者として、ディスカッションに参加することで、より納得度高く決定事項を推進していけるようにするための手段
必須で押さえたい！会議実施時のポイント
・会議の目的達成に不可欠なのは、参加者の当事者・参加意識
・人数は最小限で（とりあえずの招集は×）
・とりあえず会議の設定はNG（目的を明らかにする）
・会議は1時間ではなく30分を基本に（集中力の続く時間は30分）
・目的は、報告・情報共有ではなく、意思決定
・作りこんだ資料よりも、1枚のサマリまとめでOK（準備は省エネ）
・文章は、箇条書きで簡潔に
・勝率10割の意思決定は不要、7割程度でOK（完璧を追求しない）
定例会議のポイント
内容：全員で認識を統一する必要のあるもののみに絞る
原則、会議＝意思決定の場ではあるが、すべてではなく、全員がそろう場で伝える必要のある事項を共有するのはOK
例）
①全社的な情報の伝達・共有
②チーム目標の伝達・共有
③チームに与えられた新規案件の共有
④新規案件・突発案件の共有
報告のあるべきカタチ
報告＝進捗等の事実を共有するではない
＋「ネクストアクション」＝これからどうするのか、どうしようと考えているのかの提案することが必要
「報告＋ネクストアクションの共有」ができてはじめて報告といえる
「報告」と聞くと、単に状況や事実を共有するだけと考えてしまうケースも少なくありません。私も無意識にそうしてしまうことがあり、反省しています。しかし、報告を受ける側としては、その状況や事実を踏まえた上で、次なる行動を決定したり、報告者の考えを理解する必要があります。
真の価値ある報告を実現するためには、「報告」と「共有」の違いを意識することが大切と考えます。報告とは、「状況や事実を伝えるだけでなく、それらを踏まえてどのように考えているか、次どうしていくのかを明確に伝えること」
報告者の意図を明確に伝えることを意識してコミュニケーションを行っていくとよいかもしれません！
KPIとは？
KPIとは、目標数値ではなく、「意思決定を行う判断軸」
KPIを達成している場合は、①新たな施策 or ②改善策を決め
達成していなければ、②改善策 or ③撤退 を意思決定する
傾聴のポイント
報告や相談を受ける際に意識するとよいポイントは、以下の4点
①伝達事項の性質は何か 例）事実 or 仮説 or 提案など何を指しているのか
②なぜ・その理由 →①を支える根拠はなにか
③論理性 →課題・原因・対応策・想定効果のつながり、詳細
④意思決定できるか →実現性
上記は、以下の本に記載されている内容に自分なりの解釈を追加して作成しています。実際本の内容を試しつつ試行錯誤していますが、個別会議の質があった感覚はあるものの、定例会議の改善は道半ば….
結局、共有系が多くなってしまい、なかなかディスカッションや意見の活発化といったところには至っておらず、来期もアクションを続けていく予定です。
リンクも置いておくので、本の内容が気になる方はぜひチェックください～！
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