【図解編8:長い打ち合わせでの図解】
解マガジンの過去の投稿は上記リンクに入れています。
日本の工場で実績を積んだ流星は、若手ながら半年間の長期出張で技術・製造管理教育のため東南アジア海外子会社の工場にいっています。流星はそこそこ英語はできるのですが、現場になかなか指示が伝わらないようです。そんな時、日本にいる上司の正輝からZOOMで連絡を受けます。そこで、意図や考えを伝える術として図解を学んでいくことになりました。下記の日高由美子氏の「なんでも図解」の内容に沿って進めていきます。今回は第６章の「会議や打ち合わせでも慌てず図解する」について学んでいきます。
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👱；おはようございます。
👨；おはよう。今日は、今までより長めのトークを図解していこう。
👱：お願いします。短いのはいいですけど、長くなったらどうしようって思っていました。
◆エリア分けができれば、長い打ち合わせでも図解できる。
👨；長くなっても基本は変わらないさ。
・エリア分け
・3つの型の装備
👱：おお、なんかいけそう。な気がする。
👨：エリア分けからだ。下記の文章がお題だ
お題；シェアサイクルとは、自転車を貸したい人と自転車を借りたい人を結んでWEB上で事前決済して利用するシステムです。良い点は、便利という他に新しい都内スポットを発見できるなど声も。問題点は元の場所に返さない人がいるなど、一部のマナーの悪さ。最近は貸す側として、民間企業や地方自治体の参入が増えています。最初の30分は150円程度とリーズナブルで評判です。
👨：まず線を中心に分割してみる
エリア分けをすると強制的に要素のブロック分けがしやすくなる。線は縦長の時は1本、横長の時は2本だ。
👱；確かに線を描くと、エリアが分かれて、書きやすい気がしてきます。
👨；では、左上から書き始めよう。シェアサイクル、貸したい人、借りたい人など、長めの単語は頭文字を書留る。どんどんキーワードを拾っていこう。省略したのは後から書き足せばいいからね。
👨；話が変わったなと思ったら、余白を大きく開けよう。後から整理しやすいからね。そして、囲みや矢印で要素との関係性を書いていくんだ。
書ききれなかったキーワードを補足しつつ、囲み、矢印を入れていく。形が見えてきたら、話の変わり目に線を入れる。そうするとさらにわかりやすくなってくる。
👱；おお、、いつの間にか書けている。。。
◆3つの型を装備する
１， 時系列型
👨：分け方は解ったと思う。では次にさ、「これから話すことを記録せよ」って言われたらどうする？
👱；いやいや、これまで議事録は何とか取ってきましたけど、図解するとなると、、ビビりますね。できるかなと。
👨；それなんだが、型を知るだけでだいぶ違うんだ。
👱：型？かっこいいっすね。
👨：大きく分けて、３つだ。①時系列型 ②発散型 ③ランダム型だ。まずは時系列からいこう。これは、「流れが大まかに予想されるときや議題、テーマが明確な時に使う。
👱：定例会議とかで使えそうですね。
👨；そうそう。スペースを2分割、三分割し。時系列に沿って書いていく。話が変わったと感じらた隣のブロックへ。もしも話がブロックを跨いだ場合は、矢印でつなぐ。タイトルを目立たせ、テーマを明確にし、分割によって流れを作っていくんだ。こんな感じ。
👱；なるほど・・。
👨：ポイントは下記だ。頭に入れておいてくれ。
① タイトルは本文の1.5倍くらいの大きさで。データで残してもあとから見つけやすい。
② 見出しを付ける。後から下線や行動文字を加え、差をつける
③ ページ数も重要内容を見返しやすい。
④ タイトルと本文の間は特に意識してスペースを空ける。後から情報を付加しやすい
⑤ 横型の場合は三分割がおススメ
👱；見出しは後から目立たせるんですね。そうなんですね。
👨；次は実際の会議をイメージした図解をしてみよう。
👱：会議って様々な話がでてきますから、余白は効いてきますね。
