総務部でもリモートワークができる！～活用サービスのご紹介～
GLASS総務部の柳堀です。
私は、総務部のメンバーとして、従業員が働きやすい環境をつくるべく、社内制度を整えたりしています。
さて、GLASSでは、全従業員に対してリモートワーク制度を導入しています。
総務部も例外ではなく、私もリモートで勤務しています。
今回は、「完全リモートワークが難しい部署」と言われている総務部で活用している、オンラインのサービスをご紹介できればと思います！
先述した通り、総務という仕事の性質上、完全リモートワークにすることが難しいという状況の方も多いのではないでしょうか？
（「交代制で出社」や「週に何度か出社」する形をとっているetc…）
総務部などの管理部門でリモートワークの導入が難しい理由の1つとして、「郵便物」や「契約書」などの「紙書類」の対応があるかと思います。
そこで、GLASSでは、効率化できるサービスを積極的に利用をすることで、ペーパーレス化を推進し、総務部でもリモートワークを実現しています。
早速、利用しているサービスの一部についてご紹介していこうと思います！
電子契約サービス
CLOUDSIGN（クラウドサイン）
まず、「電子契約サービス」についてご紹介します。
GLASSでは現在、契約書の締結は原則「クラウドサイン」を利用しています。
極力紙の書類をなくし、電子化することで、書類の管理や郵便物の対応といった業務負担を軽減することができています。
ペーパーレス化により印刷コストが削減できることに加え、リモートワークで問題になる書類の保管スペースの確保も不要となります。
（電子化することで、紛失や劣化のリスクも低減できますね！）
また、「押印」も出社しなければならない一つの要因になっているのではないでしょうか？
電子契約であれば、「実際の印鑑を押印する」という作業も不要なので、オンライン上で完結できます。出社不要です！
「送付状を作成して、封筒を用意して、宛名を書いて、切手を貼って…」という郵送作業も不要になるので、時間と工数の削減にもなります。
（郵送作業って簡単な作業ですが、意外と手間がかかりますよね…）
操作も簡単で、郵送のやり取りで数日～数週間要するということもないので、双方でスピーディーに進められるところも魅力かなと思っています。
また、受信者側は事前登録がなくても締結可能です。
クラウドサインから届いたメール内のリンク先へアクセスし、押印ヶ所に押印するだけで完了となります。
押印が完了したら、締結完了通知と押印済みファイルが自動で相手に送信される仕組みになっているので、押印済みファイルを返送してもらう必要もありません。
取引先によっては電子契約サービスに馴染みがない場合もあるかと思いますが、受信者側の登録が不要のサービスを選択すれば、先方が利用するハードルも下がりそうですよね！
（クラウドサインに関わらず、受信者側は事前登録なしで利用できる電子契約サービスが多いようです。）
登記簿取得サービス
GVA登記簿取得
次は「登記簿取得サービス」である「GVA登記簿取得」について、ご紹介します。
こちらは今回初めて利用してみたのですが、オンラインで登記事項証明書（履歴事項全部証明書など）を取得できるサービスです。
利用した経緯としては、バーチャルオフィスの契約で「登記簿謄本」が必要になったためです。
（バーチャルオフィスを契約した経緯については、機会があればまた別の記事でお話できればと思います！）
登記簿謄本を取得するためには、「法務局の窓口で請求する」「法務局へ郵送で請求する」の2つが代表的かと思います。
窓口の場合は交通費と移動する時間がかかり、郵送の場合は申請書の記入や郵送作業の工数などがかかりますよね。
総務部の方ならこういった公的機関の手続きで、来庁も郵送も「めんどくさい！」となった経験があるかと思います…。
（私は、申請書の記入方法を調べるのにも時間がかかりがちです…）
その点このサービスは、簡単な画面操作でオンラインで完結できるので、とても便利でした！
必要事項に入力して支払方法を設定したら、あとは届くのを待つだけです。
（支払方法もクレジットカードなので、振込作業も不要です。）
申し込み後、今回は登記簿謄本が2日で届きました！
