【ビジネススキル】誰でもできる『問題解決法』をご紹介

コロナワクチンと開幕したオリンピックについての投稿が続きましたが、今日はビジネススキルについての話を書きたいと思います。
ちなみに水曜日に接種したコロナワクチンの副反応は日曜日まで続きましたから4日も影響を受けました。
主な症状は接種した部分の筋肉痛のような痛み、微熱のアップダウン、倦怠感、頭痛です。
どれも我慢できないようなレベルではありませんでしたが、4日も続くとは思ってもいませんでした^^;
次回は8/27なのですが、激しい副反応が出ないことを願っています。

さて、本題に入りますが、ビジネスパーソンに求められる実務能力として「問題解決能力」というものがあります。
この能力を発揮するシチュエーションだらけと言っても過言ではないと思います。
ルーティン業務(定型業務)以外は、ほぼ問題解決と言っても良いと思います。
トラブルという意味ではなく、仕事とはそもそもなんらかの課題解決だったり、発生した問題や難題の解決だからです。
しかしながら、問題解決についての方法をレクチャーされたり、学んだりした経験がある方は以外と少ないのではないでしょうか？
その場その場で自己流で対応しているように思います。
私もそうでした^^;
そして、「能力」という程に意識したこともありませんでした。

さて、そもそも問題とはなんでしょうか？
「あれは問題だ」「こんな問題がある」といった具合に「問題」という言葉は日常業務の中でよく使いますが、そもそも問題の定義とは何か。
問題とはあるべき姿と現状のギャップです。

あるべき姿とは目標や計画のことです。
つまり、目標や計画がないまたは明確ではない仕事の仕方をしている場合には、そもそも問題が見えない、認識されないまま深刻化していくということもありますし、あるべき姿があやふやだと関わる人々の間で問題認識が四散してしまい、いったい何が問題なのか共通認識を持つのにも苦労し、混乱したりします。
なので、問題を語る時にはまず原点に立ち返りあるべき姿がなんであったのかということを振り返ることから始めます。
その上で、現状をしっかりと洗います。
しっかり洗うとはあるべき姿と一致していない部分を探すということです。
現状認識も「だふんそう思います」というような曖昧さを徹底的に排除することをオススメします。
そのためには、しっかりと当事者からヒアリングすることが大切です。
自分の目と耳で現物確認、現状確認、ヒアリングを行うことです。

問題が明らかにできたら、すぐに解決策を言い始めたり、行動をとる方がいるのですが、これは非常に危険です。
また、時間を浪費するだけになったり余計に傷口を広げたりする可能性が高いです。
ここで問題です。

あなたの同僚Aさんが「頭が痛い」と訴えてきました。
さて、あなたはAさんに第一声、下記のどの言葉をかけますか？
次の3つの中から選んでください。

①「いつから頭が痛いの？」
➁「病院へ行った方がいいんじゃない？」
③「頭痛薬あるけどいる？」

①「いつから頭が痛いの？」を選んだ人は、今のところ、問題解決能力がありそうです。
➁「病院へ行った方がいいんじゃない？」③「頭痛薬あるけどいる？」を選択した人は、問題解決能力が黄色信号かもしれません。

では、どうしてそんなことがこの質問から分かるのか種明かしをします。

同僚のAさんの頭痛の原因は、次のとおり、いくつか考えられます。

1.昨日、飲み会で飲み過ぎてしまい、二日酔いで頭が痛い
2.職場で上司から注意され、悩んでいて頭が痛い
3.データ分析などをしていて、考えすぎて頭が痛い
4.昨日、家でよろけて頭を壁にぶつけてしまって頭が痛い
5.もともと、片頭痛持ちで、頭が痛い
etc…

このように頭痛の原因は様々考えられます。
そして、当然ながらそれぞれの原因に応じて解決策が異なりますね。
ところが、➁や③については原因も定かではないのにそれまでの経験則や思い込みからいきなり打ち手(解決手段、方法)を提示してしまっているのです。
1が原因の人に病院へいくことを勧める人はあまりいませんよね。
もちろん、程度によりますが^^;
そして3が原因の人に頭痛薬を勧めても意味がありません。

原因によって講じるべき解決策が異なっていることは、頭ではわかっていたとしても、いざ問題に直面すると、多くの人が解決策にすぐに飛びつくという反応をしてしまいます。
そういった行動の現れが➁や③なのです。

「問題」や「解決策」という言葉は出てきますが、「原因」という言葉はまったくといっていいほど出てきません。
いきなり解決策に飛びつかないようにするためにはどうすれば良いかというと、問題に直面したら、いったん立ち止まり現状を確認し、原因を探ることです。

原因を探る方法を紹介します。
これはとても簡単で誰にでもできます。
たった一言の質問で問題から原因を導き出すことが可能です。

「その問題の主たる原因を一つだけ挙げるとしたら何になりますか？」

という質問です。
これを繰り返していくことで主たる原因が複数に増えていくと思いますが、挙げた主たる原因が取り除かれたら、問題はもう起きないと言い切れるところまでこの問いを繰り返して出し尽くします。
こうすることで原因が整理され、問題の要因として話していた自身の発言が実のところ原因ではなく、起きている事象に過ぎないということに気づけたりします。
問題が複雑なほど、当事者は問題の原因を理解できていないケースが多いですから、冷静にこのたった一つの質問で洗い出すことをオススメします。

原因が分かれば解決策を出すことは簡単ですし、原因がわかった上で出した解決策が的外れということもありませんから、あとは粛々と解決策を実行に移していくだけです。

但し、解決策の中では自身の職権では行動に移せないものもありますから、それらは上席者へ相談しましょう。
ただこの相談する際にもこのワークをしておくと、理解を得やすです。
原因はABCDとあり、A～Cまでは手を打ちましたがDについては全体リソースに関わるので相談させて頂きましたと言えると、上司は話を聞いてくれやすいですし、問題と原因が整理されていますから話が早いです。

みなさんの日常の業務で役に立てば幸いです。
是非、実践してみてください。
最後まで読んで頂きましてありがとうございました!