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バーチャルオフィス活用によるコミュニケーションの活発化

グロービス・デジタル・プラットフォーム

この記事はグロービス Advent Calendar 2023の12日目の記事です。

こんにちは！GLOBISでAPO（Area PO）を担当しています、GLOPLAチームの加藤です！

今回の記事では、全世界の仲間とプロダクトを作っているGLOPLAチームのバーチャルオフィスについて、この2年半で得た知見を皆様に共有したいと思います。


バーチャルオフィス

我々GLOPLAチームは、GLOPLA LMSという学習管理システムを作っており、GLOBISのデジタル部門（GDP）の中の1チームになります。GDPはデジタル部門であることから、全国各地にメンバーがいるのですが、
GLOPLAチームは、他のGDPのチームからみても、「コミュニケーションがとりやすい環境だ」とよく言われています。

リアルの場で対面でお会いすることが難しい中、どのようにGLOPLAチームがコミュニケーションをとって開発をしているのか？

その背景がバーチャルオフィスです。

「バーチャルオフィス」というだけあって、リアルのオフィスにいてもバーチャルオフィスにアクセスしています。slackも掛け合わせて使用していますが、テキストコミュニケーションには限界があるため、オンライン上で気軽に会話ができる環境として、リアルのオフィスと同じように使用しています。

しかし、今使っているバーチャルオフィスにたどり着くまでに、いくつものバーチャルオフィスを移転してきました。

GLOPLAバーチャルオフィスの歩み

使用していた時期と人数は以下です。

  • 2021/02~2021/06　oVice（約17人）

  • 2021/06~2022/02　Gather Town（約23人）

  • 2022/02~2022/02　VoicePing（約23人）

  • 2022/02~2022/11　Discord（約25人）

  • 2023/02~2023/4　metalife（約32人）

  • 2023/04~現在　Gather Town（再）（約40人）

複数のバーチャルオフィスを使ってきましたが、やはり完璧なものは存在せず、使用しているPCやヘッドセットとの相性が合わないものもありました…。現在は「Gather Town」に落ち着いています。

各バーチャルオフィスでの風景

oVice

アイコン同士が近くにいると声が聞こえるので、だれがだれと会話しているのか一目瞭然でした
少し離れてしまうと声が届かないので全員に声が届くようにみんなを紐でつなげることもできます
カメラをONにして顔を合わせることもできます

Gather_v1

お互いのアバター同士が近くにいると声が聞こえるので、部屋毎に声の届く範囲を制限できます
カメラOFFでも多くの人数が集まっているので一緒に働いていることを実感しやすいです
部屋を急に狭くすると、ミーティング時に入りきれなくて困ることもあります

VoicePing

oViceと同じようにアイコンを移動させて近くで会話するタイプです
ミーティングルームでは、オリジナルの背景を設定でき、文字起こしの機能もあります
作業ログや時間もとることができましたが我々にはslackがあるのでこれはなくても良い機能でした

Discord

アバターなどなく、部屋に入って会話をするタイプでした。部屋名はアレンジが自由です
カメラOFFの際は自動でカラフルな背景が写されるので画面がにぎやかです

metalife

Gatherに近しく、アバターで近くに寄ると会話ができるタイプです
ミーティング時の使い方もGatherに似ています
アバターが様々な動きをするコマンドは、Gatherよりも種類が多く、楽しめました

Gather_v2

Gatherが便利で良かったよね、という話になり、Gatherに舞い戻りました。

他のエリアの様子も見えるように狭くし、明るい雰囲気に変更してリスタートしました
全体をグレーにしたところ、「テンションが下がる」との声があったので2分ほどで変更しました
現在は冬仕様にしています
入口にワープを貼り、冬景色な外でも仕事ができるようにしています
同じ場所に何十人も集まると、様々な職能がチームを跨いで協力していることを実感します

バーチャルオフィスの評価まとめ

さて、せっかくなので5段階評価で☆をつけてみました。

バーチャルオフィス評価

個人の主観とチームの特色にもよりますので、参考程度に。
※oVice、VoicePingは私が管理者になったことがないので、カスタマイズのしやすさは評価なしです。

バーチャルオフィスを使う際に気を付けていること

ただ導入しても使いこなすのは難しいです。ほかの部署でも使っていた話を聞きましたが、うまく活用しきれず断念した話も聞いています。

そこで、GLOPLAではどのように気を付けているのかをご紹介します。

1, ある程度のガイドを置く

ルールを決めると「守らないといけない」というプレッシャーがでてしまうので、「ある程度意識できるとよいよね」、というスタンスのガイド（共通認識）をおくようにしています。

  • 例

    • 基本的にはメインエリアに集まりましょう

    • 仕事に集中したい時は、集中エリアを利用しましょう

    • バーチャルオフィスで会話した業務内容はテキストとして残しておきましょう

    • 入社メンバーにはバーチャルオフィスツアーをして、使い勝手を慣れてもらいましょう

2, 変化を楽しむ

現状に満足せず、どんどんバーチャルオフィスのアップデートを試すようにしています。理由は以下です。

  • アクセスするエリアが固定になり、コミュニケーションをとるメンバーも固定になってしまうのを防ぐ

  • バーチャルオフィスに愛着が持てるようになる

  • 同じ状態が続くと飽きてしまう

色々お伝えしましたが、なによりも、
チームメンバーが変化を受け入れ、もっとチームをよくするために声を出して行動してきたおかげで、より使い勝手の良いバーチャルオフィスをつくりあげています。

チームのメンバーが増えれば増えるほど、コミュニケーションは難しくなっていきますが、GLOPLAをもっと良くしたい思いは同じなので、同じ目標の元、これからもチームのコミュニケーション活性を意識して、環境作りを大事にしていきたいですね。

GLOBISで一緒に働く仲間を募集しています！

今回、メンバーの話よりも環境についてお伝えしましたが、大事なのは人だと思っています！
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