テレワークあるあるvol.12：在宅ワークはないものだらけ…どうしたらいい？
テレワーク…“家で”ってなって困ったことはありませんか？
プリンター、電話、FAX…ホッチキスというちょっとしたものまで…オフィスあるある機材って、家には意外と揃ってないものです。
今流行りのレンタルオフィスなら、オフィスあるある機材はなんでも揃ってるし、機材が揃ってるだけじゃなくて、印刷して届けてくれたりするところもあります。
でも家となると…PC一台あれば仕事ができます！っていうお家、そうあるものではないでしょう。
仮に家に必要機材があったとして、使ったとして、経費どうします？細かい話っ！と思いますが、これも「積もり積もればなんとやら…」です。
難しいですよね。
はぁ…結局、出社する方が事が早い…
やっぱオフィスなきゃ…てなります。
機材なしの在宅ワークって、やっぱり難しい。
確かに、在宅ワークは機材が足りなくて大変…。
でも！視点を変えてみましょう。
そもそもペーパー管理ってどれだけ大変か！
出たっ！またか！
またペーパーレスの話か〜…ってならないでください。
またいつ、去年のように突然在宅ワークしなきゃいけない！という事態になるかわかりません。
2022年はご存知の通り、「電子帳簿保存法」が改正されます。ペーパーレスの壁が低くなります。
これを機に、またペーパーレスについて考えてみましょうよ♪というのが、今回の話です。
＞GSCのペーパー黄金時代
ほんの？20年ほど前、GSCにも、ペーパー黄金時代がありました。
そりゃもう溢れるほど！
ペーパーのためにワンルームを借りるほどですから。ビックリです。
いや、案外普通のことかもしれません。
会議議事録、日報、電話コメントシート、顧客ファイル、契約書類、履歴書、FAXファイル…なんでも紙でしたから。
「家庭教師ガッツ」時代のGSCは、教材や指導報告書の保管も大変でした。
なんと当時は、各指導ごとに毎回教材を手作り！！
一人の生徒に対して、いろんなアレンジを加えて作る教材は、バラエティ豊か。
繰り返し練習できるように、ちょっとずつ仕様を変えた、漢字やひらがな練習プリントがたくさんあったり、マジックテープで付けたり外したりできる仕様の数の勉強教材や、手作りの時計や、カレンダーなどなど。
教材ですから、けっこう“かさばる”ものが多かったみたいですね。
それらを、後輩スタッフが自分の指導に生かせるように、全部ファイリング！
だから事務所の壁には教材ファイルがズッラーーーーーッ！
見応えあったでしょうね！！その壁。見てみたかったです。
ファイリングして残せるほどのモノを作って、きちんとファイリングする作業も怠らない…スゴイです…。当時まだ、障がいのある子供向けの教育が確立されてなかった中でのこの作業…貴重ですね。（頭が下がります・・・）
生徒一人一人に作っているわけですから、もちろん、生徒が増えれば教材も、指導報告書も増える増える…
指導報告書は一回の指導ごとに、A4紙4枚以上。それを全部プリントアウトして保管していくわけですから…想像するだけでも、ものすごいスピードでファイルが増えていきますよ！
＞ペーパーの現実
正直なところ、ペーパー管理は本当に時間、お金、労力がかかります。
そして、この大量の紙…めちゃくちゃノンエコです。
それに余談ですが…紙保管が多いということは、印刷機もフル稼働。一生懸命印刷してる時に限って、誰かがコードに足を引っ掛けて…あっ！！！プツッフゥ〜ン…停止…
今は少ないかもしれませんが、昔はこんなストレスもありました…
はい、余談は昔の話なので置いておいて。
ペーパー管理には、他にもいろんなことが付いてきます。
捺印、封入、切手、郵送…どれも、費用と時間、人手が必要なものばかり。
やっぱり、紙さえなければ、いろんなものが削減できます。
紙に縛られなければ、いろいろ削減できるから、仕事がスムーズに動くようになるんです。
もちろん！在宅ワークだってスムーズです。プリンターやFAXがなくても仕事ができますから。
“紙に縛られない＝場所に縛られない”です。
＞じゃあどうする？
紙って、味がありますよね。
印鑑も。
それに“慣れ”を変えるのってそう簡単じゃありません。
紙書類を見ると、これらをレス？！無理無理…ってなりますか？
当たり前ですが、できるところから一つ一つ始めます。
とにかく“今”からペーパーレスをスタートしてみませんか？
GSCの場合は17年前、勤怠管理、給与管理、請求管理、経理系からスタートし、それからお問合せ管理や掲示板、採用管理、マニュアルや議事録など、社内のものをメインにペーパーレス化していきました。
社外が関わってくるものは、向こう様の都合もありますから、なかなか思いっきりペーパーレスにはできないかもしれませんが、社内のものなら安心してレス化を進めていけます。
GSCのペーパーレス化時代にはありませんでしたが、「ペーパーレスする時間も人材も気持ちの余裕もない」という場合は、ITコンサルティングや、テレワークコンサルティングに相談するのもいいですね。ペーパーレスアドバイザーという方もおられるようです。
他にも今は、電子化代行サービスというのもありますね。
「この資料庫を見るとペーパーレスなんて…」と、クラッとする場合、過去の資料の電子化はスパッとお願いしてみるのもいいですね。
さあ！GSC自慢のテレワンプラスは、クラウド型テレワークツールですから、もちろんこれ一つでペーパーレスが可能になります。
従業員管理、勤怠・休暇管理、顧客管理、営業管理、プロジェクト管理、見積書、請求書、経費管理、お問合せ管理…なんと言っても社内専用・社外専用ドキュメントが揃っています。
社内のペーパーレス化が難しい要因の一つに、IT苦手なスタッフが多い、ITに長けてる人がいない、ということがあるようですが、
テレワンプラスは、そんな人でも圧倒されずにペーパーレス管理に慣れていける優しいデザインと、“モジュール機能”という優しい機能があります。
クライアントにはアカウントを作成（無料）して、アカウント情報を渡すだけ。見積書、請求書もサクッとペーパーレスにできます。
「ん？よくわからん」という方、ぜひサイトでじっくり見てみてください。
テレワーク導入のご相談もお待ちしています♪
今からでもペーパーレス化しておけば、いつ在宅ワークが必要になっても安心ですよ！
最近、テレワンプラスのFacebook、Instagramに、アナログな私オススメの“モジュール機能”について紹介されていました！こちらもぜひフォローを♪
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