※通常配送で1～2営業日（配送状況により3～4営業日）で届くようです。
発行手数料はかかりますが（サービス利用有無に関わらず発行手数料はかかります）、月額料金はないので、そこも利用しやすい点でした。
（使用頻度が少ないものを月額で契約するのはハードルが高いですよね。）
おまけ（登記支援サービス）
GVA法人登記
「GVA法人登記」というオンライン商業登記支援サービスについても、先日ちょうど利用シーンがありました。
「GVA登記簿取得」と同じ会社のサービスで、こちらも初めての利用でしたが、便利だったのでご紹介させてください！
管理部門では、「本店移転」だったり「役員変更」など、登記簿情報の変更が必要なケースが発生することがあるかと思います。
頻発しない手続きだからこそ、毎回「どうやるんだっけ…？」となったりしませんか？
私の場合は、手続き方法を忘れたというよりこの経験自体が初めてだったので、それこそいちから調べる必要がありました。
ちなみに今回のサービスを利用した経緯としては、本店が移転することになり、「登記簿の住所を変更する」必要があったためです。
手続き方法を少し調べただけでややこしく、「専門知識がないと無理では…？」とお手上げ状態だったのですが、「GVA法人登記」を利用したらほとんどの工数が削減されました。
確かに自社だけで進める方法と比べたら費用はだいぶかかりますが、特に私のように知識や経験がない人が行うにはかなりの労力がかかると思うので、利用する価値はあると思います。
（専門家に依頼するともっと高額&依頼先を決めるのにも時間がかかるので、個人的には専門家へ依頼することもハードルが高いなと思っていました。）
手続きの流れ
手続きの流れを簡単にお伝えすると、下記のようなイメージになります。
※オプション有無により内容が変わります。
（今回は、「簡単郵送パック」「収入印紙の同封」「登記簿謄本郵送」などのオプションを追加しているバージョンになっています。）
オンライン上で申し込み（必要事項入力&クレジットカード決済）
入力情報に基づいて必要書類が作成される
書類一式が指定住所へ郵送で届く
押印必要ヶ所に押印する
同封されているレターパックに入れてポスト投函
法務局で受理後、変更後の登記簿謄本が指定住所へ郵送で届く
書類は既に作成されているので、ざっくり対応することとしては「押印」と「ポスト投函」だけです。
手続きマニュアルが同封&付箋で押印ヶ所が指示されているので、「どこになんの印鑑を押せばいいの？」という心配もありませんでした。
ちなみに、クーポンの配布もあるようだったので、活用するといいかと思います！
（毎回あるのかは分かりませんが、会員登録をしたら1,000円引きのクーポンをもらえたので、ありがたく利用させてもらいました！）
補足
代表のPaulに現状を説明してこのサービスを使用したい旨を相談したときは、「是非利用してみましょう！効率化できるのであれば多少費用はかかってもいいと思います。」と言ってくれました。
（GLASSでは費用対効果がしっかり見込めるようであれば、積極的にこういったサービスを試すことができる環境だと思います。）
最後に
以上、総務部のリモートワーク推進につながるようなサービスについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
GLASSでは、効率化できるサービスを積極的に利用し、「大事にしている7つの価値観」である「ムリ・ムダ・ムラ排除」を意識しています！
特にGLASSのように人数の少ない会社では、こういったサービスをうまく活用して、他の作業へ費やせる時間を増やしていく必要があるかと思います。
実際、自分自身の作業も楽になるので、便利なサービスはどんどん活用していきたいですね！
私と同じように少数精鋭の総務部の方やオンライン化で悩んでいる方に、この記事が少しでも参考になれば嬉しいです！
それでは、今回はこの辺で失礼しようと思います。
だんだん暖かい日が増えてきましたが、朝晩と昼の寒暖差が激しい日も多いので、体調に気を付けてお過ごしください～！
（引き続き花粉もつらいですね…花粉症のみなさま頑張りましょう…泣）
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