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miroをどう使えば、創造的なオンラインワークショップがうまくできる?成功するための5つのポイント

最近は、オンラインワークショップが増加してきましたね。
グラグリッドのメンバーも、仕事でプライベートで、たくさんオンラインワークショップの機会に触れています。

そんなリモートでのワークショップに便利な、オンラインホワイトボードサービスのmiroをご存じでしょうか?

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(画像:https://miro.com/ より)

miroはホワイトボードを共同で使えるオンラインサービスです。
文字を入力する、画像を貼り付ける、付箋を貼るなどの作業が、チームで同時にできるので、オンラインでの会議やワークショップでの活用が注目されています。

私たちも、こんな場合に使っています。

・オンラインでのクリエイティブ・ワークショップの場として
・プロジェクトの戦略共有ノートとして
・オンライン会議でのプレゼンテーション資料として

でも実はこれって、ぶっつけ本番でmiroだけ使ってもうまくいかないんです。

そこで今回は、私たちが考えるmiroをどう使えば、創造的なオンラインワークショップがうまくできるかについて、経験から見えてきた5つのポイントをご紹介します。


1) miroの中に「ホーム画面」をつくって、資料やリンクなど情報を全て集約する

「どこを見たら良いの?」

オンラインワークショップでは、今何をしている時間で、これから何をするのか、どこのページに行けばいいのかが分からず、迷子になる人が出てきます。参加者が話を聞きながら、自分でパソコンを操作してページの移動をしなければいけないからです。

そこで大切なのは事前の準備。必要な情報が全て入っていて、いつでも誰でも見れる「ホーム画面」を作ります。

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時系列の「ホーム画面」では、誰がいつ、何をするかを一覧にしておきます。また、ワークショップで使用する資料や動画のリンクや、音声のやりとりをするzoomなどのリンクも全て入れて情報を集約することがポイントです。

また、miroのページを複数使用する時は、どこのページにも、お互いのページのリンクを貼って自在に行き来できるようにしておきましょう。

オンラインワークショップ成功のカギは、事前の作りこみ!
事前の作りこみなくして成功は無し、です。

2) どこで、どのくらいの人数でやるのか?思考の方向性と合わせて設計を

「無駄な時間が多い気がする…」

ワークショップでやりたいことと、とmiroの使い方が合っていない場合、miroがかえって参加者の思考の邪魔をしてしまうことがあります。

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発散的に考えを出していきたいのか?収束させていきたいのか?
それが事前のmiroの設計の鍵なんです。

課題や参加者の属性によって、話し合いに最適な人数は変わります。また、オンラインだと集中力が持続する時間は、対面より短くなってしまいます。

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適したスケール、適した時間を考えて、miroの部屋割りや、対応するzoomなど音声の部屋割りを検討しましょう。

3) 色や形のルールをきめることで、深い議論へ

より議論を効率的に深めていきたい時は、miroのふせん機能の「色」や「形」にもこだわりましょう。

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ついつい好きな色を自由に使ってしまいがちですが、ふせんの色や形に意味を持たせ、ルールを決めて使うようにします。「テーマはピンク」「アイデアは緑」など。
そうすると、お互いの考えが視覚的に一目で分かり、深い議論に入っていくことができます。

また、「アイコン」は投票に使えたり、個人発表の際の「いいね」のように、参加者が貼ることで全体の反応を見ることができます。

4) アイデア発想のために「トリガー」を散りばめておく

「自由にアイデアを出して、って言われても…」

ただホワイトボードと付箋だけあっても、アイデアを発想するには準備が足りません。そんな時は、ワークショップを行う前に、発想を刺激できるような情報を準備し置いておくことことが役に立ちます。

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参加者が自身の思考と組み合わせられるような単語やイメージ、データがあると、0からの着想ではなく、連想からスタートすることができるので、かなり楽になりますよ。

例えば、マインドマップのような形やマンダラートのようなフォーマットを使ってみるのもおすすめです。

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パソコンの画面の大きさによって、キーワードを散りばめるスペースが無い場合は、印刷して準備してもらう形でも実施可能です。すべてオンラインだとこだわらず、状況に応じてオフラインも柔軟に組み合わせましょう。

5) まとめるためには、1人1スペースを用意しておく

最後は、スペースの使い方です。

特に、ふくらんだアイデアや意見をまとめるには、ワークショップの時間内で、一人ずつ取り組める、個人の専用ワークスペースをつくるのが効果的です。

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(1人ずつシナリオ形式でまとめている例)

意見が違う人も、一人ひとりが考えを出すことができるし、個別にワークをすると、しっかりまとまります。個人で考える時間をとることで、個々のなかで練り上げられたアイデアやストーリーが出てきます。

効果的なオンラインワークショップを行うために

オンラインツール miroはとても便利。そして、この機能を目的に応じて使いこなしていけば、ワークショップの場として、イベント会場として、共有ノートとして、プロジェクトのプラットフォームとして、さまざまなシーンを生み出していくことが可能になります。

しかし、このツールで、創造的な思考を促進できるかは、ファシリテーション(設計と運営)次第という側面も否めません。

さまざまなケース、さまざまなリスクを経験として蓄積し、いくつもの選択肢を想定しながら、起こることに対して即興で判断していくようなアプローチが必要です。

オンラインワークショップの設計や運営でお悩みの方は、ぜひ私たちにご連絡ください。創造的なワークショップを成功させるために事前の設計から伴走いたします。

(関・三澤)

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