なぜ、無駄な会議は無くならないのか、勝手に考えてみた

Twitterでもよく、「うちは無駄な会議が多く残業が減らない」などというコメントを見ます。なぜ無くならないのか、勝手に考えてみました。あくまで個人的な考えなので。。。

会議の意味

辞書で調べるとこのような意味がでてきます。
会議：会合して相談、議論すること。

つまり、関係各所の人が集まって、ある議題に対し意見を言い合い、最適解を見つけることです。世の中の無駄な会議を勝手に定義すると、「集められたので、とりあえず集まった。ただ話すこともないのでひたすら聞き役に徹する」ではないでしょうか。

それは、こう思いますよね。
『チャットでよくね？』
『この時間なに？』
『てか最悪オンラインでよくね？』

なぜこのようなことが起こるのでしょうか？これも勝手に分析してみました。

無駄な会議が発生する原因

原因①：会議の意味を明確にしていない

会議を実施する目的は2点あげられます。
①情報共有の為
②議論の為

私が思うに、会議体をとるのは②だけで十分です。情報共有はチャットツールでグループ作って、時間あるときに確認しといて！でだいたいは事足ります。①を目的に会議を実施するのは、正直開催者の自己満です。情報共有しているうちに、大事なことを話している感覚になり、満足感に浸ります。人は話していると気持ちよくなる生き物です。

②の場合でも陥るわながあります。それは、

原因②：会議の目的を事前に共有していない

よくある会議として、時間になって会議室に集まり、アジェンダを出され、さあ議論しましょう。になるパターン。いや、何も考えてきてない人たちが集まって、議論なんかできないでしょ？という状況です。できたとしてもうっす～い議論にしかならず、時間だけが過ぎ、時間がなくなり、延長し、やろうとしていた仕事が出来ず、残業が増える。結構このパターンが多いのではないでしょうか？

原因③：思考停止

そもそも今書いていたことを疑問にすら思わないケースです。これが一番最悪です。というかこんな上司が会議の主催者だったら、、、と考えるだけでぞっとします。

上司A：「今まで集まってきたから集まるのが当然」
上司B：「会議というのは顔を合わせてやるのが鉄則」
上司C：「オンラインじゃ気持ちは伝わらない」

こんなことを聞いたら私は数秒フリーズします。いやいや目的は何かを議論することであって、気持ちを伝えることじゃないし、オンラインでも十分顔見えるじゃん。ってね。

無駄な会議を無くす方法

対策①：目的を明確にする

そもそも何の為に、みんなの時間を使って集めるのかを、しっかり考えることから始めましょう。この会議では何をしたかったんだっけ？チャットでなくなんで集めるのか。何を議論したいのか。

開催の目的を明確にすれば、手段なんてなんでもいいです。集まる目的はチャットでの会話だと時間差が生じ、当然仕事の状況で乗り遅れる人が出てきます。そうすると、『私はこう思っていたのに勝手に決まっていて不満』という問題が生じます。そうならない為に、みんなで話し合う目的が明確であり、情報の時差が出てはいけない議題は、みんなで集まって話し合うことは非常に重要です。

対策②：事前準備をしっかりする

みんなで話し合うとはいえ、その場で議題を出されても、即自分の意見を出すのは難しいと思います。即興で考える意見なんてしょせん「感情的」な意見が大半です。必ず議題（何について議論して、何を解決したいのか）を事前（遅くても3日前）には、対象者に共有しましょう。そして全員が1つ以上の意見をいうことを徹底しましょう。そうすれば、無駄なアイスブレークも必要ないですし、本格的でかつ核心的な議論が出来ると思います。

事前準備をしているうちに、この内容だったら、ちょろっとチャットで意見募ればいいかもな。そんな急いでないし。なんて立ち止まることもあるでしょう。

対策③：時間を決める

海外はどうか知りませんが、日本人は始まりに厳しく、終わりに緩い傾向があります（出社時間は守るのに終業時間は何も言わない等々）。

会議をする際は、終わりの時間もしくは、アジェンダごとに時間を決めましょう。そうすることで決まった時間内で何とか終わらせようとする癖がつきます。組織にとっても仕事の効率が上がります。

終わらなければ、それでいいんです。次の会議の時間を決めるのか、残りはチャットでのやり取りにするのか、最終判断は上司がするのか、決めればいいんです。とにかく時間を決めるということは非常に重要です。

おわりに

私は会議が嫌いです。あまり意味があるとは思わないからです。集まることが嫌いなのでなく（雑談でのコミュニケーションは好きですが）、仕事の大半は別に集まらなくてもいいことが大半だからです。このように『なんで』その行為をするのかを改めて考える癖をつけることが大切ですね。

この記事はあくまでVネック社長個人の意見です。参考までに。
この内容はYoutubeにも上げています。暇つぶしに観てくれたらうれしい限りです。では！

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