👨：そうそう。会議の場合は、上のポイントでいうと、“分割線は、横型の場合は日本、長時間の場合は3本が書きやすい。”と“テーマにそれている意見が出たら余談スペースに書く”が特にポイントかな。
２， 発散型
👨：次は発散型だ。主にブレストなどのアイデア出しに使う型だ。時系列と違ってエリア分けは要らない。「自由に発言する」スペースを用意するんだ。下記のイメージね。
箇条書き書かない分グループんぐしやすく。線でもつなぎやすくなるんだわ。
👱：あえてランダムに書くこともできますね。
👨；そうそう。つなげていくイメージは下記。
ポイントは
① タイトル本文は中心にテーマを目立たせて議論がぶれないようにする
② 意見と意見の間に余白（余白重要です）
③ 後から囲んだり、結んだといったグルーピングをする
④ 遠い距離に内容が近い意見があるときグルーピングは線で結ぶ。色の同じ線で囲むなどわかりやすく。
👱：なるほど、わかりました。
３， ランダム型
👨；最後はランダム型だ。アイデアを出しなが打ち合わせするときやフリートーク形式のユーザーインタビューなどに使える。
👱；なるほど。先が読めないというか、ブレストと整理の間のような会議の時に使うのですね。
👨；そうそう。ふわっとした内容を皆で整理していくときあるよね。だから、予想外に進む場合があるから、「時系列がわからない」、「誰の意見かわからない」、
「事実と感想が入り混じる」なんてことがすぐ起きるんだ。こんなイメージで書く。
👱；余白がさらに増えている・・・。
👨；そうそう。聞きながらエリアと、後から補足を各エリアを最初に明確にわける。逆L字型の余白を準備するわけだ。余白への書き込みと時系列がわかるような順番付で内容をカバーしていくんだ。ちょっとわかりにくいけど下記が例だ。
👱：おお。。でもどんな順番で書いていくんですか？
👨；まずはベースだ。
① テーマは上部に明記
② 区切り線で2分割する。向かって右と下部に逆Ｌ字の余白を作る。
③ 話しの内容は２分割されたエリアに書く
④ 余白に後から出た意見や質疑応答を書き込む
そして構造化のポイント
① 重要なポイントは後から強調）色を付けたり、二重線にしたり）
② 誰の発言かがわかるように余白にメモ（登場人物が多いときは特に）
③ 時系列がわかるように順番を書く
④ 関連のある内容をグルーピングで囲む、線で結ぶ
👱；なるほど。リアルタイムで全部書くのではなく、風呂敷広げて後で仕上げるということですね。
👨：そうだ。とは言え、後から加えるのは二重線や囲みだから大切なポイントはしっかり押さえないとダメ。でも基本を押さえていけばできるよ。今日はここまでだ。要点を抑えて実践してみてくれ。
👱：ありがとうございます。ここまで教えてもらえれば、だいぶ自分で実践できそうです。
👨；本の7章にはビジネスモデルの図解が記載されているが、ものづくりの現場という意味ではここまでの議論で十分カバーできていると思う。でも、本は見ておいてくれよ。勉強になるから。
👱；わかりました。
👨；では、また何かあったら連絡して。
👱；ありがとうございました！実践がんばります！
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今回は、会議をイメージした図解の解説をしました。本書は7章までありますが、今回のマガジンは、実際の現場や会議に対しては充分な情報だと思いますので、ここまでとします。ちょっと淡白な感じで終わりになりますが、、これで、図解マガジンを終了します。
次のマガジンでは野田氏、金井氏の「リーダーシップへの旅～見えないものを見る～」を解説していきます。
＊下記の固定記事に、このnoteのコンセプト、これまで解説してきたマガジン（書籍）のリンクを載せています。
これまでの各マガジン（書籍解説）の一覧と位置づけは下記です。
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